Escáner local o en red, he aquí la cuestión
Cuando pensamos en adquirir un escáner profesional solemos prestar atención a funcionalidades como la resolución/calidad del escaneado, el formato del documento que admiten o la velocidad. Sin embargo, solemos olvidarnos de un aspecto muy importante y es el uso que le vamos a dar.
Pensar en ello implica decidir si necesitamos un equipo con conexión en red, lo que técnicamente se llama Ethernet, bien con conexión sin cables mediante WiFi, o bien que se conecte de forma local a través de USB. Cada uno de ellos tiene un uso específico en la empresa y por eso debemos elegir el adecuado según nuestra forma de trabajar.
Tradicionalmente, la mayor parte de escáneres disponibles en el mercado tienen sólo conexión local, generalmente USB. Las opciones de escaneado estaban muy limitadas en procesos puntuales: se trabajaba desde un solo PC y escanear requería conocimientos precisos. Actualmente, se escanea con más frecuencia y muchas más personas tienen acceso a digitalizar la información. Por otro lado, los smartphones y los servicios en la nube están cada vez más extendidos a la hora de escanear y la simplificación de la tecnología ha hecho que digitalizar sea sumamente sencillo.
Con todo esto, la clave está en considerar dos preguntas cuando estamos pensando en adquirir un escáner:
¿El escáner va a ser usado por más de una persona o dispositivo?
Si en el ámbito de una oficina o de un departamento el escáner va a ser empleado por más de una persona, entonces la recomendación es elegir un equipo con conexión en red o Ethernet, es decir, que se pueda conectar a la red corporativa de la empresa. Esta opción es ampliamente preferida en empresas más grandes. No obstante, esta funcionalidad no implica prescindir del escaneado desde dispositivos móviles, ya que al conectarse a través del router instalado, si es WiFi, se obtienen además todos los beneficios de este tipo de conexión.
Si se va a usar desde más de un PC, a servidores o desde dispositivos móviles; o bien si para nuestro negocio es muy importante la movilidad, entonces: ¡cables fuera! Los escáneres con conexión WiFi nos permiten escanear desde dispositivos móviles, evitando los cables. Además, algunos permiten acceder a servicios en la nube para: escanear información y subirla a Dropbox, o para enviarla mediante diferentes aplicaciones, como el correo electrónico, OCR, imagen, archivo, servidor FTP… Por cierto, para esta última funcionalidad es esencial que el escáner tenga pantalla táctil y así poder acceder a todas estas plataformas.
¿Qué tipo de trabajo se va a realizar?
Hay tipos de uso que no implican la necesidad de compartir el dispositivo con otros usuarios, ni escanear desde dispositivos móviles, entonces es suficiente con un equipo que se conecte de forma local por un USB, sin WiFi ni Ethernet.
Se dan situaciones en las que, por el tipo de trabajo realizado, se hace imprescindible la existencia de un escáner con conexión local. Son aquellos en donde las tareas de escaneado son continuas, o bien cuando se digitalizan grandes cantidades de documentos y donde la labor de escaneado la realiza personal especializado en esta tarea. También donde se requiere confidencialidad durante la manipulación del documento o bien que no se pueda abandonar un determinado puesto de trabajo.
Es el caso, por ejemplo, de departamentos financieros, bufetes de abogados o gestorías donde se mueve mucha información sensible y es preciso digitalizar una gran documentación.
Conclusión, que a la hora de escoger el escáner perfecto para nuestro negocio, debemos pensar primero cómo lo vamos a usar. ¡Así será más fácil que tenga todo lo que podamos pedirle!
Y un apunte más: todo lo descrito anteriormente es válido no sólo para los escáneres, sino también para el uso y adquisición de impresoras multifunción.
