Cómo ofrecer un servicio de impresión en un espacio de coworking o de estudio

El cambio de perspectiva de las empresas tras la pandemia, el creciente apoyo a la flexibilidad laboral y la proliferación de profesionales independientes y/o autónomos, han permitido la adopción del teletrabajo como una nueva vía de realizar las actividades desde casa o, al menos, desde una ubicación geográfica diferente a la acostumbrada oficina, sin la necesidad de un desplazamiento diario y en la comodidad de un ambiente menos riguroso.

Opciones como el coworking han surgido como respuesta a esta adopción, la cual exige un espacio que cubra un gran abanico de necesidades para que los trabajadores puedan llevar a cabo su jornada de la misma manera que si estuvieran en sus oficinas centrales. La evolución tecnológica permite que cada vez más se trabaje de forma remota. Por ello, muchos trabajadores prefieren buscar un sitio de trabajo compartido para no estar en casa, debido a que no cuentan con los equipos necesarios; prefieren estar en compañía y hacer networking, entre otras cosas.

Este modelo ofrece un entorno de trabajo que fomenta la colaboración entre profesionales y pequeños equipos, proporcionando acceso a instalaciones y recursos compartidos. Su objetivo principal es optimizar la utilización de los elementos disponibles, lo que puede traducirse en una mejora indirecta de la productividad empresarial. Una de las herramientas que impulsan esta eficiencia es la impresora, y su uso compartido en espacios de coworking es común para maximizar recursos y reducir costes. No obstante, las discrepancias en el uso y la confidencialidad de los documentos impresos pueden generar inquietudes entre los usuarios, lo que conlleva al requerimiento de soluciones específicas y al establecimiento de normas claras para su gestión.

Necesidades de un espacio de coworking o un centro universitario

Las necesidades de un espacio de coworking son diversas y requieren una cuidadosa consideración para garantizar un ambiente de trabajo eficiente y seguro. Algunos de los servicios esenciales en un entorno compartido como el coworking o una universidad, por ejemplo, incluyen la impresión y digitalización de documentos. Al abordar la implementación de éstos, surgen varias consideraciones:

• Disponibilidad y autonomía: es fundamental diseñar el espacio de tal manera que los clientes puedan acceder a las funcionalidades en todo momento sin necesidad de asistencia personal.
• Multicanal o multidispositivo: en la actualidad, ofrecer la posibilidad de imprimir o digitalizar documentos desde diferentes dispositivos, como un PC de sobremesa, portátiles, tablets y smartphones, es imprescindible para la fidelidad y comodidad del usuario. Además, se debe tener en cuenta la diversidad de sistemas operativos que pueden estar en uso y que conllevan requerimientos especiales. 
• Control de uso y seguridad: para garantizar un uso correcto y seguro de los equipos, es necesario implementar sistemas de identificación y autenticación de usuarios.
• Facturación precisa del servicio: se requiere un sistema que permita asignar costes a los usuarios según el consumo de los recursos disponibles.

Además de estas necesidades básicas, pueden surgir otras como la capacidad de acceder a los servicios de forma remota o asegurar su disponibilidad durante las horas de apertura, incluso sin personal presente en el centro. El número de usuarios potenciales y los volúmenes de impresión esperados son factores determinantes para seleccionar el tipo de servicio a implementar.

Finalmente, es crucial garantizar la protección de datos, asegurándose de que los documentos impresos o digitalizados sean tratados exclusivamente por el usuario, sin intervención humana que pueda comprometer la confidencialidad de la información.

Cubrir las necesidades de impresión compartida

Brother ofrece un conjunto de herramientas en sus equipos multifunción que permiten configurar un servicio de impresión y digitalización para un coworking o un centro universitario de manera sencilla. Al unir estas herramientas se logra un conjunto completo que pretende ofrecer:

• Disponibilidad y autonomía:
  • Nuestros equipos multifunción pueden configurarse para requerir identificación, ya sea mediante usuario/clave o tarjeta NFC, a través de la herramienta gratuita Bloqueo Seguro de Funciones (BSF o SFL). Esto permite crear usuarios o grupos, asignarles claves y créditos, así como tarjetas NFC únicas para un acceso seguro sin necesidad de asistencia.
  • Las pantallas LCD de gran tamaño y menús intuitivos guían al usuario en el uso correcto del dispositivo. Recursos adicionales como Customer User Interface (CUI) personalizan la pantalla para mostrar sólo las funciones autorizadas, facilitando las tareas y proporcionando un teléfono de contacto en caso de problemas.

   

• Multicanal o multidispositivo:
  • Los equipos de Brother son compatibles con diversos sistemas operativos, tanto en ordenadores como en smartphones y tablets. Además, ofrecemos una amplia gama de soluciones en la nube que posibilitan el uso de las funciones de impresión y digitalización desde cualquier dispositivo con acceso a internet.
  • La tecnología en la nube permite el acceso a las funciones de la impresora desde cualquier ubicación, eliminando la necesidad de estar físicamente cerca del dispositivo. Con nuestro servicio gratuito de impresión segura en la nube se pueden imprimir documentos de manera confidencial y segura desde cualquier dispositivo móvil sin necesidad de estar conectado a una red corporativa. Esta solución garantiza que sólo el usuario tenga acceso al documento enviado a través de esta tecnología, manteniendo así la privacidad y seguridad de la información.
  • Asimismo, nuestra funcionalidad en la nube Scan to mobile permite escanear documentos desde dispositivos móviles sin tener que instalar software adicional. Los documentos escaneados pueden ser descargados en el dispositivo, simplificando el proceso y garantizando la eficiencia.
  • Una vez autorizado, el cliente puede comenzar a utilizar esta tecnología sin instalar nada, lo que reduce los tiempos y posibles errores.

   

• Control de uso y seguridad:
  • El Bloqueo Seguro de Funciones (BSF) permite definir usuarios autorizados y regular los servicios disponibles, incluyendo la asignación de créditos de impresión. Una vez configurado, sólo los usuarios autorizados pueden acceder al equipo y utilizar las funciones permitidas, con la opción de bloquear el acceso a la configuración y designar un usuario administrador para realizar modificaciones necesarias, garantizando así un uso seguro y eficiente del equipo multifunción.
  • Facturación correcta del servicio: ofrecemos dos opciones de configuración para la facturación del uso del equipo. La primera consiste en asignar un crédito de impresiones a cada usuario, que puede renovarse periódicamente y permite cobrar por adelantado el uso futuro del equipo. El crédito se puede asignar de manera única a cada usuario y puede recargarse automáticamente o bajo solicitud al gestor del trabajo. La segunda opción es permitir que los usuarios impriman según su necesidad y generar periódicamente un listado de las páginas impresas para emitir una factura de consumo. Ambos sistemas pueden operar simultáneamente, permitiendo tanto clientes con crédito como clientes que son facturados periódicamente.

Ventajas de un MPS para un espacio de trabajo compartido

Dentro de las soluciones de impresión gestionada de Brother se incluye el envío de consumibles. Gracias a nuestra plataforma de servicios en la nube el gestor no necesita preocuparse por el suministro de consumibles, ya que podemos prever con suficiente antelación cuándo estos se agotarán y deben ser reemplazados. Esto garantiza que los dispositivos Brother estén operativos las 24 horas del día, los siete días de la semana.

Una de las grandes ventajas de la forma en que diseñamos nuestras soluciones es que no se requiere que haya una persona atendiendo las necesidades de impresión y digitalización de cada cliente. Con una formación mínima para el usuario, que puede estar indicada en un cartel junto al equipo, es suficiente para utilizarlo correctamente. En cuanto al administrador, si es necesario, se le puede formar en la configuración del equipo y en cómo asignar créditos u obtener listados de consumos.

Otra ventaja significativa que ofrecen nuestros equipos es la eliminación de la necesidad de contar con un recurso dedicado para la impresión. Esto significa que nuestros clientes tienen la oportunidad de ampliar sus servicios sin necesidad de aumentar su plantilla o restar tiempo a sus empleados actuales. Ya no es necesario pasar los documentos a otra persona para que los imprima, lo que evita posibles retrasos y garantiza una mayor eficiencia en el proceso. Además, el mantenimiento está cubierto en caso de incidencia en el equipo, lo que asegura un funcionamiento continuo y eficiente sin costes adicionales imprevistos.

En un entorno colaborativo como el de los espacios de coworking, la gestión eficiente de servicios como la impresión y digitalización es esencial. Brother ofrece soluciones integrales que abordan estas necesidades, desde la autenticación de usuarios hasta la facturación precisa. Todo ello se articula mediante un Servicio Gestionado de Impresión en el que se simplifica completamente el uso y la gestión de todo lo relacionado con la impresión en este modelo de negocio, garantizando un acceso seguro a los recursos de impresión y digitalización. Con Brother, los espacios de coworking pueden ofrecer servicios de alta calidad, fortaleciéndose como solución clave en el entorno laboral actual.