Diseño y productividad ¿es posible conseguir ambos en nuestra gestión documental?
A menudo en la empresa nos encontramos con que realizar labores de documentación se convierte en una tarea tediosa, con resultados que distan mucho de ser todo lo brillantes que desearíamos. Las prisas y un equipo inadecuado hacen que compartir documentos escaneados con clientes y compañeros, sea incómodo y poco estético.
Sin embargo, cada vez más organizaciones han descubierto las ventajas que supone contar con un escáner compacto en su oficina que simplifican y racionalizan la gestión documental integrando escaneado, organización de documentos y herramientas para compartirlos.
¿Cómo repercute esto en el día a día de la empresa? Pues de varias maneras. En primer lugar, se acabó tener que recurrir a diferentes dispositivos para digitalizar y organizar documentos impresos. Con los escáneres es posible convertir a formato pdf facturas, tickets, presupuestos, tarjetas de visita, etc. que tengamos sólo en soporte papel y archivarlos recurriendo al software que incorpora el propio equipo. Esto facilita la posterior recuperación y búsqueda de los mismos cuando necesitamos visualizarlos o compartirlos. Incluso, con un software como NewSoft Presto! BizCard 6, es posible exportar los contactos directamente a Outlook y otros sistemas, de forma que nos ahorra un gran trabajo de documentación.
Por otro lado, funciones que incorporan como la rotación automática de la imagen, la alineación y el recorte de la misma, la eliminación del color de fondo o la detección y eliminación de páginas en blanco, aumentan la calidad de diseño de los pdf, permitiendo convertirlos en documentos profesionales que pueden recibir los clientes, mejorando la imagen de la propia empresa. Y aún más importante: ¡ahorran muchísimo tiempo en la edición y retoque posterior de los documentos!
Pero si algo marca la diferencia, es la capacidad para compartir a través de la conexión Wi-Fi, que hace posible el envío de los documentos escaneados a cualquier ordenador para compartir el equipo con múltiples usuarios. También es posible escanear directamente a la nube, usando aplicaciones como Evernote©, One Drive o Facebook TM, entre otros.
Estas son características clave para mejorar la eficiencia y la productividad de los empleados, en un momento en el que la movilidad y la colaboración son claves para el éxito de las compañías. Todo ello es posible en unos equipos con diseño atractivo y compacto, adaptables a cualquier oficina.
