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Cómo incrementar la productividad con una gestión documental adecuada

Como toda empresa que se precie, los procesos de facturación y escaneado de albaranes son tareas metódicas del día a día, que no por ello deberían exigir una gran inversión en tiempo y empleados. Si es el caso de tu negocio, la solución está en mejorar la productividad de tus empleados y reducir el tiempo que invierten en determinadas operaciones administrativas – como el proceso facturación – para que se centren en tareas que son más críticas para la compañía.

 

Las empresas que generan un importante volumen de facturas y albaranes al mes suelen tener un empleado encargado de escanear, renombrar y guardar masivamente esos documentos para cumplir con la normativa. Pero esto no resulta productivo, ya que se está invirtiendo mucho tiempo y recursos humanos que podrían centrarse en operaciones que aportan más valor al negocio. Por eso, la solución está en automatizar este proceso a través de herramientas que, además de liberar tiempo de los empleados, permitan evitar cualquier error que pueda poner en riesgo el negocio. Y para ello, es fundamental contar con el proveedor de gestión documental adecuado, que será aquel que se adapte a las circunstancias concretas de la compañía, con tecnologías que permitan reducir drásticamente el tiempo que invierten los empleados al año en la gestión de albaranes y facturas, para incrementar así la productividad de estos y experimentar importantes ahorros de costes.

 

Las empresas demandan cada vez más un mayor nivel de servicio y flexibilidad, así como una elevada relación inversión-beneficio para que sus departamentos de facturación y las áreas de logística puedan adaptar sus presupuestos e invertir en una mejora en la optimización de sus actividades. Soluciones, como las impresoras multifunción láser de uso profesional que integran la tecnología OCR para reconocer caracteres escritos a mano, son perfectas para este tipo de tareas.

 

Con el despliegue de estas herramientas, las empresas obtienen un importante valor añadido ya que, gracias a la incorporación del OCR, soportado por una solución como Kofax Control Suite, también pueden renombrar correctamente los documentos escaneados masivamente en función de la numeración e información específica de cada albarán, además de identificar (y separar) fácilmente cada factura entre pagada o pendiente –según si el documento original está o no sellado, por ejemplo–, y guardar los archivos en su ubicación correspondiente. De esta forma se consiguen importantes ahorros de tiempo al equipo de contabilidad, para que pueda centrarse en tareas más críticas para el negocio, como comprobar de manera precisa si se han hecho los pagos de las mercancías.

 

En cuanto a características, estos equipos multifunción profesionales deberán contar con una gran capacidad de memoria, un procesador considerable y diferentes opciones de conectividad para que puedan ser utilizados y compartidos por varios usuarios sin esperas, contribuyendo en elevar la productividad de la empresa. Además, para beneficiarse de una ventaja competitiva, deberán estar equipados con: un escáner que permita digitalizar documentos a una velocidad óptima; un Alimentador Automático de Documentos (ADF) para que las funciones de escaneo y copia se hagan de forma rápida y sencilla; una pantalla táctil desde la que se pueda acceder a servicios en la nube para subir documentos escaneados a plataformas web o descargar archivos para su impresión; así como soluciones avanzadas para, por ejemplo, personalizar esa pantalla táctil y adaptarla a las necesidades concretas de la empresa, o enrutar documentos automáticamente con códigos de barras para determinar la localización de cada documento escaneado, enviando cada archivo individual a la carpeta requerida.

 

Hoy en día, optimizar el tiempo invertido en las actividades de las empresas es fundamental para ser más competitivos y será lo que las distinga del resto dentro del sector en el que operan. Por eso, se deben dotar de la solución de gestión documental adecuada para que el manejo y gestión de determinados documentos no lleve más tiempo del necesario. Y esto solo se consigue con una herramienta que permita automatizar cuantas más tareas, mejor. Invertir ahora en tales soluciones es sinónimo de enormes beneficios en el futuro.  

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