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El nuevo papel de la tecnología en la oficina deslocalizada

El nuevo papel de la tecnología en la oficina deslocalizada

Mientras que las empresas grandes, en mayor o menor medida, ya estaban acostumbradas a que parte de su personal trabajase a menudo fuera de la oficina (por viajes, por deslocalización o por políticas de flexibilidad y conciliación), en las pequeñas y medianas no era tan común. Decimos ‘era’ porque la situación de confinamiento vivida y la posterior ‘nueva normalidad’ han hecho que, ahora en muchos casos, el teletrabajo sea la norma para todos aquellos que se consideran ‘no esenciales’ y que pueden sin embargo seguir realizando su labor sin necesidad de presencia física: consultorías, diseñadores y creadores, arquitectos, comercios (online) o academias, entre muchísimos otros. Todo un cambio de modelo que, en unos pocos días, llevó a propietarios y trabajadores a equiparse a marchas forzadas para poder continuar la actividad, dar servicio a sus clientes y mantener los puestos de trabajo. Muchos de ellos todavía están readaptando sus procesos, y deben darse prisa, porque las cifras de contagios siguen indicando que la situación de teletrabajo se mantendrá todavía varios meses.

Con la vuelta al cole y el primer asalto ya superado, el gran reto ahora es dotar a los trabajadores de los medios necesarios. Ya se vio como en los primeros días del confinamiento hubo una explosión en las ventas de ordenadores y monitores, tanto por parte de las compañías como de los propios usuarios a nivel particular (algunos se han visto obligados a utilizar los equipos que tienen en casa, seguramente poco actualizados y compartidos con el resto de la familia). Poco a poco, también, se hicieron un hueco en los albaranes de compra de las empresas periféricos como cámaras, ratones, soluciones para videoconferencias y otras herramientas digitales imprescindibles.

También han tenido (o tendrán) que equiparse con impresoras y equipos multifunción que, en muchos departamentos son más que necesarios. Sí, porque tengamos en cuenta que, si bien los documentos impresos físicos pueden haber decaído por la imposibilidad de compartirlos ahora en papel (aunque no olvidemos que también hay otros que necesitan ser físicamente firmados por la persona responsable y enviados vía mensajería o correo postal), el uso fundamental de la impresión es apoyar la revisión y análisis de la información para la toma de decisiones, que generalmente se realiza a nivel individual.

Asimismo, sigue siendo fundamental que ese intercambio de contratos firmados, facturas selladas, presupuestos visados, etc. siga fluyendo entre la dirección y los trabajadores, entre departamentos o entre proveedores y clientes. Y para ello tan importante es imprimir como escanear cosa que, con una nueva generación de equipos profesionales con un tamaño apropiado para el hogar, es mucho más rápido y eficiente, dado que la mayoría de ellos cuenta además con conexión a la nube (lo que facilita, precisamente, poder compartir de forma inmediata dichos documentos).  Los equipos domésticos que los trabajadores puedan tener en casa no siempre podrán cumplir estas funciones específicas, pero lo que es seguro es que la economía no para, o no debería parar, y las empresas deben ser capaces de mantener el ritmo para asegurarlo.

No sabemos si los tiempos que vendrán serán mejores, pero lo que es seguro es que serán distintos. Dicen los expertos que habrá entradas y salidas del confinamiento a lo largo de los próximos meses (o años), con lo que el teletrabajo ya no es una alternativa lejana sino una realidad muy presente para muchos empresarios y trabajadores. Y sea cual sea nuestro negocio, lo digital - llamémosle comercio electrónico, servicios en remoto o consultoría virtual – también lo es.

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