Diez beneficios de la gestión documental por códigos de barras
Cuando tienes un negocio hay multitud de tareas que hay que controlar y un tiempo muy ajustado en la agenda para llevarlas a cabo. Es por ello por lo que la organización de nuestro lugar de trabajo puede quedar en un segundo plano al dar por supuesto que un entorno ordenado es un tema secundario. ¿Sabías que una leve distracción puede llevarnos a duplicar el porcentaje de error cuando retomemos la actividad laboral? Esto se traduce en una pérdida importante de productividad.
No obstante, no solo una oficina bien ordenada y con los documentos bien clasificados puede ayudarnos a mejorar la productividad, sino que también nos puede traer una multitud de beneficios para nuestra empresa. Un área de trabajo organizada refleja profesionalidad, transmite seguridad y aumenta la moral de los empleados. La suma de todos estos factores contribuye a mejorar el clima y la eficiencia en la oficina.
Uno de los principales problemas del desorden en este entorno es la inmensa cantidad de documentos con la que se trabaja diariamente: facturas, inventarios, contratos… un sinfín de archivos con información sensible que pueden perderse o traspapelarse, complicando las tareas del trabajador. Por ello, es fundamental desarrollar un buen sistema de gestión documental que nos permita tener esa información clasificada y ordenada debidamente en formato digital.
¿Cómo puede ayudarnos la digitalización de documentos con código de barras en la oficina?
Como comentamos, es muy común en entornos corporativos encontrar una gran cantidad de documentos que deben digitalizarse para su posterior archivado, lo que puede generar una variedad de problemas de pérdida de tiempo y productividad, si no se diseña el flujo de trabajo correctamente. Hay que tener en cuenta que el volumen de papel que debe escanearse para realizar ese proceso a veces es muy alto, y que debe realizarse de manera individualizada en cada documento y teniendo en cuenta su clasificación. En resumen, digitalizar cada documento uno a uno para luego almacenarlo supone una gran cantidad de tiempo invertida en una tarea poco provechosa. Además, el error humano puede provocar errores, como la pérdida de documentos de suma importancia para la empresa
Es aquí donde entra en juego el código de barras, ya que su mecanismo puede ser usado para la clasificación de los documentos digitalizados libre del error humano, ya que la información se extrae del código de barras de forma sistemática, práctica y rápida. Al igual que el código de barras en un envase de alimentos incluye su información de procedencia o de envasado, entre otros, en los entornos de oficina se pueden generar nuestros propios códigos para que los documentos que manejamos puedan ser clasificados donde queramos y ser encontrados con facilidad.
¿Qué beneficios conlleva hacer uso del BCU?
La Solución avanzada de gestión documental por código de barras BCU (Barcode Utility), permite automatizar la gestión de documentos, y está basada en la lectura de 13 de los formatos más comunes de códigos de barras 1D y 2D.
Dicha aplicación reconoce el código de barras (ubicado en la portada de cada documento a escanear) y automáticamente procesa el documento para su archivo. Esta utilidad permite definir una serie de reglas lógicas con funciones avanzadas de reconocimiento de códigos de barras para automatizar la separación (escaneo por lotes), el renombramiento del documento, incluyendo en el nombre los datos contenidos en el código de barras y establece un enrutamiento de cada documento escaneado.
Tanto en una PYME como en una multinacional, el uso del BCU puede ayudarnos a ser más productivos. ¿Por qué?
- Ganaremos tiempo reduciendo la dedicación a tareas poco productivas al automatizar la gestión de documentos a través del uso del código de barras.
- Ahorraremos costes al reducir el uso de más papel.
- Podremos reducir el personal que se encarga de las tareas de gestión documental.
- Evitaremos la pérdida de documentos, ya que el renombramiento del documento es automático partiendo del código de barras y se almacenarán de forma segura en un servidor.
- Mejoraremos la clasificación de los documentos y su procesamiento.
- Reduciremos los errores humanos eliminando la entrada de datos de forma manual y evitaremos el extravío de documentos provocados por esos errores.
- Ahorraremos tiempo corrigiendo el fallo humano.
- Podremos tener acceso a la información sensible de una manera segura, al poder definir los permisos de acceso a los datos escaneados.
- Será más sencilla la distribución automática de documento mediante email, fax, FTP…
- Mejoraremos la competitividad.
Todos estos beneficios tendrán su repercusión en la toma de decisiones de tu negocio. El BCU puede ayudarte a almacenar una información que sería difícil clasificar de otro modo. Esto permite que los empresarios tengan su documentación más importante a mano para que solo se tengan que preocupar de tomar decisiones adecuadas que puedan afectar al desarrollo de la empresa y mejorar así su productividad.
