Impresoras de etiquetas o equipos multifunción: ¿cuál es la mejor alternativa para generar etiquetas personalizadas?

La impresión de etiquetas tiene un rol muy importante en gran parte de los sectores de actividad, y en cualquier tipo de empresa, independientemente de su tamaño. En el caso concreto de las pequeñas y medianas empresas, de las cerca de tres millones de pymes que hay en España la inmensa mayoría necesita generar etiquetas, ya sea de manera ocasional o frecuente. Y existen varias formas de crear etiquetas. Por ejemplo, en el caso de aquellas pymes que no necesiten un uso diario de etiquetas y donde la legibilidad no sea crucial, se suelen utilizar etiquetas con campos preimpresos y espacios en blanco para rellenar la información a mano. En otros casos, también se suelen hacer etiquetas en Word para imprimirlas en papel adhesivo, o papel de etiquetas pre cortadas que pueden imprimirse en un equipo multifunción.

Sin embargo, estas opciones tienen algunos inconvenientes que debemos tener en cuenta, como la dificultad de ajustar bien el tamaño de la etiqueta pre cortada a la impresión, el despilfarro de papel adhesivo cuando necesitamos pocas etiquetas, o el hecho de no poder reutilizar el papel del que ya se han despegado una parte de las mismas. Además, el adhesivo de la etiqueta puede producir atascos o problemas internos en la impresora multifunción. Y por supuesto, no debemos olvidar el alto riesgo de cometer errores cuando el proceso es manual o no está automatizado.

¿Por qué es mejor una impresora de etiquetas?

Una impresora de etiquetas y tickets es un equipo específico para tal fin, con el que pueden crearse, de manera sencilla y fluida, etiquetas con información personalizada en cualquier momento y lugar. Además, integran programas de diseño de etiquetas- propios del fabricante o de terceros- que simplifican el trabajo de creación de la misma y facilitan la inclusión de elementos, como códigos de barras o logotipos.

La impresora de etiquetas se ha convertido en un elemento clave para las empresas que necesitan generar etiquetas habitualmente o de manera puntual, ya que, además de ofrecer una elevada durabilidad, les permite optimizar el proceso de identificación, para realizar desde envíos postales masivos con etiquetas combinadas con bases de datos hasta imprimir etiquetas con códigos de barras para mejorar la trazabilidad.

Además, existen diferentes soluciones de impresión de etiquetas en función del nivel de producción que se requiera. Las más sencillas, conocida como impresoras de etiquetas de sobremesa, son idóneas para volúmenes de impresión medios (hasta 1.000 etiquetas al día) y los modelos industriales están diseñados para aquellos entornos en los que se trabaja con condiciones más extremas y necesitan imprimir un alto volumen de etiquetas o incluso, 24x7, como es el caso de la industria manufacturera, cadenas de producción o almacenes.

Estas impresoras de etiquetas están pensadas para entornos más o menos hostiles y también para afrontar la suciedad que puede conllevar el trabajo en todo tipo de fábricas y almacenes. Además, cuentan con accesorios adaptados a las necesidades específicas que permiten incrementar su productividad y ajustarse mejor a las distintas necesidades, como el cortador de etiquetas o el despegador, convirtiéndolas en soluciones muy eficientes. Por último, las impresoras de etiquetas permiten una impresión de alta calidad a velocidades elevadas y cuentan con un lenguaje de programación por comandos en vez de un sistema operativo, lo que facilita su integración con sistemas preexistentes.

¿Qué tecnología de impresión de etiquetas es la más adecuada?

Existen dos tecnologías de etiquetado profesional al alcance de cualquier tipo de empresa - transferencia térmica (TT) y térmica directa (TD) - que se han posicionado como las ideales para cualquier uso profesional. Y es que ofrecen una mecánica sencilla, que no requiere de cartuchos de tinta o tóner, por lo que son menos propensas a averías fáciles de usar y, por ende, generan menos costes asociados a este tipo de incidencias.

No obstante, el optar por una u otra va a depender de las necesidades que se pretendan cubrir. Mientras la primera (TT) ofrece una mayor durabilidad y resistencia, la segunda (TD) es más sencilla en el manejo y tiene un precio más asequible. Por esa razón, la tecnología térmica directa se usa normalmente para trabajos de etiquetado que no requieren de una larga duración o resistencia adicional a roces, agua, luz o temperaturas extremas, entre otros, que sí es soportada por la tecnología de transferencia térmica.

En resumen, cabe destacar que no todos los equipos de impresión son iguales, por lo que, si necesitamos producir etiquetas es mejor elegir una impresora diseñada y pensada para tal fin, que cuenta, no solo con accesorios, si no con software y funcionalidades que facilitan infinitamente la identificación.