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Mujer y hombre charlando en oficina

El escáner: tu seguro ante cualquier accidente

  • 2 minutos

Las oficinas de hoy en día y el ritmo frenético de trabajo crean una inmensa cantidad de documentos e información muy necesarios para los procesos y proyectos internos. La gestión de esta información y la precaución que se debe tomar para que los documentos no se pierdan o puedan ser destruidos es fundamental para las empresas. Además, las compañías también se están adaptando a nuevas herramientas como el cloud computing y el almacenamiento de datos. Ante esta revolución digital y con el aumento del número de documentos, los empleados necesitan flexibilidad para escanear y archivar información en cualquier lugar y con la mayor calidad. Pero, ¿esto cómo se consigue?

Hay varias herramientas que permiten estar a la vanguardia de la eficacia y la rapidez que les aporta la digitalización, sin dejar de lado los documentos que se siguen produciendo en papel. Por ejemplo, los escáneres siguen manteniendo este vínculo entre el papel y el mundo digital, ya que garantizan el escaneado de documentos y lo trasladan a la nube, al PC, a la red, a tarjetas de memoria o a un sistema de almacenamiento de datos corporativo. Es casi un viaje del pasado al futuro en pocos minutos. Esto elimina la necesidad de las empresas de almacenar grandes cantidades de papel, lo cual nos ofrece una eficacia absoluta. 

Además, también ayudan a la prevención de accidentes, ¿qué ocurre cuándo debemos resolver una catástrofe? Ya hay informes que apuntan a que la recuperación ante pérdidas de documentos es una gran preocupación de seguridad para los usuarios finales de tecnología. Tres cuartas partes (76%) de las empresas encuestadas* (de más de 500 empleados) han identificado la continuidad del negocio y la recuperación ante accidentes como uno de sus tres principales puntos débiles de seguridad. Esto también es una de las mayores preocupaciones entre las pequeñas (50%), medianas (51%) y grandes empresas (62%). El uso efectivo de escáneres proporcionaría una solución simple a estas preocupaciones.

Los riesgos físicos, como los incendios y las inundaciones o los ataques de ciberseguridad, mantienen a los propietarios y gerentes de todas las compañías en vilo. Por ello, la gestión eficaz y eficiente de la información es imprescindible. Otros temores de los propietarios de pequeñas empresas que entienden el valor de archivar la inteligencia empresarial y la documentación, son la previsión ante incendios, inundaciones o actividades delictivas.

El escaneado rápido y fácil de la documentación es esencial, al igual que la tranquilidad que supone saber que aún se puede acceder a una copia de un documento en papel. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o proceso mediante el cual se logra que un documento escaneado se plasme en texto digital, lo hace posible. La digitalización a través de un escáner hace mucho más que crear una copia fotográfica. Los procesos automatizados y personalizados aseguran que los documentos se archiven en equipos locales, servidores remotos o soluciones fiables en la nube, como Dropbox o Microsoft OneDrive. 

¡Descubre cómo te puede ayudar un escáner a tu revolución digital!

* Fuente: IDC Western European End User Hardcopy Survey, Q2 2017

 

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