Cuatro claves para digitalizar tu oficina en casa

La digitalización consiste en convertir los documentos de papel en archivos digitales, y es la mejor forma de organizar tu hogar o el espacio que tienes asignado para trabajar en casa.

Con la intención de reducir el desorden, incrementar la seguridad y accesibilidad de tus archivos, y prepararte para un futuro en el que va a primar el trabajo con ‘menos papel’ en lugar de ‘sin papeles’, te desvelamos algunos de nuestros principales consejos sobre la digitalización:

1. Iniciar el proceso

• Disminuir el papel supérfluo – Antes de empezar tu viaje hacia la digitalización, ahorrarás tiempo y esfuerzos eliminando tus documentos en papel duplicados, desfasados o innecesarios. Tienes que ser más inflexible con la criba.
• Desarrollar un plan de digitalización – El formato no es la única diferencia que hay entre un archivo digital y uno en papel; habitualmente necesitamos cambiar la estructura de los documentos. Ten en cuenta cómo has estado archivando tus archivos en papel y piensa en que digitalizarlos podría optimizar este proceso.

2. Organizar y gestionar tu sistema digital de archivado

• Organizar por subcarpetas – Dedicar tiempo a esquematizar tu sistema de archivo digital evitará que tengas que mover más adelante documentos en el proceso de digitalización. Organiza tus archivos con nombres consistentes, y crea subcarpetas con etiquetas o palabras clave. Puedes considerar que por ejemplo es más apropiado organizarlos por meses (ej. Facturas>2019>Mayo) o crear subcarpetas en torno a una determinada tarea (Cliente> Proyecto >Facturas).
• Tener un backup – Aprovechar la digitalización a través del almacenamiento en la nube significa que podrás acceder a tus archivos desde cualquier ubicación, reduciendo el riesgo de pérdida que tienen los documentos en papel o los backup físicos.
• Archivar para una mayor claridad – Tener ficheros digitales desorganizados puede ser tan frustrante como disponer de documentos físicos acumulados en las estanterías. Si ya no necesitamos determinados documentos o proyectos, llévate carpetas enteras – incluyendo las subcarpetas – a un directorio aparte. De esta forma podrás seguir accediendo a ellos, pero estarán fuera de la vista.

3. Convertir la digitalización en una rutina

• Interiorizar el proceso – Escanea cada documento importante a medida que avanzas en tu viaje hacia la digitalización, y convierte esta acción en un nuevo hábito.   
• Escanear y reciclar – Cuando hayas escaneado los documentos físicos, tíralos, a menos que sean absolutamente importantes. Reciclándolos, tendrás más ordenado el espacio de trabajo y estarás contribuyendo a la sostenibilidad del planeta.
• Revisar y renovar tu enfoque – Si el papel comienza a amontonarse otra vez, dedica tiempo a revisar el proceso. Analiza por qué los documentos no se escanean o reciclan inmediatamente para optimizar el sistema de archivado.

4. Consideraciones prácticas

• Características al comprar un escáner – El escaneado a doble cara es fundamental para digitalizar montones de archivos, y una resolución de 300 ppp sería suficiente para el escaneado de documentos en los entornos domésticos y de pequeñas oficinas, a menos que las diapositivas y fotos detalladas sean comunes. Si tienes un trabajo pendiente que completar, un alimentador automático de documentos (ADF) podrá procesar una pila entera de páginas que están desatendidas.
  
• Portátil o sobremesa – Los escáneres están disponibles en todos los tamaños y formatos. Algunos están diseñados para poder trasportarlos, convirtiéndose en soluciones ideales para los trabajadores de campo o en movilidad. Otros se han diseñado para guardarlos en cajones y mantener ordenado nuestro espacio de trabajo en casa, o bien para ubicarlo encima de una mesa. En definitiva, se trata de modelos de escáneres que ofrecen múltiples opciones de uso.
  
• Incorporar OCR – El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) hace que los textos impresos sean editables, lo que permite que la digitalización se afiance, al facilitarnos la localización inmediata de los archivos buscando por su contenido en el sistema.

A medida que las consideraciones ambientales colisionan con las posibilidades de la digitalización, la conversión de archivos en papel a formatos digitales será cada vez más importante. Por lo que, si te sientes inspirado para eliminar la pila de papeles de tu oficina, ¿por qué no empiezas hoy?