Coste por copia: paga solo por lo que imprimes y comienza a ahorrar

Quien tiene una empresa sabe que tener un control exhaustivo sobre los gastos es imprescindible para tener un negocio rentable. En este sentido las matemáticas no fallan: conseguir reducir los costes derivados de una actividad, aumenta el beneficio. Para ello se negocian todos los contratos: luz, agua, gas, internet… pero ¿qué pasa con los gastos relativos a la impresión de documentos?

Muchas pequeñas empresas siguen comprando los consumibles para sus impresoras cuando estos se agotan, sin tener un control real sobre los costes que generan. Estos negocios desconocen que existen nuevas opciones más rentables, como el pago por páginas impresas.

¿Qué es el coste por copia y que beneficios puede aportar a un negocio?

Cuando un empresario subcontrata un servicio, el objetivo final es abaratar costes. Por ejemplo, si alquila un coche pagará solo por los kilómetros que haga, evitando gastos importantes como seguro de accidentes, averías o la ITV. Pero, el pago por uso no solo tiene como ventaja reducir costes, también permite tener un mayor control sobre el uso que se hace del servicio, lo que deriva en un empleo más responsable del mismo.

Entre los servicios relacionados con la gestión de impresión, existe la opción de contratar una modalidad de coste por copia o coste por página; es decir, pagar solo por el número de copias que se realicen al mes. Contratando esta opción, la empresa se olvida de los costes de los consumibles y solo pagará por las páginas impresas. Sin duda una muy buena opción para abaratar los costes por impresión.

Opciones de la modalidad basada en coste por página

Si una empresa sabe a ciencia cierta cuál es su volumen mensual de páginas impresas, tiene la opción de contratar un servicio con una cuota fija mínima. Este modelo permite al empresario controlar el gasto, ya que siempre pagará lo mismo (siempre y cuando no se exceda de las páginas contratadas). Cuando se contrata este modelo de coste por página de cuota fija también es importante saber que, si no se llega al mínimo de copias contratadas, la cuota se mantiene. De ahí que, para que este modelo funcione, es importante tener un volumen de impresión constante en el tiempo.

Si las necesidades de impresión de la empresa varían dependiendo del mes, la mejor opción será contratar una cuota variable, pagando solo por lo que se imprime. Esta es una opción mucho más flexible que la anterior: se acuerda un precio por cada página impresa y no existe un mínimo de páginas. El gasto final será el resultado del coste por página multiplicado por el número de copias, así de simple.

¿Cuál es la mejor opción de coste por impresión para una empresa?

Para saber cuál es la modalidad que más se adapta a un negocio, el empresario debe buscar la respuesta a la siguiente pregunta: ¿el volumen de copias de mi empresa es estable o varía en función del mes?

Siendo sinceros, la mayoría de los negocios carecen de información sobre su actual volumen de impresión y no tienen ninguna previsión al respecto. Bajo este escenario, en el que se mueven a ciegas, es complicado acogerse a un modelo de cuota fija. En caso de hacerlo, es muy probable que terminen pagando de más (por exceso o por defecto).

Por eso, si tu negocio aún no tiene control sobre sus gastos y volumen de impresión, es mejor que comiences con una cuota variable. ¿Por qué? Muy sencillo, con un modelo de cuota variable no habrá que preocuparse de que el ritmo de impresión sea el adecuado. Además, durante los primeros años se podrá recoger información de cara a responder la pregunta que planteábamos al principio; requisito indispensable para poder acogerse a una cuota fija y que sea rentable.

¿Cuál es la duración de un contrato de impresión?

La duración de un contrato de impresión oscila entre los 3 y 5 años. Este es otro de los condicionantes que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un modelo de cuota fija o variable.

Si algo nos ha demostrado la pandemia de la Covid 19, es que las cosas pueden cambiar de un día para otro y, en ese sentido, la flexibilidad de una cuota variable puede convertirse en una gran aliada. ¿Sabías que muchas de las empresas con cuota fija han seguido pagando sus cuotas a pesar de no poder mantener su actividad? Si este puede ser tu caso, sería más recomendable optar por un modelo de cuota variable.

Conclusión     

¿Sabes realmente cuáles son tus gastos de impresión? Con los servicios gestionados de impresión es mucho más sencillo porque te facilita todo el software necesario para saber quién, cuándo, cuánto y qué se imprime en cada impresora, así podrás optimizar la utilización de todos los equipos, evitando impresiones superfluas y gastos innecesarios.

Además, contarás con la última tecnología en cuanto a impresión se refiere y pagarás solo por el uso des de ella. Un coste por impresión fijo o variable, con la posibilidad de añadir el equipo, mantenimiento o garantías ¡Tú decides!