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Retos del gestor IT

Nuevos retos del Gestor IT: gestionar el parque de impresión en situación de teletrabajo

Mientras la humanidad se confinaba, las empresas han salido de sus cuatro paredes y se han expandido por toda la ciudad o incluso por todo el país. Ya no son grupos de personas y de equipos o herramientas compartidas en un mismo sitio, sino una multitud de localizaciones (en la casa de cada uno de los trabajadores) con dispositivos individuales para cada uno de ellos. El ordenador y el smartphone, claro, pero también el hardware/software específico de cada industria, los auriculares para los que pasan mucho tiempo al teléfono, o las impresoras, imprescindibles para infinidad de puestos.

Para el responsable de tecnología - especialmente para aquéllos que llevan años en una empresa o desempeñando este puesto- es todo un cambio de paradigma: necesitan remodelar el parque de equipos por unos portátiles, además de reparar, cambiar o sencillamente controlar en qué estado están todos los que están utilizando los empleados. Se trata de algo que pertenece a su día a día y que realiza de manera más o menos automática dentro de la oficina pero ahora, sin embargo, debe hacer un ejercicio de autoadaptación para enfrentarse a este nuevo entorno hiperdistribuido que ha multiplicado las localizaciones de los equipos exactamente por el número de empleados que tenga la empresa en situación de teletrabajo.

Si hablamos de los equipos de impresión, tal vez haya que empezar por hacer una inversión que permita proveer de impresoras a cada uno de los empleados. Y ya que la situación de teletrabajo parece instalarse en nuestras vidas, no podemos seguir confiando en soluciones de emergencia como utilizar los equipos domésticos (¿y qué sucede si no tienen uno?) o, incluso aunque lo tengan, de que sus condiciones técnicas y de seguridad sean las apropiadas y se ajusten a las necesidades de cada puesto. Pero tal vez eso no es lo más importante, ni siquiera lo más costoso en el sentido amplio de la palabra. El responsable tecnológico deberá tener en cuenta muchas más cosas: tiene que evaluar quién necesita qué y hacérselo llegar; deberá controlar la seguridad y el estado de cada una de esas (nuevas) impresoras personales/profesionales a distancia; y no olvidar el acceso a consumibles (tinta, papel, repuestos) y la gestión de incidencias.

Así, la solución puede estar en no adquirir ‘impresoras’, sino incorporar una solución completa que ofrezca control, suministro y gestión asociada a cada equipo de impresión esté donde esté (uno por cada trabajador que lo necesite). De este modo, además de eludir un importante desembolso inicial, se evita la carga de trabajo extra del equipo de TI y administración, que ya no tendrían por qué estar pendientes de las solicitudes y peticiones particulares de cada uno de los empleados, dado que el partner de impresión se encargará de ello a través de una solución global y adaptada.

A la hora de elegir ese partner deberán tener en cuenta que la solución sea flexible, sencilla y adaptada a las premisas del teletrabajo con equipos funcionales y compactos. También que sea totalmente personalizable según las necesidades generales de la empresa y las de cada trabajador (no será lo mismo un director financiero, que tal vez tenga que imprimir nóminas, que un responsable de marketing que produce campañas a todo color) y permita mantener los protocolos de gestión y de control que marquen las políticas de la empresa.

Para el empleado, el usuario final, este modelo de impresión hiperdistribuida es como estar en la oficina, ya que dispone de un equipo de impresión profesional específico para su puesto y no tiene que preocuparse de su mantenimiento o de los suministros. Para la empresa es la respuesta a una situación presente y futura. Es facilitar, agilizar y adaptarse. Es aprovechar las ventajas de la transformación digital.

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