Por qué las empresas se están alejando de la impresión en A3
¿El móvil? De grande y pesado a pequeño y eficiente. ¿El televisor? De pequeño y pesado a grande…, y eficiente. ¿Y la impresora? De grande y pesada a pequeña y muy, muy eficiente.
Es la hora de la eficiencia. El mundo se encuentra sumido en una crisis económica, amenazado por los riesgos medioambientales y sociales, por un panorama geopolítico incierto y, ¡claro!, también por la imparable transformación digital que afecta a todos en todos los sectores. Las empresas que antes buscaban equipos eficientes de bajo coste ahora también deben tener en cuenta la sostenibilidad, el bienestar de sus trabajadores y el nuevo y cambiante panorama al que se enfrentan, para garantizar que lo que implantan resiste el paso del tiempo y que sus negocios siguen siendo productivos y rentables.
Las oficinas, ya lo sabemos, han cambiado, lo que lleva a una racionalización de los espacios y de los distintos equipos tecnológicos que se utilizan en ella. En la práctica del día a día esta idea está marcada por los nuevos modelos de trabajo semipresencial, flexible o incluso completamente a distancia, que llevan a los trabajadores a desempeñar su labor desde su propia casa en muchos de los casos, reduciendo la necesidad de puestos físicos en las sedes de las empresas y, también, de los equipamientos tecnológicos disponibles en ellas: portátiles en lugar de PCs de sobremesa, teléfonos móviles en lugar de líneas fijas e impresoras más numerosas para atender desde cualquier lugar en que esté el trabajador, pero más pequeñas y adaptadas a las nuevas necesidades.
Y puesto que también la forma de trabajar está cambiando- ahora lo hacemos en grupos más pequeños y distribuidos geográficamente- las necesidades de impresión o de escaneo deben optimizarse para dar un servicio óptimo tanto en términos de localización como de calidad.
Láser y multifunción, lo pequeño puede ser más eficiente
Como apuntábamos arriba, más grande no significa mejor, así que, ¿por qué continuar utilizando equipos enormes para muchos usuarios cuando las oficinas están más vacías y los trabajadores diseminados en múltiples localizaciones? El tradicional ‘cuarto de la impresora’ (o un cuarto por planta en grandes corporaciones) donde se encontraban uno o varios grandes equipos con capacidad para distintos tamaños de papel, y cientos de hojas por cajón, además de almacenar los materiales (papel, tóner, cintas…) o incluso carpetas físicas para montar los trabajos terminados, debe racionalizarse también.
Aquellos grandes equipos eran, sin duda, apropiados cuando los volúmenes de impresión eran más altos y las oficinas estaban llenas de profesionales. Entonces, el cálculo del TCO (coste total de la propiedad) era favorable, pero ahora que los volúmenes de impresión están bajando, resulta más rentable invertir en equipos más compactos A4- el más habitual tanto para imprimir como para escanear-, incluso si el coste por página no es tan económico, porque seguramente el rendimiento total del equipo sí lo será. Estos equipos más pequeños y eficientes podrán estar mucho más cerca de cada empleado, esté donde esté, y le servirán para cubrir todas sus necesidades de impresión o escaneo diarias con calidad, eficiencia energética y en un tamaño reducido y asequible.
Las nuevas impresoras postpandemia
De las tres principales áreas en las que las empresas planean invertir en los próximos años, según un estudio realizado por Savanta1, dos de ellas estarían relacionadas con la tecnología: software y hardware respectivamente. Y dentro de ello, se prevé que el gasto en impresoras sea uno de los más afectados en la nueva organización de presupuestos.
En las oficinas, si bien como hemos dicho puede que ya no se necesiten esos grandes equipos, sí hace falta un parque de impresoras suficiente. Quizá no tanto para la impresión de grandes volúmenes como hace unos años, sino también para funciones mejoradas como el escaneado y la digitalización de documentos críticos. Esto no sólo ayuda a agilizar los procesos, sino que también contribuye a las medidas de seguridad, ya que cada vez más empleados trabajan de forma independiente fuera de la oficina.
Sí, es importante mencionar también el tema de la ciberseguridad, y no perder de vista que los equipos que en gran parte se están utilizando en esta transformación hacia la oficina flexible son los domésticos propios de los trabajadores que ahora teletrabajan y que pueden no ser todo lo seguros que se necesita. La impresora no deja de ser un dispositivo IoT, que está conectado a una línea o WiFi doméstico y no siempre securizado, por tanto, un punto de entrada relativamente sencillo para un hacker avezado, sin olvidar la información confidencial que pasa por ellas y que también puede ser objeto de robos o dudas. Así pues, con múltiples puntos de impresión, dentro de la oficina deslocalizada mencionada, aumenta el riesgo que las empresas deben tener en cuenta.
Las impresoras, en tanto que equipos de trabajo al mismo nivel que el portátil o los sistemas específicos, deberían pertenecer a la red de TI de la compañía y estar, por tanto, monitorizados y soportados por ésta. Está claro que las empresas necesitan optimizar su flota de impresoras teniendo en cuenta estas necesidades. En este nuevo parece claro que los equipos A4 multifunción son los reyes del mercado. Las ventas así lo indican: con la pandemia, las ventas de los dispositivos A3 han caído pero, según datos de GFK, las ventas en equipos de impresión han seguido creciendo de manera sostenida desde los inicios de la pandemia, lo que bajo nuestro punto de vista y datos se debe, precisamente, a esta necesidad de adaptación.
Las empresas son conscientes de que deben proveer a sus trabajadores con las herramientas adecuadas, y han de hacerlo de manera flexible, ajustada en costes y segura. Es, repetimos, la hora de la eficiencia.
Si aún crees que sigues necesitando dispositivos de impresión A3 en tu empresa, lee más sobre cómo la descentralización podría ayudar a tu empresa.
[1] Fuente: Savanta, Business Tracker – Wave 1 (October 2020) – 1.001 UK businesses
