Hardware as a Service: la alternativa perfecta para optimizar la impresión en la empresa

Por hardware se denominan un conjunto de elementos físicos que componen un sistema informático, son dispositivos tecnológicos, tales como un ordenador, impresora o equipo multifunción. Por otro lado, en el mundo de la empresa, muchas de ellas, independientemente de su tamaño, no cuentan con estos dispositivos en propiedad, ya que prefieren acogerse a un contrato de renting (o alquiler), dadas las ventajas que este puede ofrecer. Es el también denominado “as a service”.

La conjunción de los dos términos es lo que conocemos como Hardware as a Service (en adelante HaaS), que supone optar por dispositivos de proveedores externos que se encargan de la gestión completa de los mismos, donde la empresa no adquiere el producto, sino que paga por el uso que hace de los mismos.

Uno de los servicios que cada vez más externalizan las empresas es, sin duda, la impresión. Y es que, gracias al modelo HaaS, las compañías se apoyan en estos proveedores externos tanto para realizar consultoría de sus necesidades, para la instalación y mantenimiento de las impresoras como para el envío de consumibles y el soporte técnico especializado.

Los Servicios Gestionados de Impresión (o MPS por sus siglas en inglés) es otro concepto que se utiliza para hablar de HaaS dentro del ámbito de la impresión. Estos servicios han cobrado mucho protagonismo en empresas de todos los tamaños, ya que optar por estos implica realizar un análisis de las necesidades de impresión de las corporaciones, a la vez que gestionan y optimizan las soluciones de impresión existentes. Además, las organizaciones solo pagan por lo que imprimen, por lo que estamos hablando de un servicio de pago por uso, que además se puede adaptar a las necesidades concretas para ofrecer una solución a medida para cada tipo de empresa, independientemente del tamaño.

Otras razones por la que las organizaciones deberían externalizar todo lo que tiene que ver con sus procesos de impresión son:

Mínima inversión inicial

En un primer momento, de cara a la adquisición de cualquier servicio, la inversión es uno de los aspectos que más se tienen en cuenta. Con un HaaS, las empresas pagan un pequeño importe mensual, sin ser necesaria una inversión inicial elevada. Luego, la instalación de los equipos la realiza el proveedor externo con mayor rapidez, liberando recursos internos de las empresas. Además, como se comentaba anteriormente, se trata de un contrato de printing as a service, que implica que solo se paga por lo que se imprime. Por eso, un HaaS es una solución rentable para cualquier tipo de empresa que quiera reducir sus costes y pagar una cuota mensual fija, sin sorpresas.

Servicio técnico especializado

Con un HaaS, los trabajadores no requieren de conocimientos para la resolución de incidencias, ya que es un equipo experto en la marca el que se encarga de ofrecer el soporte técnico. Con esto se consigue que los trabajadores agreguen mayor valor realizando tareas más relevantes para cumplir los objetivos de la empresa. Mantener la infraestructura de TI pasará a ser una gestión externalizada y llevada a cabo por profesionales, lo que conlleva evitar errores -que puedan poner en riesgo el negocio- y disponer en todo momento de un servicio especializado.

Control en la nube

Por otro lado, el modelo HaaS en impresión está basado en la nube, lo que se traduce en un incremento de la efectividad y eficiencia, ya que el mantenimiento del hardware puede realizarse desde cualquier localización, generándose un informe del estado de los equipos de forma automática. Todo ello conlleva un mayor control e información completa sobre el uso de las impresoras, volúmenes y costes, así como una mayor seguridad de la red informática de la empresa por contar con una estructura de impresión monitorizada.

La última tecnología al alcance de todos

Tener los equipos de impresión en renting no sólo implica ahorro, el despreocuparse de la impresión o la eficiencia de contar con servicios técnicos especializados, también implica tener siempre la última tecnología en la empresa, ya que, en cada renovación de contrato, los equipos suelen cambiarse para ofrecer las nuevas mejoras salidas al mercado. Al finalizar el contrato del HaaS, es posible continuar con el alquiler, devolverlo o sustituirlo. Asimismo, en las tomas de decisiones también se cuenta con el apoyo del proveedor que ayuda a optar por la mejor opción.

Actualmente, contar con proveedores que ofrecen todo tipo de servicios sin necesidad de ‘comprar’ su producto es una tendencia al alza, ya que ofrece la flexibilidad de contar con los productos que más se adecúan a las necesidades de negocio y sustituirlo si no encaja o si las necesidades empresariales cambian. De hecho, este modelo ‘as a service’ está ampliamente extendido en el ámbito corporativo en otro tipo de negocios, como es el alquiler de coches o de dispositivos tecnológicos, por lo que promete convertirse en una práctica habitual para ayudar a las organizaciones a garantizar la continuidad de su negocio.