Ahorra tiempo en tu trabajo usando OCR
La tecnología OCR - Optical Character Recognition o, en español: Reconocimiento Óptico de Caracteres- ha impactado notablemente en la manera en la que las empresas gestionan su documentación, permitiéndoles agilizar sus tareas y ser más eficientes con una menor inversión de tiempo.
Lo que consigue este tipo especial de software es leer los caracteres impresos de los documentos escaneados para convertirlos en código digital. De esta manera el ordenador los puede interpretar como texto - y no como imagen- y pueden ser editados en el nuevo archivo digitalizado.
El rápido desarrollo de estos programas permite reconocer de un modo eficaz la mayoría de los caracteres impresos en un documento e, incluso, algunos de los softwares más potentes también pueden reconocer textos manuscritos con una caligrafía precisa. Para garantizar una correcta lectura del programa de OCR, hay que considerar que factores como la calidad del documento original, el tamaño de la fuente o la resolución del escaneado pueden afectar al resultado final.
No hay duda de que el OCR proporciona beneficios a la hora de la recopilación y verificación de datos en una empresa ya que ofrece una gran ventaja de ahorro de tiempo, además del incremento de la eficiencia y la productividad.
Utilidades del OCR que permiten optimizar el tiempo en la empresa
La tecnología del Reconocimiento Óptico de Caracteres presenta varias utilidades que ayudan a optimizar el tiempo de gestión del trabajo, algunos ejemplos serían los siguientes:
- Transcripción de textos: El OCR permite de un documento físico que contenga texto, transcribir la información a un software de procesamiento de textos u hoja de cálculo automáticamente. De esta manera, podemos aplicar un segundo filtro a textos para corregir posibles erratas sobre el mismo documento escaneado, sin necesidad de modificar el archivo original.
- Búsqueda de documentos: A través del software de gestión documental que usa el OCR, se pueden reconocer los datos y textos que están incluidos dentro del documento escaneado. De esta forma, se pueden localizar fácilmente y de manera rápida a través del motor de búsqueda del equipo con el que se está trabajando. Solo sería necesario introducir las palabras clave o números que se encuentren dentro del archivo para encontrarlo, consiguiendo un gran ahorro de tiempo.
- Escáner de imágenes y tablas numéricas: Esta tecnología no solo digitaliza líneas de texto, sino que también mantiene las mismas imágenes que haya en un documento, ya sean logos, firmas o cuadros de Excel con la misma estructura que el original. Una vez el documento ha sido escaneado, las imágenes, los números y los textos pueden editarse y redistribuirse de la forma deseada.
- Uso desde aplicaciones: Se pueden aprovechar aplicaciones integradas en escáneres y multifuncionales con pantalla táctil como Scan to Office App: una función que sirve para escanear documentos e imágenes a programas como Word, Excel o PowerPoint que permite a posteriori editar el texto o redistribuir las imágenes en el nuevo documento digital.
Las ventajas que ofrece el OCR son numerosas, principalmente porque incrementa la eficiencia al simplificar la manera de manejar los documentos en una oficina, ahorrando mucho tiempo.
Este tipo de software puede implementarse en cualquier negocio que necesite gestionar una gran cantidad de documentación digitalizada. Algunas marcas de multifuncionales e impresoras incluyen adicionalmente un paquete de software OCR. Sin embargo, si ya tienes un software, debes cerciorarte de que tu impresora multifunción o escáner es compatible con él. Y recuerda: como decimos, el OCR es un software, no es parte del dispositivo hardware que utilices para digitalizar.
