Larga vida al papel
Desde hace al menos tres décadas el uso del papel en el ámbito laboral ha evolucionado mucho. Este, así como los dispositivos alrededor de una oficina -impresora, multifunción y escáner- se han vuelto mucho más sofisticados para adaptarse a las nuevas necesidades que los trabajadores tienen en la era digital.
Recientemente, se han publicado dos estudios que confirman estos cambios en el uso del papel en las oficinas, y también subrayan la vinculación que todavía existe entre este y las empresas: el papel es clave para los procesos de trabajo y la productividad de los empleados.
Según el estudio de Wakefield, el 73% de los directivos en empresas de hasta 500 empleados -bien propietarios de un negocio, bien responsables de la toma de decisiones- usan al menos cuatro veces al día los equipos de impresión; y el papel es utilizado, en muchas ocasiones, para analizar información o para trabajos específicos ad hoc como una reunión, un email o realizar anotaciones en la información que se maneja.
Igualmente, otro estudio de InfoTrends destaca que estos dispositivos siguen siendo imprescindibles en departamentos como el legal, contabilidad, o recursos humanos, donde el volumen de papel generalmente es mayor que en el resto de las divisiones de una organización.
Además, se ha incrementado el volumen de impresión por el uso de tablets y smartphones en la oficina; y es más, a la hora de leer un documento un 49% de los trabajadores prefieren leerlos en papel que en la pantalla. Paralelamente, la impresión a color crece un 20% más que en monocromo, probablemente gracias al descenso del precio del color. También ha aumentado significativamente el empleo del escáner, ya que la mayoría de los empleados convierten documentos a PDF para llevarlos en sus dispositivos, por ejemplo.
Por tanto, podría decirse que el papel se está adaptando, como todo, a las nuevas tecnologías, y las funciones que antes cumplía de almacenamiento y envío, ahora han pasado a estar en un entorno digital. Sin embargo, tal y como revelan los estudios, el documento impreso sigue siendo clave en el momento de la toma de decisiones y la revisión de información. Lo esencial, entonces, es la optimización de los recursos y disponer de una variedad suficiente de equipos que provean eficientemente soluciones a los empleados, según cada necesidad.
La clave está en analizar el uso que se hace de la tecnología en un entorno concreto. Esto nos ayudará a saber qué dispositivos convienen en cada departamento: color o monocromo; impresora, multifunción, escáner o bien una combinación de éstos.
Tan importante como esta optimización es el uso responsable del papel. A día de hoy, existen dispositivos que nos permiten imprimir a doble cara -función dúplex-, en modo folleto o marcas que facilitan el reciclaje de los cartuchos usados de tinta y el tóner. Y así, con tu ayuda, favorecen el respeto al medio ambiente. Está claro que con todo, a la impresora aún le queda mucho para convertirse en un dispositivo olvidado en un rincón acumulando polvo. ¡El papel del papel es impresion-ante!.
