Factura completa vs. simplificada: ¿cómo diferenciarlas?

Preparar y enviar facturas a los clientes es una parte muy importante del trabajo diario de las empresas. De la agilidad en su expedición depende que el flujo de trabajo no se ralentice y el pago por los productos o servicios realizados se pueda recibir lo antes posible.

Además, si su trabajo se desarrolla en movilidad, la gestión de documentos es más complicada, ya que, atendiendo a las necesidades de cada cliente, puede necesitar imprimir facturas completas u ordinarias in situ, pudiéndose dar el caso en que la factura simplificada, la más común en trabajos en movilidad, no es aceptada por el cliente.

Por ejemplo, empresas de distribución y reparto, los repartidores a bares, restaurantes, hoteles u hospitales necesitan emitir facturas completas al momento de la entrega, pues ésta puede haberse modificado del plan original, no sirviendo el documento en papel impreso en la oficina.

Puede darse el caso de que el profesional precise emitir este tipo de facturas in situ, fuera de la oficina, ocasionado por cambios que hayan surgido en el momento de finalizar la acción comercial. Contar con un equipo de impresión portátil agiliza el cierre y facturación de la operación comercial en el momento de la entrega, y ayuda a disminuir el riesgo de errores administrativos o por escritura a mano.

Por eso, este tipo de profesionales pueden obtener grandes ventajas al usar impresoras portátiles de transferencia térmica que les ayuden a crear documentos en A4, con el fin de poder expedir este tipo de facturas en movilidad reflejando los cambios, así estarán listas para pasarse a cobros en el mismo lugar de la operación.

Por otro lado, los trabajadores de campo, como los pertenecientes a los servicios técnicos de marcas, suelen emitir principalmente facturas simplificadas para registrar el pago de sus clientes. Para estos casos, una impresora de tickets portátil de 4" se adapta completamente a las necesidades de tamaño y durabilidad. Para ellos es una solución versátil y ágil, ya que no tienen necesidad de reflejar todos los datos de una factura ordinaria.

Tanto las facturas completas como las simplificadas son legalmente válidas, pero según el tipo de actividad, es necesario optar por un tipo en detrimento del otro. Mientras que las facturas simplificadas permiten conocer los pagos por productos y servicios ya realizados, las facturas completas ayudan a identificar cuáles están pendientes de cobrar, al emitirse con carácter previo al pago.

Pero ¿en qué ocasiones optar por una o por otra? A continuación, te damos las claves para que aprendas a diferenciarlas fácilmente.

¿Qué es una factura completa y una factura simplificada?

Factura completa: Este tipo de factura, también conocida como factura ordinaria, es la que tiene un uso más común para solicitar el pago de un producto o servicio. En este formato se incluye toda la información básica para constatar una operación comercial de manera legal y se emite antes de que el cliente realice el pago.

Factura simplificada: El 1 de enero de 2013 entró en vigor una normativa que suprimía la validez de los tiques como documento sustitutivo de una factura. Como alternativa, aparecieron las facturas simplificadas, cuyo contenido mínimo obligatorio es menor al de la factura completa, pero superior a la información que se exigían en los tiques.

Mediante la factura simplificada, se hace un registro legal de que se ha realizado un pago, ya que se emite después de haberse efectuado el mismo.

El uso de las facturas simplificadas está regulado por la Agencia Tributaria, la cual limita la expedición de este formato a los siguientes casos:

• Cuando el importe no supere los 400 euros, con el IVA incluido.
• Cuando se trate de facturas rectificativas.
• Cuando exista una autorización por el Departamento de Gestión Tributaria.
• Para operaciones en las que el Reglamento anterior al de 2013 (RD 1496/2003) permitía la expedición de tiques (operaciones que no excediesen de 3.000 euros, con el IVA incluido).

Quedan excluidas las ventas a distancia o las operaciones fuera del territorio nacional de este tipo de formato de factura.

¿Cómo diferenciar una factura completa de una factura simplificada?

Las principales diferencias que encontramos con las facturas completas son:

• En las facturas simplificadas no se tiene por qué incluir los datos del receptor, por lo que no permite la deducción del IVA. Si se desease hacer esta deducción, será necesario solicitar que se incluyan los datos fiscales del receptor en la factura simplificada.
• Las facturas completas se emiten antes de haber recibido el pago, mientras que las facturas simplificadas se emiten después.
• En las facturas completas es obligatorio hacer un desglose de los impuestos reflejando la base imponible, el tipo de IVA y la cuota de IVA.
• En las facturas completas debe hacerse una descripción pormenorizada de los servicios prestados o el producto vendido.