¿Qué es la rotación de existencias? Una guía sencilla para minoristas y empresas alimentarias
Una nueva perspectiva sobre el etiquetado de alimentos
Tú sabes lo importante que es la rotación de existencias para la seguridad alimentaria, pero ¿has pensado en mejorar tus métodos para ello?
Si gestionas una cocina muy concurrida que utiliza etiquetas escritas a mano es fácil cometer errores, como fechas inexactas, escritura ilegible o manchas. O si eres un minorista que ha incorporado algo de tecnología, ¿está a la altura del reto o está frenando tu negocio?
Sea cual sea la forma en que gestiones la rotación de existencias en este momento, estamos aquí para ayudarte a establecer todos los factores, para que puedas encontrar un método que realmente funcione para tu negocio.
Lo primero es lo primero: ¿Qué es la rotación de existencias en los alimentos?
Tanto si los alimentos se utilizan en una cocina como si se exponen en una tienda, la rotación de existencias garantiza que los productos más antiguos se consuman primero.
Los productos con una fecha de caducidad más temprana se colocan en la parte delantera de la estantería (o del frigorífico/congelador), mientras que los que tienen una fecha de caducidad más tardía se sitúan en la parte trasera. Este método se aplica a todo tipo de alimentos, pero es realmente importante para los de alto riesgo.
La rotación de existencias de alimentos es fundamental en el comercio minorista, la restauración y para todos los operadores de negocios de alimentos y bebidas. En cuanto a la responsabilidad, suele recaer en los propietarios de las tiendas, los gerentes, los jefes de cocina u otros responsables de la toma de decisiones.
¿Es realmente importante la rotación de existencias? (Spoiler: ¡sí!)
No se puede subestimar la importancia de la rotación de existencias en la seguridad alimentaria. Garantizar que los alimentos se consuman antes de la fecha de caducidad previene las enfermedades transmitidas por los alimentos y es una parte esencial de la seguridad pública.
Pero más allá del objetivo principal de la rotación de existencias, las buenas prácticas también son útiles para prevenir el desperdicio innecesario y costoso de alimentos, que es un problema tanto para los minoristas como para las empresas de hostelería.
De hecho, hay muchas razones por las que no se debe ignorar su importancia:
Cumplimiento de la normativa
Es algo obvio, pero en la Unión Europea es ilegal servir o vender alimentos después de su fecha de caducidad. Sin embargo, el incumplimiento de la normativa es sólo la punta del iceberg, ya que si tu sistema de rotación de existencias falla y alguien enferma podrías enfrentarte a costosas acciones legales y a daños devastadores para tu negocio y marca en general.
Optimizar los niveles de inventario
Nadie quiere quedarse con existencias que no puede vender, ni el desorden que esto genera en la trastienda o la cocina. Asegurarse de que las existencias más antiguas se vendan o utilicen primero mantiene el inventario en movimiento.
Lograr el equilibrio financiero adecuado
En el comercio minorista, el exceso de existencias puede suponer un bloqueo financiero innecesario. En la hostelería, una cocina con existencias insuficientes puede suponer un desastre para la hora punta del servicio y poner en riesgo la futura clientela. Una rotación eficaz de las existencias ayuda a conseguir el equilibrio adecuado.
Mantener tu reputación
Es ilegal vender alimentos caducados, pero todos sabemos que algunos supermercados tienen lechugas más blandas que otros, incluso si aún no han caducado. Del mismo modo, los restaurantes con comida de mala calidad rara vez consiguen que los clientes repitan.
Da prioridad a los ingredientes más frescos y los clientes te darán prioridad a ti.
Métodos de rotación de existencias
La rotación de existencias no es igual para todos. Existen muchos métodos diferentes y, dependiendo del producto alimenticio, su vida útil y cómo se almacena, un enfoque puede funcionar mejor que otros.
A continuación, tienes algunos de los principales métodos que debes tener en cuenta.
1. FIFO
El método FIFO (First In, First Out, primero en entrar, primero en salir) rota las existencias de manera que el primer inventario que llega al almacén (o a la cocina) es también el primero en colocarse en las estanterías o en la nevera. Los productos nuevos se almacenan en la parte trasera de la estantería y los más antiguos se colocan delante para que se vendan o utilicen primero.
Este es uno de los métodos de rotación de existencias más comunes, ideal para empresas que venden o utilizan productos perecederos o alimentos que pierden valor con el tiempo.
2. FEFO
El método FEFO (First Expired, First Out, primero en caducar, primero en salir) da prioridad al uso de los productos con fechas de caducidad más cercanas, independientemente de cuándo hayan llegado.
Este método puede llevar más tiempo y requiere trabajo para comprobar las fechas de caducidad de forma rutinaria. Sin embargo, es muy eficaz para productos perecederos con una vida útil más corta.
3. LIFO
El método LIFO (Last In, First Out, último en entrar, primero en salir), más adecuado para productos no perecederos, utiliza primero las existencias más recientes.
Éstos pueden ser suministros de cocina como servilletas o artículos de limpieza, productos enlatados o secos, u otras existencias en las que las fechas de caducidad son mucho menos importantes. A menudo se considera un método de organización más rápido, pero no se puede utilizar para productos perecederos, por lo que puede que no sea una opción para la mayor parte de tus existencias.
¿Cuáles son realmente las mejores prácticas?
Contar con un sistema eficaz es fundamental para sacar el máximo partido a la rotación de existencias. Algunos principios generales de las mejores prácticas en la materia que hay que tener en cuenta son:
Formación periódica
Para una gestión eficiente, es fundamental que todo el mundo esté en sintonía. La formación periódica de todo el personal mantiene un alto nivel de calidad, por lo que es importante programar sesiones para mantener al día las habilidades de todos.
Auditorías rutinarias
Realizar controles aleatorios garantiza que la rotación de existencias se lleve a cabo con un alto nivel de calidad y, en las cocinas, personalizar las etiquetas con las iniciales del personal hace que todos se sientan responsables.
Medir el impacto
Hay muchos datos que se pueden rastrear para asegurarse de que el método de rotación que se está utilizando funciona. Esto podría incluir el seguimiento del ahorro de costes en las cocinas basado en la reducción del desperdicio de alimentos, la tasa de rotación de inventario o la relación entre existencias y ventas en las tiendas.
Elegir el método de rotación de existencias adecuado
Es importante determinar cuál es el método de rotación de existencias más adecuado para tu entorno, ya sea FIFO, FEFO o LIFO. Esto dependerá en gran medida del tipo de existencias con las que trabajes y de si son perecederas o no perecederas.
Etiquetas adecuadas para el trabajo
Aunque muchos productos tienen fecha de caducidad, cuando se utilizan para cocinar y se almacenan requieren que se etiqueten con fechas de caducidad secundarias. Por eso las etiquetas son esenciales para proporcionar la información más actualizada.
Las etiquetas escritas a mano con Day Dots son una solución muy utilizada en las cocinas, pero requieren mucho tiempo, a veces no son legibles y conllevan el riesgo de errores humanos.
Para mitigar este riesgo recomendamos dar prioridad a las etiquetas que se adaptan específicamente a las necesidades de la industria alimentaria, con acabados impermeables, capacidad para soportar temperaturas altas o bajas o etiquetas impresas bajo demanda. También puedes probar las etiquetas removibles, que son económicas y eliminan el riesgo de residuos pegajosos en los envases de alimentos.
¿Por qué la digitalización marca la diferencia?
Contar con un sistema digital para el etiquetado de alimentos aporta importantes ventajas. Ahorra tiempo al personal, ya que elimina la necesidad de procesos manuales como buscar las fechas de caducidad individuales y escribir las etiquetas. En su lugar proporciona una base de datos centralizada donde se almacenan los datos y se puede acceder fácilmente a ellos desde la impresora, obteniendo una mayor homogeneidad, independientemente de la persona que esté etiquetando.
Existen opciones de software gratuitas para ayudar con el diseño (como Brother P-Touch Editor), así como software de gestión de cocinas de terceros que forman parte de una solución más completa. Todo esto significa que cada etiqueta incluye datos precisos y relevantes, como las iniciales del personal, la fecha y el tipo de alimento, y que será clara y legible. Una solución digital transformará tu entorno de preparación de alimentos, y Brother puede ayudarte en cada paso del camino.
Soluciones de etiquetado de Brother para la rotación de existencias
Si deseas incorporar un procedimiento sólido de rotación de existencias de alimentos en tu cocina, una solución de etiquetado automático especializada podría ser de gran ayuda.
Después de todo, si todavía utilizas etiquetas escritas a mano o tecnología de etiquetado obsoleta, podrías estar perdiendo un tiempo valioso (¡y alimentos!), y corriendo el riesgo de cometer errores en la rotación de existencias.
Ahí es donde Brother puede ayudarte, con una solución inteligente para la rotación de existencias. Los tres elementos de nuestras soluciones de etiquetado son:
La impresora de etiquetas
Con una pantalla táctil en color y un teclado, es más fácil elegir plantillas de etiquetas, e incluso hacerlo en cualquier espacio de la cocina, con la batería y base de batería opcionales que convierte la impresora de etiquetas de sobremesa en una portátil.
Su diseño resistente permite su uso con las manos mojadas (perfecto para una cocina ajetreada) y, gracias a sus opciones de conectividad flexibles, modelos como la TD-2350DSA203 y la TD-2350DSAH300 están diseñadas para entornos de la industria alimentaria.
El software
Tendrás acceso a nuestro software gratuito de edición de etiquetas, P-touch Editor, que permite transferir plantillas a la impresora para ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la consistencia. Estas plantillas cubren aplicaciones clave, incluyen fechas de caducidad secundarias para entornos de cocina y etiquetas de descuento para productos que están a punto de caducar en los supermercados. Su uso es tan sencillo como seleccionar, por ejemplo, el producto a etiquetar en la pantalla de la impresora e imprimir.
Las impresoras Brother también son compatibles con software de terceros, lo que las convierte en una solución verdaderamente flexible y adaptada a cualquier necesidad operativa especializada.
Las etiquetas
Hay muchas opciones, desde Brother te proponemos:
- Etiquetas de mayor tamaño para alimentos, la ayuda visual perfecta para la rotación de existencias.
- Etiquetas de menor tamaño para alimentos, que incluyen toda la información esencial para las normativas APPCC.
- Etiquetas personalizadas para alimentos, para que puedas crear una etiqueta que se adapte a tus necesidades.
Ponte en contacto con nuestros expertos en etiquetado de alimentos
¿Estás listo para mejorar la rotación de tus existencias o necesitas ayuda para encontrar la solución adecuada para tu negocio? Sólo tienes que rellenar el formulario y uno de nuestros expertos en etiquetado de alimentos se pondrá en contacto contigo.
