El verdadero coste en seguridad de imprimir un documento (y no recogerlo)
El riesgo oculto: ¿Qué ocurre cuando los documentos impresos se quedan desatendidos?
Los servidores proporcionan almacenamiento con control de acceso. Los ordenadores, portátiles y tabletas pueden —y deberían— estar cifrados con contraseñas. Los archivos individuales o bases de datos pueden contar con capas adicionales de seguridad.
Sin embargo, los datos de impresión y escaneado a menudo se pasan por alto. Los documentos confidenciales pueden estar almacenados en sistemas altamente seguros. Pero si un usuario quiere copias impresas, ¿puedes estar seguro de que se están enviando a una impresora tan segura como el resto de tu red informática? ¿Podrían ser interceptados? Si lo son, las consecuencias pueden ir desde lo embarazoso hasta lo verdaderamente catastrófico.
Para mitigar las consecuencias, te vamos a aconsejar con las seis formas de mejorar la seguridad en la impresión y escaneado.
Las consecuencias de los documentos impresos sin asegurar
Los documentos impresos que se dejan sin asegurar o sin supervisión constituyen la mayor categoría de violaciones de seguridad relacionadas con la impresión, según una investigación de IDC1.
Las implicaciones pueden ser extensas. Exponer datos de recursos humanos o nóminas no solo es embarazoso, puede suponer una violación de información personal identificable, lo cual podría activar medidas de cumplimiento bajo normativas como el RGPD en Europa.
Si se expone información sobre la estrategia empresarial o la propiedad intelectual, la posición de mercado de tu empresa podría verse socavada y las relaciones con los socios comprometidas. Incluso se podría perder el control de la propiedad intelectual y enfrentarse a acciones legales por parte de los accionistas.
No es de extrañar que, según una investigación de IBM, el coste medio de una violación de seguridad física —que puede incluir documentos desatendidos— pueda alcanzar los 4,19 millones de dólares. Afortunadamente, existen diversas formas de evitar que la información caiga en manos equivocadas.
Comienza leyendo nuestra guía con los seis pasos para mejorar la seguridad de tus documentos impresos y escaneados:
Seis formas de mejorar la seguridad en la impresión y escaneado
1. Controlar las impresiones
El primer paso para hacer más segura la impresión es identificar cualquier posible riesgo para los datos. Para ello, es necesario saber quién está imprimiendo o escaneando, qué y cuándo. Una herramienta de gestión de impresión puede ayudarte.
Puede ser tan sencillo como un panel de control que ofrezca mayor control ayudando a monitorizar el uso y los costes. A partir de ahí se pueden generar informes. Esto también significa que dispones de un registro de auditoría, esencial en caso de una violación de seguridad, ya que permite identificar rápidamente qué datos se han impreso o procesado.
2. Sólo usuarios autorizados, por favor
¿Cuántos de nosotros hemos enviado un documento a imprimir y luego hemos pasado directamente a otra tarea, olvidándonos de recogerlo de la impresora? Es fácil que ocurra.
Pero si un documento contiene información confidencial, esos datos podrían ser recogidos por la persona equivocada.
Este riesgo puede mitigarse exigiendo a los empleados usar un PIN o una tarjeta NFC (Near Field Communication) para ‘desbloquear’ el dispositivo. Esto limita el riesgo de que el material sensible sea recogido por la persona equivocada. También puede reducir el desperdicio de impresión originado por trabajos olvidados. Esto es especialmente importante en departamentos como Recursos Humanos, Legal y Finanzas, que gestionan muchos documentos confidenciales.
3. Restringir el acceso
Para los departamentos que manejan regularmente información sensible se debe aplicar un nivel aún mayor de seguridad en la impresión.
Algunas impresoras permiten bloquear todas las funciones de impresión hasta que un usuario autorizado inicie sesión, o establecer niveles de acceso por usuario individual. También es posible especificar un plazo para la recogida del documento, haciendo que la impresora borre los datos tras un periodo determinado. Este plazo puede ajustarse según las necesidades, ya sean horas o incluso días.
Con algunos dispositivos, también se puede utilizar el Directorio Activo de Microsoft o un servidor autenticado LDAP para gestionar quién puede, y quién no puede, acceder a las impresoras.
4. Asegurar los documentos escaneados
Las medidas de seguridad en impresión no deberían limitarse a los documentos impresos. Se pueden proteger todos los documentos escaneados como archivos PDF con contraseña PIN, usando, por ejemplo, la función PDF seguro de Brother. Las soluciones de automatización del flujo documental también pueden mejorar la configuración de seguridad, incluyendo funciones como el tachado automático de información confidencial.
Es posible proteger aún más los documentos escaneados utilizando el Protocolo Seguro de Transferencia de Archivos (SFTP). Escanear a SFTP garantiza que todos los escaneos subidos estén 100% protegidos. Permite enviar los datos escaneados a ti mismo o a un cliente como de costumbre, pero con una capa adicional de cifrado. De este modo, si alguno de los documentos escaneados es interceptado, la información sigue estando segura.
5. Formar a los empleados
Dado que muchos incidentes de pérdida de datos son causados de forma no intencionada por los usuarios, es vital que las empresas formen a sus empleados sobre la importancia de proteger la información sensible, y concienciarles sobre amenazas maliciosas.
6. Involucrar al consejo directivo
La magnitud de la devastación causada por ciberataques y violaciones de datos, combinada con los requisitos del RGPD, se traduce en que la seguridad en impresión y escaneado debe ir más allá del departamento de informática. Debe considerarse estratégicamente a nivel directivo, con participación del CIO y del CISO.
En última instancia, asegurar la infraestructura de impresión y escaneado implica prestar atención a las personas, procesos y herramientas. Hay mucho que puede hacer uno mismo, pero no debemos subestimar el impacto que puede tener una experiencia objetiva y externa. Hay que asegurar de que todos conocen sus responsabilidades y están capacitados para cumplirlas. Incluso hasta el comité de dirección.
Toma ya el control de la seguridad en impresión y escaneado
El riesgo de dejar documentos impresos sin asegurar es mayor de lo que puedes imaginar. Es hora de tomar medidas proactivas para proteger los datos sensibles y evitar costosas violaciones.
Es importante analizar la infraestructura de seguridad de la impresión explorando las soluciones de seguridad o contactando con un experto en seguridad de Brother para comenzar.
¿Acabas de empezar a pensar en la seguridad de la impresión?
Ve nuestro corto El interrogatorio para ver las consecuencias reales de tener impresoras no seguras.
[1] Source: IDC, Public Cloud Device and Print Management Infrastructure Awareness and Adoption in Europe, Doc # EUR152370424, Jun 2024