¿Por qué deberías hacer una consultoría de impresión?

Si trabajas en una oficina que ha ido creciendo paulatinamente en personal y recursos, seguro que podrás observar la diferencia entre los diversos equipos de impresión que se han ido comprando a lo largo del tiempo. Es lógico, ya que las soluciones se dan a los problemas conforme van surgiendo.

El hecho de que cada equipo cuente con unas características diferentes puede afectar de forma negativa a la productividad de los trabajadores y, además, suponer un aumento innecesario de los costes. Llevando a cabo una consultoría de impresión no solo se reducirían dichos gastos, sino que también se mejoraría la productividad de los trabajadores y la funcionalidad de los equipos, ofreciendo soluciones más adaptadas a las necesidades concretas de la empresa.

Objetivos de una consultoría de impresión

Cuando se contrata una consultoría de estas características, el objetivo principal que se persigue es perfilar y optimizar las infraestructuras y los procesos de impresión, poniendo soluciones para incrementar la productividad y aprovechar al máximo las funcionalidades de los equipos.

Pero, ¿cómo se alcanzan estos objetivos?

Lo primero que hay que hacer es analizar de forma exhaustiva la situación de la empresa en el momento en el que se empieza el proyecto. En nuestro caso, los parámetros de estudio que definimos están avalados por nuestra experiencia, lo que constituye un pilar fundamental del éxito de los proyectos.

Para saber cuál es el coste total de propiedad de todo el flujo documental, se llevará a cabo un inventario físico, económico y tecnológico de dicho flujo, además de estudiar al personal que lo gestiona y los dispositivos que se utilizan.

Cuando se hayan recopilado estos datos, podremos decir que tenemos una imagen tridimensional de la situación “actual” de la empresa. Estos datos nos servirán para alcanzar los verdaderos objetivos finales:

• Optimizar los flujos documentales.
• Aumentar la productividad de los trabajadores.
• Considerar procesos alternativos que mejoren los trabajos de impresión y digitalización.
• Obtener el mayor porcentaje de ahorro posible en los costes con respecto a la situación inicial.

¿Qué se estudia durante una consultoría de impresión?

Como decíamos, el análisis de ciertos datos es imprescindible para poder llevar a cabo una consultoría de los servicios de impresión exitosa. Los parámetros que se tienen en cuenta pueden dividirse en tres aspectos diferentes:

• Análisis funcional: aquí se observa el inventario de los equipos, los volúmenes de impresión de la oficina, los ratios de productividad “actuales” y la dispersión del equipamiento.
• Análisis técnico: en esta parte, se presta atención a la racionalización de equipos, a las carencias actuales de la oficina con respecto a sus sistemas de impresión y digitalización y la obsolescencia de los diversos equipos.
• Análisis económico: en este caso, los datos se pueden obtener tanto por parte de la empresa como realizando una estimación de mercado. Es especialmente importante prestar atención al coste del equipamiento y a los gastos que se hacen en consumibles y mantenimiento.

¿Qué beneficios tiene una consultoría de impresión para tu empresa?

Una vez se observan las carencias y los aspectos a mejorar, se pasa a la propuesta de soluciones personalizadas para las necesidades de la empresa. Con ello se pretende optimizar los flujos de información a la vez que se reorganizan con una mayor eficiencia los sistemas de impresión y se aportan valores añadidos.

Al reorganizar los procesos, obtenemos varios beneficios:

• Reducción de los costes: por ejemplo, mediante la disminución del número de equipos por puestos de trabajo, reduciendo los costes en consumibles o en mantenimiento.
• Mejoras funcionales y productivas: controlando los usos que se hacen de los equipos, mejorando la tecnología por el grado de obsolescencia actual y proponiendo agrupaciones y mejoras de las funcionalidades.
• Mejoras medioambientales: al reducir el número de equipos y modernizarlos, logramos reducir el número de residuos generados, el consumo energético del sistema e incluso el consumo de papel (usando equipos que impriman a doble cara, por ejemplo).

Si tras llevar a cabo la consultoría de impresión decides que prefieres reducir los quebraderos de cabeza al mínimo, siempre tienes la opción de contratar servicios gestionados de Impresión o MPS.

Cada vez son más las empresas que se decantan por esta opción, dejando en manos de profesionales experimentados la gestión y optimización de los procesos. De esta forma, los trabajadores de la empresa pueden centrarse al 100% en las actividades principales del negocio.

Eligiendo el servicio de impresión gestionada que más se adecue a tus necesidades, te aseguras de ahorrar en costes y tiempo, maximizando la productividad y rentabilizando el uso de tus equipos.