Cómo optimizar el espacio en tu lugar de trabajo

Una persona, pasa de promedio un tercio del día en su lugar de trabajo. Por eso, su organización y distribución puede tener un gran impacto en la forma de trabajar, en su capacidad de concentración y, en consecuencia, en su capacidad para ser productivo.

Este aspecto, no solo es aplicable a los trabajadores de una oficina, sino también a aquellos que realizan su actividad desde casa o en lugares de atención al público, por ejemplo. Un espacio de trabajo desordenado, en el lugar que sea, es un espacio poco práctico que no permite que los procesos se simplifiquen y fluyan.

Para solucionar este inconveniente las empresas pueden tomar medidas de organización que mejoren la eficiencia de las tareas, como establecer procedimientos y programas de gestión documental para reducir la cantidad de papeles u optar por una renovación del mobiliario de la oficina.

Sin embargo, no hay que pasar por alto la elección de equipos que se adapten a las necesidades de cada espacio de trabajo. Ciertas profesiones requieren desarrollar sus tareas en espacios reducidos y necesitan de herramientas que de adapten a este hándicap.

Escáneres portátiles: mejora la productividad, incluso en espacios reducidos

Una de las tecnologías pensadas para dar servicio a ubicaciones con poco espacio disponible es la de los escáneres de dimensiones reducidas.

Estos equipos no solo ofrecen las mismas funciones que las que ofrece cualquier escáner estándar, sino que también aporta un valor añadido al ocupar muy poco espacio.

Son varios los ejemplos de actividades que necesitan optimizar al máximo el espacio, ya sea por la multitud de objetos que tengan sobre la mesa (facturas, calculadoras, libros, archivadores…) o por las pequeñas dimensiones de este. A continuación, repasamos algunos casos en los que un escáner portátil facilitaría las tareas:

• Aquellos usuarios que deseen realizar cualquier trámite desde casa, o que teletrabajan, se pueden aprovechar de las pequeñas dimensiones de un escáner portátil para montar una “oficina” improvisada. Multitud tareas, labores administrativas y comerciales se realizan en formato digital - como enviar la fotocopia de una tarjeta de identidad o devolver cualquier archivo firmado-, por eso, estos escáneres son una buena opción en estos casos, ya que ocupan poco espacio en un escritorio.
• Estos dispositivos son perfectos para las funciones que se llevan a cabo en la recepción de un hotel, como el proceso de check-in, donde es necesario digitalizar documentos firmados -consentimientos de comunicaciones comerciales, planes de fidelidad, etc.-. Normalmente, estos entornos no suelen tener mucho espacio ya que, además de dispositivos electrónicos, suelen ocupar el espacio con mapas, folletos u otros documentos de información turística para los clientes.
• En un stand, cuando las empresas acuden a una feria, no se suele disponer de demasiado espacio libre, por eso estos equipos pueden ayudar a la hora de llevar a cabo diferentes trámites, como escanear una tarjeta de visita o enviar un contrato digitalizado, sin ocupar demasiado.
• Estos equipos son perfectos para digitalizar la información en puestos de venta itinerantes en aeropuertos o en centros comerciales. Por ejemplo, para facilitar la tramitación digital de una recogida de firmas o para cerrar la transacción de una venta.

Las ventajas de estos equipos no acaban aquí ya que los escáneres portátiles no solo permiten optimizar mejor el espacio para realizar otras tareas, sino que también ofrecen mayor libertad de desplazamientos, gracias a su portabilidad. Próximamente te contaremos los beneficios de los escáneres portátiles para los trabajadores en movilidad.