Brother acaba de presentar una solución de digitalización de documentos que resuelve las obligaciones planteadas en la Ley 39 y 40 de 2015 bajo el amparo del ENS y ENI. El documento resultante de esta digitalización mantiene la validez jurídica de su original en papel.
Brother, ha elegido el Congreso CNCE’17, que este año ha sumado cerca de un millar de responsables del mundo de la contratación electrónica, para presentar oficialmente la solución que ha desarrollado junto con ZEROCOMA, empresa especializada en soluciones de documento electrónico.
Brother participó en una ponencia en la que, en una primera parte, el Doctor Carlos Galán hizo una exposición al respecto de la ley y la obligatoriedad de la adhesión a la misma para asegurar la validez jurídica del documento obtenido. Así como la importancia del uso de una solución certificada, que cumpla con la ley, para evitar accidentes con el contenido o malas praxis que puedan ser denunciadas por el ciudadano. A continuación, Brother describió la solución, sus fundamentos, capacidades, facilidad de uso e integración con sistemas existentes.
Gracias a este nuevo desarrollo, Brother ofrece a los organismos públicos la posibilidad de transformar documentos de formato papel a formato electrónico garantizando la copia auténtica de los documentos digitalizados, haciendo uso del escaneado a HTTP/S y servidores de aplicaciones, manteniendo el esquema nacional de interoperabilidad que regula estos procedimientos.
Funcionamiento de la solución
A lo largo del desarrollo de esta solución, desde Brother se ha tenido en cuenta que los equipos pudieran adaptarse a las necesidades de los usuarios y que existiera simplicidad en todos los procesos. Por tanto, la solución se integra en sistemas complejos con el fin de evitar errores de usuario y que forme parte del esquema de seguridad. De este modo, los equipos que materializan la solución, pueden incorporar mecanismos para controlar el acceso de usuarios, mediante claves o tarjetas NFC, permitiendo así automatizar gran parte del proceso mediante la creación de perfiles.
El procedimiento firma digitalmente el documento para otorgarle la validez exigida por ley. Una vez firmado, el documento pasa a ser procesado por unos automatismos ordenados que le incorporan el metadato obligatorio y opcional. Por último, se genera el documento en el formato definido, según ENI/ENS, que podrá ser depositado en la localización que el organismo haya definido.
Con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación vigente, esta nueva solución de digitalización de Brother, ofrece posibilidad de integración con la organización de los documentos una vez validados. Con ello, la solución no solo garantiza el cumplimiento de la normativa, sino que además facilita el alojamiento del documento en el repositorio adecuado pasando a formar parte del proceso de gestión documental del que forma parte en la empresa.
Todo documento que haya pasado por este proceso obtendría así automáticamente validez legal e incorporaría información y métodos para asegurar que ese contenido es incorruptible y fiel a su original, cumpliendo de este modo la nueva normativa vigente 39 y 40 /2015.
Brother continúa así su tarea de simplificación de los procesos de digitalización de los usuarios a medida que va actualizando e incorporando a sus servicios las necesidades del ciudadano en materia de ofimática. Además, la compañía sigue teniendo en cuenta las normas legislativas vigentes para hacer frente a las necesidades de las empresas en su proceso de transformación digital.
