Retos del trabajo híbrido para acceder a los archivos digitales
El teletrabajo y el trabajo híbrido han transformado nuestras vidas y no parece que vaya a haber vuelta atrás. La acelerada digitalización ha hecho que desempeñemos nuestras tareas diarias de una forma muy distinta a como lo veníamos haciendo. Por ejemplo, en muchas empresas está ya instaurado el teletrabajo, pudiendo desempeñar nuestras responsabilidades laborales desde nuestra casa como si estuviéramos en la oficina.
Sin duda, esto ha incrementado la flexibilidad en el trabajo, y nos está ayudando a conciliar más nuestra vida personal y profesional. Pero, también implica una serie de retos en lo que se refiere al acceso a la información digital y en términos de productividad. Y es que la seguridad de la información escaneada y de ciertos documentos puede estar comprometida cuando se accede a los archivos digitales desde diferentes localizaciones, como consecuencia del nuevo modelo de trabajo híbrido. Por ello, es indispensable invertir en la tecnología adecuada para garantizar la seguridad y la confidencialidad documental.
Preservar la seguridad documental
Es decisión de cada empresa si quiere contar bien con un servidor interno propio o bien si almacena la información en la nube. En ambos casos, la problemática del acceso es la misma, por lo que las corporaciones deben garantizar que sus empleados tengan las mismas herramientas disponibles, tanto si trabajan en la oficina como si lo hacen desde casa, para que su rendimiento no se vea afectado. Es importante habilitar el acceso desde múltiples lugares y dispositivos (PC, móviles…) tanto a la descarga de toda la información almacenada en las redes corporativas, como a la subida en la nube de la información escaneada por el usuario.
La seguridad debe estar en el centro de todo: en la impresora, en los documentos y en la red. Las impresoras deben estar protegidas ante un uso inadecuado para evitar que se pierda información confidencial que, de llegar a manos ajenas, puede causar serios problemas a la empresa en caso de vulnerar el nuevo RGPG (Reglamento General de Protección de Datos).
Debemos tomar todas las precauciones necesarias ante posibles ataques externos como los ciberataques, por lo que evitar el guardado en local de documentos sensibles, confidenciales o con datos personales es un punto a tener en consideración, ya que pueden ser hackeados al no ofrecer el mismo nivel de seguridad que el servidor o nube corporativos. Por último- y no menos importante-, mantener la información replicada en formato digital y disponer de copias de seguridad en la nube son condiciones sine qua non para proteger los documentos ante posibles daños físicos o incendios.
La digitalización al servicio del trabajo híbrido
En entornos de trabajo con volúmenes de documentación elevados es necesaria una digitalización ágil, segura y de calidad, sobre todo cuando se trata de documentos multi-página. La confidencialidad y la privacidad de los archivos debe estar en el centro de toda política de empresa, por lo que recomendamos utilizar impresoras multifunción y escáneres documentales con conexión a la nube que nos permitan digitalizar cualquier documento manteniendo la seguridad de los archivos digitales.
En definitiva, la transformación digital ha supuesto grandes avances en los modelos de trabajo, pero también nos enfrenta cada día a nuevos retos con los que evolucionamos y nos volvemos más eficientes. Estar al día con las últimas tecnologías va a ser clave para afrontar cualquier tipo de dificultad que se presente, por eso es tan importante implantar las soluciones disponibles en el mercado que mejor se adapten a nuestras necesidades.
