¿Cuáles son las ventajas de poseer un software para la gestión de documentos?
Seguro que has oído hablar infinidad de veces del software, pero ¿sabías realmente por qué es tan importante y para qué se utiliza? El hardware, que es la parte material, lo físico que podemos ver y palpar, en ocasiones se queda corto a la hora de solventar todas las necesidades que puede requerir una empresa en tanto en cuanto que hablamos de impresión o gestión documental. Esto sucede especialmente en las empresas que poseen una mayor dimensión, ya que debido a la complejidad de su estructura y procesos habitualmente requieren de un mayor soporte de la tecnología para que todo fluya y funcione correctamente. Es ahí donde entra en juego lo que conocemos como el software. El software no es algo físico, no es tangible. Es información. Es, por ejemplo, el sistema operativo de un ordenador.
Pero, en el caso que nos ocupa, ¿cuáles son las ventajas de contar con un software para la gestión de documentos? (ya sea en formato impreso o en digital. Para empezar, permite gestionar, proteger y controlar los documentos unificando la impresión, la digitalización y los flujos de trabajo. A continuación, detallamos algunas de las principales ventajas del uso del software para la gestión documental:
- Mejora la productividad, minimiza las vulneraciones de la seguridad y reduce los costes de conformidad (costes de fallos internos y externos) haciendo uso del conjunto de características de impresión y captura inteligentes integradas.
- Amplía las funciones de administración de impresión, lo que permite gestionar la seguridad de documentos, la automatización de flujos de trabajo y el cumplimiento normativo.
- Garantiza que los trabajadores puedan imprimir y recoger documentos bajo demanda en cualquier dispositivo que se encuentre en la organización.
- Permite la autenticación y controles de acceso basados en usuarios, por lo que garantiza que los documentos no caigan en manos equivocadas.
- También permite la autenticación unificada y clasificación de documentos mediante normas que permiten la aplicación centralizada de funciones de seguridad.
- Protección avanzada de la información mediante soluciones como marcas de agua, cifrado y conversión.
- Captura y enrutamiento desde dispositivos móviles, el escritorio del PC o desde el multifunción al correo electrónico.
- Arquitectura de microservicios permite una aplicación uniforme y automática de estructuras de indexación estándar, clasificaciones, protección mediante contraseña o cifrado, entre otros.
En definitiva, el uso de software en la gestión documental permite automatizar procesos, así como, mejorar y optimizar la gestión de documentos y al mismo tiempo, resuelve uno de los mayores dilemas a la hora de manejar información: garantizar la seguridad de la misma, refiriéndonos tanto a que no se pierda (mediante copias de seguridad) como a que no caiga en manos equivocadas. . Gracias a la colaboración con socios de software para la gestión documental, es posible crear soluciones para todas y cada una de las necesidades específicas, tanto para el tratamiento de documentos físicos como digitales.
