¿Por qué tu empresa debe apostar por una digitalización segura?

Hoy en día las empresas tienen más que interiorizada la importancia de digitalizar sus documentos para conservarlos, archivarlos y compartirlos. De hecho, la gran mayoría se embarcó en este proceso de transformación hace tiempo. Sin embargo, es fundamental comprender que no todo consiste en escanear archivos y guardarlos en carpetas en nuestros sistemas informáticos. Una digitalización documental segura comprende mucho más.

Después de sus trabajadores, la información es el activo más importante de las empresas. Ponerla a buen recaudo y cuidar cada uno de los papeles que entran o salen de nuestras oficinas es clave para poder cumplir con nuestros clientes y obligaciones contractuales, y especialmente, para evitar acabar en los tribunales por litigios relacionados con la protección de datos, por ejemplo.

Es normal que en ciertas ocasiones prefiramos mantener ciertos documentos en formato papel, a todos nos cuesta desprendernos de nuestra vena analógica. Hay quienes piensan que si pueden tocarlo, está más presente y tiene más valor. Esto es más que comprensible. Sea como fuere, el formato papel a veces supone arriesgarse a que esos documentos se extravíen, se produzcan fugas o termine en manos que no corresponden.

Establecer un protocolo de seguridad sólido y fiable en los documentos que digitalizamos puede no sólo evitarnos muchos disgustos, sino también mejorar la productividad. Gracias a estos procesos podremos:

• Reducir el riesgo de extravío de documentación
• Blindar el acceso a cualquier archivo y controlar su uso y difusión, limitándolo exclusivamente a personas autorizadas
• Asegurar que los documentos permanezcan inalterados y registrar toda modificación que se les aplique (y por quién ha sido aplicada)
• Facilitar la comprensión de la información y su traspaso en caso de que se produzca un cambio de formato

Definitivamente, todo cambio de modelo debe ser tomado con cautela, pero lo que está claro es que cada tipo de documento tendrá un tratamiento específico sea en digital o sea en papel y es importante tomar consciencia de las limitaciones que cada formato posee.