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4 formas de automatizar procesos que serán realidad en la oficina del futuro

  • 4 minutos

Los avances tecnológicos, la evolución de nuestros propios roles laborales y la configuración de la oficina predominan cuando pensamos en el futuro lugar de trabajo, pero el impacto que la tecnología conectada tiene en la experiencia del cliente será nada menos que transformacional.

Los signos de esta evolución ya son evidentes. La convergencia de la nube y la tecnología predictiva están conduciendo a un servicio al cliente rápido, impecable y altamente personalizado, abriendo así nuevas y enormes oportunidades de crecimiento para los negocios visionarios.

Automatización de procesos mediante tecnologías potenciadas por la IA

La IA (inteligencia artificial) pronto apoyará una serie de nuevas tecnologías que nos ahorrarán tiempo y nos harán más productivos en el trabajo.

  1. Automatización: Los asistentes virtuales gestionarán de forma dinámica calendarios, reservarán salas de reuniones e incluso completarán formularios de gastos, transformando nuestro trabajo diario ya en 2025*.
  2. Asistencia predictiva e interactiva: Tareas como escribir está a punto de hacerse mucho más rápida a medida que las tecnologías de escritura predictiva pasan de los teléfonos inteligentes a la tecnología de oficina y el reconocimiento de voz sigue mejorando.
  3. Machine learning: Gracias a un software inteligente, los sistemas podrán redactar respuestas a los correos electrónicos de los clientes y la tecnología podrá recordar al personal sus preferencias. Se realizará mediante la integración con otras tecnologías ofimáticas que formen parte del ecosistema de trabajo virtual.
  4. Auto reaprovisionamiento: Las impresoras multifunción inteligentes ya pueden encargar su propia tinta cuando empieza a escasear, pero la adopción y la configuración de estos equipos aumentarán significativamente en el futuro inminente debido a la aceleración del cambio hacia los métodos contractuales de compra de servicios de TI y de impresión. 

Todo esto ahorrará tiempo, elevará a los trabajadores en la cadena de valor, liberando a las personas para que centren sus esfuerzos en proporcionar el mejor servicio posible a los clientes.

La IA se convertirá en la base de experiencias de usuario más personalizadas

Los algoritmos informáticos cada vez más potentes con recursos de datos cada vez mayores para interrogar, comenzarán a aprender nuestras preferencias individuales. Este desarrollo sustituirá el cumplimiento eficiente de los pedidos por una anticipación tecnológica a las necesidades de los clientes.

Los clientes pueden empezar a esperar servicios de gran capacidad de respuesta a medida que más dispositivos se incorporan al Internet de las Cosas y añaden detalles a la imagen de los datos. Es importante destacar que los servicios sólo empezarán a ser verdaderamente impecables cuando todo lo que hay en nuestras casas y en nuestras vidas esté conectado.

Por ejemplo, las neveras inteligentes pueden detectar que nos hemos quedado sin leche y hacer un nuevo pedido. Sin embargo, estos frigoríficos no sabrán que estamos de vacaciones, que hemos decidido cambiar a las barritas de cereales, o qué más deberían añadir a nuestra orden de compra semanal, a menos que las tecnologías que gestionan nuestras vidas estén realmente conectadas.

Aquí, la adopción de tecnologías interactivas como Alexa, que ya ha dado el salto al negocio, se acelerará. Dichos dispositivos cotejarán información de otras fuentes domésticas o de oficina conectadas, como sistemas de correo electrónico y calendarios. Además, el software que ya ha aprendido nuestras preferencias de compra, es decir, precio, velocidad, valor nutricional, credenciales ecológicas, será capaz de consolidar nuestras necesidades semanales en un pedido que utiliza tecnología predictiva para minimizar el desperdicio.

En la oficina, las impresoras con capacidad de impresión biométrica conocerán las preferencias individuales de los trabajadores. Con los dispositivos de gestión del tiempo activos, el personal se liberará aún más para añadir valor y mejorar la experiencia del cliente.

La creciente importancia de la marca 

Aunque las tecnologías conectadas permitirán a las empresas alcanzar nuevos niveles de excelencia en el servicio y automatizar sus procesos, esto conllevará algunos riesgos.
La tecnología que automáticamente nos hace pedidos en la vida personal o en nuestros negocios, en última instancia, nos quitará la decisión de compra, lo que significa que la comodidad superará la tentación de cambiar entre productos, servicios o marcas, a menos que nos sintamos defraudados.

Esto da mucha importancia a la percepción de la marca, al valor de la marca y a la ética. En este futuro no muy lejano, las disputas serán un riesgo aún más importante para las empresas debido a la facilidad con la que los consumidores podrán bloquear futuros pedidos.

Sin embargo, si se utiliza correctamente, la tecnología ayudará a las empresas a crear una imagen precisa de las operaciones y de sus cadenas de suministro, descubriendo dónde faltan más datos o donde hay imprecisiones, a la vez que refuerza el servicio al cliente con procesos optimizados por algoritmos en constante mejora.

Una cosa es segura: la capacidad ilimitada de vivir según los valores de nuestra marca y superar las expectativas de nuestros clientes está a la vuelta de la esquina.

* Quocirca Print 2025 Report (www.print2025.com)

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