Cómo escanear un DNI de manera profesional

Son muchas las situaciones laborales en las que necesitamos realizar una fotocopia del DNI de un cliente, por ejemplo, en bancos, consultorías o en el sector hotelero. Hacer una copia del documento en papel o directamente en digital es una manera rápida y económica de solventar esta tarea, pero no es tan sencilla como aparenta. Con el dispositivo adecuado, se puede hacer fácilmente y evitando copias incorrectas, por lo que se acaba ahorrando una cantidad importante de tiempo y de dinero. 

Hoy en día existen muchas opciones para escanear un DNI en el entorno laboral. A continuación, vamos a describirlas para conocer sus ventajas e inconvenientes.

Necesito copiar o escanear un DNI: ¿Qué opciones tengo?

1. Realizar una fotocopia. El método más tradicional de copia de un DNI es hacerlo manualmente con una fotocopiadora. Sin embargo, esta opción requiere una gran inversión de tiempo debido a que resulta complicado cuadrar las dos caras del documento de manera que queden en la misma hoja para facilitar su visualización. Muchas veces el resultado no es profesional porque las dos caras están torcidas o descentradas.
2. Adquirir un software. Ante la creciente necesidad de las empresas por realizar copias de los documentos de identidad de sus clientes, se han desarrollado softwares específicos para esta función. Estos programas se instalan en el ordenador y permiten el escaneo de la imagen del DNI en un archivo externo. Aunque su funcionamiento es sencillo, el coste de estas herramientas suele ser muy alto y sus funcionalidades muy específicas, por lo que no siempre suele resultar rentable.
3. Usar un escáner documental o una impresora multifunción. Frente a las dos opciones anteriores, existe una tercera: las impresoras multifunción con copia y escaneado fácil de DNI o los escáneres documentales. Una opción perfecta para ahorrar costes y tiempos en un negocio, ya que su funcionamiento es sencillo e intuitivo y los resultados son profesionales y de calidad. Y a la primera.

La tecnología favorece la productividad, máxime en el sector hotelero

En los entornos laborales, la eficiencia en los procesos es clave para resultar productivos. Perder el tiempo en tareas superfluas cuesta un dinero que no vemos, pero invertir tiempo y recursos en estas tareas que pueden ser automatizadas o realizadas de manera más eficiente merma la rentabilidad de un negocio.

Por eso, es fundamental utilizar aquellas herramientas a nuestro alcance que facilitan las tareas del día a día, ya que permite a los trabajadores ser más productivos y eso se vuelve una gran inversión a largo plazo para cualquier empresa de cualquier sector.

Por ejemplo, en el sector hotelero, dar un buen servicio al cliente incluye la rapidez en el mismo, sobre todo en el momento del check-in. Las personas que visitan un hotel valoran negativamente las esperas y la burocracia, ya que desean poder llegar cuanto antes a su habitación. Ese es el motivo por el que, en este sector, se busque la tecnología que agilice y facilite los procedimientos de registro de los huéspedes.

Con un escáner documental, se pueden escanear rápidamente los documentos de identidad y los consentimientos del cliente para programas de fidelización o envío de información publicitaria. De esta manera, el huésped gana rapidez y una mejor experiencia y, por su parte, el hotel consigue mayores cuotas de satisfacción del usuario sin la necesidad de realizar una gran inversión.

Con los dispositivos adecuados, podemos concluir esta tarea y otras de manera fluida y sin incidencias, consiguiendo que los clientes no realicen largas esperas y mejorando la productividad.

Conocer y utilizar la tecnología más adecuada que nos ofrece el mercado para cada tarea diaria puede marcar una gran diferencia con nuestra competencia, ya que no solo se invertirá una menor cantidad de tiempo en procesos que pueden ser simplificados, sino que también se conseguirá ofrecer un mejor servicio al usuario mejorando su nivel de satisfacción.