Impresión distribuida: ¿Una nueva forma de ahorro?

Imagínate que en tu oficina solo hubiera dos impresoras y que cada vez que tuvieras que imprimir encontraras una larga fila de compañeros esperando su turno, seleccionando de quién es cada documento, desplazándose por la oficina para llegar a la máquina más cercana… Esta escena era práctica habitual en las oficinas hasta hace algún tiempo. La impresión centralizada ha sido una costumbre muy arraigada dentro de las empresas españolas que ha desembocado en una ineficiencia en el proceso de impresión y ha disminuido la productividad y la posibilidad de invertir mayor cantidad de tiempo a proyectos más prioritarios.

Entonces, ¿cuál es la alternativa a la centralización? Muy sencillo: Distribuir. La impresión distribuida es una solución óptima para las empresas, que no solo afecta a los costes y a la gestión del mantenimiento de los equipos, sino a la satisfacción de los trabajadores. Gracias a la impresión distribuida, el tiempo dedicado a realizar estas tareas está cambiando a medida que surgen impresoras multifunción profesionales más pequeñas, con gran funcionalidad y con costes más competitivos. Los empleados también invierten menos tiempo en el proceso y esto hace aumentar los índices de satisfacción y tranquilidad de la plantilla.

Pero, ¿resulta caro apostar por este tipo de impresión? La impresión distribuida puede ser una fórmula de ahorro para una empresa. Si analizamos los aspectos principales y las características que nos aporta la impresión centralizada frente a la distribuida, descubrimos que es un ahorro de tiempo para los empleados; y de costes, ya que afecta directamente a la productividad de la plantilla. Si además de todo esto, los índices de satisfacción aumentan, resulta una inversión óptima a largo plazo.

¿Cuáles son sus principales ventajas a la hora de su implantación? Por una parte, la impresión centralizada requería un mantenimiento del equipo y una dependencia del empleado hacia solo una impresora además de un mayor tiempo de inactividad como consecuencia de las colas de impresión, o una necesidad innecesaria de abandonar el espacio de trabajo para desplazarse a recuperar las copias. La principal ventaja de la impresión distribuida es que ofrece una mayor accesibilidad a los trabajadores ya que al contar con varios equipos profesionales de impresión a una distancia menor de los usuarios, el proceso de producción ahorra, no solo en flexibilidad y comodidad, sino también en proximidad.

Si te planteas cambiar tus impresoras, la recomendación sería la opción de un parque mixto, implementando medidas para la utilización de las impresoras de forma racional teniendo en cuenta todos los factores que deberás analizar antes de realizar esta transición. En resumen, la idea es direccionar mayores volúmenes hacia impresoras de menor coste por copia, y tener impresoras más pequeñas más cerca de los trabajadores para los trabajos más urgentes; de menor volumen o que sean confidenciales.

Estos son solo algunos consejos en tu transición a la impresión distribuida. Las ventajas de la impresión distribuida son varias y cada vez es un modelo por el que apuestan más empresas. ¿Te atreves con la transición? ¡Bienvenido a la revolución de la impresión!