Cuatro claves para una buena gestión del papel

Cuando hablamos de tecnología, muchos de nosotros asociamos involuntariamente este concepto ligado a la innovación con el gasto. Error. En numerosas ocasiones, no se trata de invertir en la última innovación o el software más novedoso, sino en el hecho de fijarse en los pequeños detalles, y en áreas más operativas y del día a día, en lugar de las áreas críticas para el negocio, como la impresión.

Imagina contar con un equipo de impresión donde los usuarios puedan tener la oportunidad de manejar varias bandejas adicionales, de tal forma que puedan administrar diferentes tipos de papel en cada una de ellas, evitando tener que cargar un papel distinto en la bandeja cada vez que se impriman facturas con papel de membrete, por ejemplo. ¿A qué no eres consciente del ahorro de tiempo que puede suponer esta característica tan simple, pero a la vez tan lógica? La clave es tener en cuenta los pormenores para una adecuada gestión del papel.

Son detalles que marcan la diferencia, pues al fin y al cabo ¿qué importa la velocidad del equipo si cada dos por tres acabas quedándote sin papel debido a una capacidad de papel insuficiente para volumen de impresión que necesitas? Por ello, es importante analizar las diferentes funcionalidades que tiene el equipo, y valorar cómo nos pueden ayudar en nuestro día a día.

En este sentido, aprovechando el concepto de la “correcta gestión del papel”, es interesante detectar en mayor profundidad cuales son las principales claves a tener en cuenta para optimizar este proceso:

1. La posibilidad de incluir bandejas adicionales para trabajar distintos formatos (A4, A5…) o tipos de papel variados (papel membrete, papel colorido, papel normal…) de forma frecuente. Como ya hemos comentado anteriormente, la comodidad de organizar en diferentes bandejas adicionales los tipos de papel más demandados por los usuarios ayuda a incrementar el ahorro de tiempo. La idea es evitar que los trabajadores tengan que colocar diferentes papeles específicos cada vez que quieran desempeñar una tarea concreta. Aumentar la capacidad de entrada de papel: una opción perfecta para aquellos con elevadas necesidades de impresión, que evitará reponer el papel a menudo. Al fin y al cabo, se trata de aumentar la productividad y el ahorro del tiempo de ejecución en las tareas de los profesionales.
2. Sensores de papel en las bandejas, para avisar a los usuarios antes de que se termine el papel. Puede parecer una tontería, pero en numerosas ocasiones, cuando tenemos que imprimir grandes cantidades de documentos, una de las principales inquietudes es la preocupación porque el papel se acabe en mitad del trabajo y la impresión se interrumpa hasta que lo repongamos.
3. Bandeja multipropósito: para imprimir en formatos de papel especiales, como sobres o papel de gramaje superior. Un detalle a tener en cuenta, pues cada vez es más común la apuesta por la versatilidad de la impresión. Muchos profesionales, no solo demandan la posibilidad de imprimir documentación en A4 o cartillas en A5, sino que también necesitan imprimir en otros formatos puntualmente.

El objetivo, al fin y al cabo, no es solo que los equipos cumplan con los estándares de calidad y demuestren una exquisita calidad en sus resultados de producción. También, que incluyan pequeños grandes detalles que hagan a los profesionales más sencillos los procesos. Porque para eso existe la tecnología, ¿no es así? Para apostar por la simplificación de las tareas, ahorrar tiempo, dinero, y acompañar a los usuarios en sus necesidades más exigentes.