Si tu volumen diario de digitalización de documentos legales es alto, te recomendamos un escáner independiente, con funciones avanzadas que te ayuden en el día a día.
Por el contrario, si tu bufete escanea ocasionalmente información para presentarla por LexNET y además debes imprimir mucha documentación, puedes optar por un equipo multifunción.
Los escáneres departamentales compactos tienen una ranura para el escaneado de DNI o tarjeta. En el resto de escáneres el escaneado puede hacerse con una hoja portadora. Para los equipos multifunción, existe una función que te indica cómo hay que colocar el DNI en el cristal del escáner.
Si lo que necesitas es escanear documentos grapados o encuadernados, los equipos recomendados para esta tarea son los equipos multifunción ya que permiten hacerlo desde el cristal del escáner. Si escaneas muchos documentos de este tipo lo ideal es hacerlo con los escáneres con cristal de exposición.
En muchas ocasiones, los documentos que archivan colectivos como abogados, notarios y procuradores, por motivos legales, deben ser almacenados durante mucho más tiempo y conservar las mismas cualidades que cuando fueron creados.
En el caso de documentos o archivos digitales, el formato PDF/A asegura esa perdurabilidad según la norma ISO 19005-1.
Por otro lado, cuando nos referimos a documentos impresos, es la norma ISO 11798 la que normaliza los requisitos que deben cumplir estos documentos. Aquí entran en juego: la impresora o equipo multifunción, el papel y el tóner utilizado; que, en conjunto y avalados por la norma ISO, hacen que los documentos permanezcan intactos después de 100 años.
Ver vídeo "Es hora de escanear"
El escaneado puede ser una de las funciones más necesarias en el sector legal, pero no podemos olvidarnos de otras muchas que también forman parte del trabajo diario. Imprimir documentos, identificación de archivos físicos, etc…
