Las 3 variables que una empresa necesita en su equipo de impresión

Una mediana empresa, de no más de 20 trabajadores, tiene la necesidad constante de procurar agilizar sus tareas del día a día. Es importante para ellas hacer una gestión adecuada del tiempo para así lograr ser productivos. Por ese motivo, cualquier interrupción puede perturbar enormemente el desarrollo de la jornada y, a la larga, puede suponer una gran pérdida de tiempo no rentable.

Para mantener el buen desempeño del trabajo diario, podemos disponer de ayuda mediante la tecnología, que reduce enormemente el tiempo que dedicamos a ciertas tareas, ofreciendo prestaciones que consiguen mejorar la productividad de las empresas.

En el terreno de la impresión, elegir equipos que aporten al negocio un control de costes, mejora de los flujos de trabajo y una seguridad extra, al tiempo que es capaz de aumentar la productividad puede ser la una buena inversión para el crecimiento de una empresa.

Descubre las prestaciones o las soluciones que pueden incluir los equipos de impresión y que pueden ayudar a tu empresa a impulsar la productividad, a través de factores fundamentales como la seguridad de la información, el control de los costes y la mejora de los flujos de trabajo.

1. Seguridad

Para cualquier negocio es importante mantener un entorno de trabajo seguro, donde no haya lugar para la pérdida de información relevante para el desarrollo de la empresa. Que la información confidencial caiga en manos equivocadas o que nuestros equipos puedan ser hackeados puede suponer un gran problema para la compañía.

¿Qué soluciones pueden garantizar la seguridad?

• Cifrado de extremo a extremo: Con esta funcionalidad se evita que la información que fluye por la red sea interceptada por piratas informáticos.
• Restricción de acceso mediante PIN o tarjeta NFC: Esta solución asegura que el documento solo salga de la impresora cuando el usuario está frente a la misma, lo que consigue, además, reducir el número de trabajos olvidados que se acumulan en la bandeja de salida.
• Sistema anti-intrusión: Esta función se encarga de detectar y proteger las impresoras contra la piratería, manteniendo tu información a salvo.

2. Control y ahorro de costes

Para optimizar sus recursos, las empresas necesitan herramientas que le permitan tener un control sobre los gastos en los que incurren. Además, obtener información sobre el uso que se hace de los recursos de la empresa puede ayudar al negocio a detectar los costes superfluos y aplicar mejoras que acaben repercutiendo en un importante ahorro.

¿Qué soluciones pueden garantizar el control y ahorro de costes?

• Doble cara automática en todas las funciones (dúplex): Imprimir a doble cara puede suponer un importante ahorro en los costes de papel en una empresa, hasta el 75% si se imprimen hojas pares, al mismo tiempo, reduce el impacto sobre el medioambiente. Además, aporta un ahorro de tiempo si hablamos de digitalizar documentos, ya que con una sola pasada se escanean las dos caras.
• Cartuchos de larga duración: Utilizar este tipo de consumibles aporta, no solo un ahorro en cada página impresa, sino que también amplía el tiempo entre reemplazos y reduce las paradas por falta de consumibles.
• Servicios de Impresión Gestionados: Estos servicios externos ofrecen a la empresa la instalación y mantenimiento de los equipos, el envío de los consumibles, el servicio de consultoría y además el soporte técnico especializado. De esta manera la empresa se beneficia de un importante ahorro de costes al mantener optimizado su parque de impresión, además de liberarse de las tareas operativas y de gestión del mismo.

3. Mejorar los flujos de trabajo

La optimización de los flujos de trabajo es fundamental a la hora de impulsar la productividad de un negocio. Si lo conseguimos, se pueden agilizar tareas diarias repetitivas que pasarán a realizarse de manera más eficiente. Para conseguirlo, existen tecnologías y herramientas que ayudan a las empresas en este terreno.

¿Qué soluciones pueden mejorar los flujos de trabajo?

• Conectividad: Una impresora que cuente con opciones de conectividad permite a la empresa agilizar las tareas, al tener la posibilidad de realizar acciones de forma más flexible sin necesidad de un ordenador. Además, mejora la movilidad, ya que permite a los trabajadores imprimir donde y cuando quieran, sin necesidad conexiones por cables.
• Formatos versátiles: Una impresora que permita imprimir desde sobres o folletos hasta tamaños superiores como A3, facilita el día a día de los usuarios, al darles la posibilidad de poder elegir el formato que más se adapte a la finalidad de su trabajo.
• ADF e impresión directa desde USB - Funcionalidades como el alimentador automático de documentos (ADF) o la impresión directa desde USB facilitan y agilizan las tareas, al reducir el tiempo que un trabajador necesita pasar delante de la impresora.
• Gestión documental: La solución avanzada de gestión de documentos digitalizados Barcode Utility (BCU) permite automatizar la gestión de documentos a través de la lectura de códigos de barras procesando automáticamente los documentos para su archivo.

Todas estas series de características y soluciones permiten a los trabajadores invertir menos tiempo en tareas relacionadas con la impresión, pudiendo dedicarlo a otras tareas que aporten mayor valor añadido a la empresa. Esto se traduce en un aumento de la productividad, muy beneficioso para cualquier corporación que se precie.