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Grupo de personas charlando alrededor de una mesa de trabajo

Soluciones para compartir impresora en un espacio de coworking

  • 4 minutos

El coworking es una práctica que se extendió muy deprisa entre los freelances de EE. UU. y que, desde hace unos años, comenzó a expandirse en España y en Europa con la proliferación de los autónomos y pequeños negocios.

El coworking proporciona un lugar de trabajo asumible para empresas con pocos empleados o empresas que acaben de iniciar su actividad, facilitando la disponibilidad de un entorno y de dispositivos compartidos adecuados para la colaboración, con el claro objetivo de mejorar la eficiencia de los recursos y, de forma indirecta, mejorar la productividad de la empresa.

Una de las herramientas del día a día que más suele utilizarse en común en los espacios de coworking es la impresión. De esta manera, puede hacerse un uso compartido de un dispositivo y distribuir los gastos entre todos los trabajadores del espacio.

Sin embargo, este es uno de los aspectos qué más recelo puede despertar entre los trabajadores, ya que no todos los usuarios hacen el mismo uso de los recursos de una impresora. Además, no debe olvidarse de que por la impresora pasan documentos que pueden ser sensibles o confidenciales y no pueden caer en manos ajenas.

Para evitar estos inconvenientes y otros que puedan surgir al hacer un uso compartido de un equipo, existen soluciones que las resuelven para así poder imprimir con tranquilidad, fácilmente y con seguridad en un espacio de coworking.

¿Qué soluciones de impresión existen para los espacios de coworking?

Soluciones de seguridad. Permiten ahorrar en costes y mejorar el control que tenemos a la hora de imprimir. Dentro de esta funcionalidad, existen diferentes soluciones que permiten aumentar la seguridad a la hora de usar nuestro dispositivo de impresión.

Por un lado, están las funciones de bloqueo de seguridad, las cuales restringen el acceso a determinadas funciones o características de los equipos. De esta manera, solo damos acceso a las funciones que están permitidas para el usuario y podemos llevar el control de lo que puede hacer cada uno para, a posteriori, cobrar por los distintos servicios, por ejemplo.

Por otro lado, está Secure Socket Layer (SSL), una especificación que protege los documentos mediante la encriptación de la información, evitando accesos indeseados a la misma. Un estudio de 2016 revelaba que alrededor de un 60% de los ciberataques se producen a través de las impresoras, por lo que incorporar esta opción a un coworking por donde circula una gran cantidad de información de diferentes empresas se vuelve muy necesario para conservar la confidencialidad.

Otras de las funcionalidades de seguridad es la de impresión segura, que permite la impresión de documentos confidenciales protegiéndolos mediante un código PIN. Esta solución permite asegurar que tu información confidencial se imprimirá cuando llegues a la impresora y marques el código. Así será más complicado que caiga en manos externas o pueda mezclarse con los trabajos de impresión de otras empresas o trabajadores.

Otra variante de esta opción es la identificación por NFC. Cuando se imprime un documento con información confidencial y por algún motivo no se recoge en el momento, aumenta el riesgo potencial de que la información sea filtrada.  Esta solución es perfecta para organizaciones que manejan datos sensibles y es necesario garantizar la privacidad, ya que permite a través de una tarjeta de autentificación NFC, imprimir los documentos solo cuando el usuario esté listo para recogerlos de la impresora, al igual que con el método de PIN.  De esta manera, se evita que los documentos más confidenciales no se impriman hasta que se esté físicamente delante del dispositivo. Y además, solo imprimirán en el dispositivo las personas que estén autorizadas.

Por otro lado, el uso de una tarjeta de autentificación permite establecer cuotas de impresión o tener un mayor conocimiento sobre el gasto de impresión de cada usuario. Además, al recoger los documentos en el momento de ser impresos, puede reducirse la cantidad de archivos que se olvidan en la impresora, reduciendo costes de impresión.

Personalización de pantallas. Esta solución permite personalizar las pantallas de los dispositivos de impresión. De esta manera se facilita:

  • Crear accesos personalizados. Por ejemplo, puedes incorporar el logotipo de tu empresa, crear iconos propios o cambiar el lienzo de fondo para personalizarlo.
  • Crear flujos de trabajo, para una eficiente gestión documental.
  • Restringir el acceso a funciones por usuario, para evitar fugas de información.

Con esta solución además de personalizar y simplificar el uso de tu dispositivo, se añade la seguridad de limitar su uso a los usuarios permitidos. También, al permitir la personalización, se adapta el dispositivo a las particularidades del sector al que da servicio.

Impresión gestionada. Al adquirir un Servicio de Impresión Gestionada un proveedor externo evaluará, optimizará y gestionará de manera continuada un entorno de impresión. Este servicio está enfocado a ofrecer un servicio acorde a las necesidades de cada empresa para poder reducir costes, mejorar la productividad y la eficiencia, así como minimizar los riesgos de seguridad.

Estos servicios ofrecen una mayor información sobre cuál es el volumen de impresión por empresa en el espacio compartido o cuál es el coste de impresión por cada trabajador.

Estas soluciones no son excluyentes, sino complementarias. Cada una de ellas aporta un valor a los trabajadores según las necesidades que se demanden en casa empresa. Lo importante es identificar cuáles son las necesidades de cada negocio antes de comenzar a compartir un lugar de trabajo, para así elegir las soluciones más adecuadas para todos los que conforman el coworking.



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