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Escáner encima de escritorio junto con archivadores

Veinte ventajas que no conocías de la digitalización documental

  • 3 minutos

Los costes asociados al manejo de documentos son uno de los grandes desconocidos y que rara vez se suelen tener en cuenta, a pesar de que no son insignificantes. Para que os hagáis una idea [1]:

  • Más del 90% de la información en papel se guarda en carpetas archivadoras;
  • La media de veces que se copia un mismo documento es de 19 veces;
  • Cada día se hacen 1.000 millones de fotocopias en todo el mundo;
  • Los trabajadores de una oficina que funciona con papel pasan la mitad de su jornada gestionando la documentación y bregando con la entrada o registro de los datos.

Y todo ello sin hablar de otros costes “ocultos” como la pérdida de documentación y/o su posterior recuperación, la seguridad y la gestión de riesgos.

No hay duda entonces de que los beneficios asociados a la digitalización documental, son importantes. Eso sí, la digitalización de documentos no es de ámbito exclusivo de las empresas; también puede ser usada por cualquier persona que quiera archivar la información que sea importante para ellos, como documentación del hogar, facturas de compra, DNI’s o realizar copias de documentos o fotografías.

Dicho esto, hay que ser conscientes de que un escáner nunca podrá dejar de convivir junto a un equipo de impresión, bien sea por el apego que tenemos al manejo de papel o bien porque hay trámites que no pueden hacerse sólo en digital, pero otros sí que pueden hacerlo. Dejando su espacio a cada tecnología, hemos querido recoger a modo resumen las 20 ventajas de la digitalización documental:

  1. Facilita el acceso a los documentos
  2. Agiliza la búsqueda y consulta de la información
  3. Preserva la memoria física del documento
  4. Garantiza su conservación
  5. Puede mejorar imágenes de documentos deteriorados
  6. A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez ni se dañan con el paso del tiempo
  7. Versatilidad. Las imágenes o información digital se pueden incorporar a cualquier documento electrónico
  8. Podemos compartir instantáneamente originales en papel utilizando servicios online como redes sociales,  cuentas de correo o en la nube.
  9. Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original
  10. Adaptabilidad. La información digitalizada puede ser modificada y se puede convertir a varios formatos
  11. Un mismo documento puede ser consultado de forma simultánea por varios usuarios a la vez
  12. Agiliza el trabajo cotidiano incrementando la productividad de los empleados
  13. Facilita la difusión online de los documentos de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar confirmación de su recepción
  14. Permite estructurar la información para una mejor toma de decisiones
  15. Ayuda a depurar documentos
  16. Aporta una mayor seguridad al gestionar el acceso a la información, mediante la posibilidad de usar una clave personal o sistemas de gestión de perfiles. Así, solo pueden ver los documentos las personas que están autorizadas
  17. Reducción del espacio físico que ocupa el almacenamiento de los archivos en papel
  18. Eficiencia. Elimina la necesidad de desplazarse del puesto de trabajo y perder tiempo localizando un documento determinado, pues permite acceder a él desde el equipo y mediante un buscador incluso
  19. Sirven de copia de seguridad de los documentos, evitando el desgaste de los originales
  20. Ecología. Contribuye al medio ambiente pues ayuda a disminuir la contaminación ambiental generada por el papel

Conclusión: ¿Merece entonces la pena transformar un documento en papel a soporte electrónico, accesible desde un ordenador o dispositivo móvil, a través un escáner? Nosotros, creemos que definitivamente sí.

 [1] Según datos de AIIM, Forrester, Star Securities, Departamento de Trabajo de Estados Unidos

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