El expediente electrónico y la importancia de la digitalización de documentos

La digitalización de las empresas y las administraciones públicas en las últimas décadas han construido historiales sobre cada persona, física o jurídica, en formato electrónico, fácilmente accesibles, más cómodos a la hora de consultarlos y seguros. El expediente electrónico ya forma parte de nuestro día a día.

¿Qué es el expediente electrónico?

Un expediente electrónico es un conjunto de documentos electrónicos que forman parte de un determinado proceso administrativo. Los documentos electrónicos contienen información relevante sobre un individuo o grupo, que nos permite realizar diferentes gestiones con las administraciones. Por ejemplo, la situación legal de una empresa o individuo durante un proceso judicial.

El expediente electrónico es la evolución de los dossieres en papel que se han venido utilizando hasta la digitalización de las organizaciones. El proceso de tramitación de este tipo de documentos es similar, pero en lugar de hacerlo en papel, se desarrolla todo de forma digital, incluyendo elementos como sellos o firmas, que ahora se hacen directamente con el ordenador, sin que pierda por ello su validez legal y de manera completamente segura.

¿De qué se compone un expediente electrónico?

El expediente electrónico es un conjunto de documentos electrónicos que reúnen la información necesaria sobre una persona física o jurídica. Por lo general, está formado por:

• Documentos electrónicos. Expedientes, emails, documentos pdf y toda la documentación necesaria para completarlo.
• Índice electrónico. Firmado por la administración o entidad correspondiente que garantizará la integridad del expediente electrónico
• Firma electrónica. Que identifica de manera inequívoca al firmante, asegura la integridad del documento y garantiza el ‘no repudio’ (que el firmante no pueda negar que efectivamente ha firmado el documento)
• Metadatos obligatorios. Huella digital, sello electrónico y todos los códigos que sirvan para identificar el origen y las características del documento.

Ventajas del expediente electrónico

El proceso de digitalización de los documentos, pese a ser complejo y requerir de una gran coordinación entre las diferentes administraciones, ofrece una serie de ventajas destacables para los usuarios y las organizaciones.

• Trámites descentralizados. No es necesaria la presencia física de la persona para realizar un trámite, ya que la documentación electrónica puede ser consultada de manera online, con lo que se agilizan mucho las tareas y permite comprobar en tiempo real cualquier dato que se necesite. La documentación puede aportarse en un registro o ventanilla única sin tener que desplazarse a una localización concreta.
• Expedientes con validez legal. Gracias a tecnologías como el cifrado de los datos y las firmas electrónicas, un expediente electrónico tiene la misma validez que uno equivalente en papel.
• Sencillez en la localización. Al estar todo clasificado y accesible, es muy sencillo buscar información de manera casi instantánea.
• Seguridad adicional. Las limitaciones del papel (extravío, deterioro, ilegibilidad…) no existen en los expedientes electrónicos, que pueden ser copiados fielmente según la necesidad, no se extravían y es más cómodo para el ciudadano, ya que la información que tiene la administración se puede consultar telemáticamente y no es necesario aportarla de nuevo.

Solución de digitalización de documentos

La aplicación de los expedientes electrónicos, sobre todo en las administraciones públicas ha supuesto una evolución positiva en cuanto a la agilidad con que se tramitan los procedimientos, al no necesitar de un soporte físico que está limitado por sus propias características. Crear documentos electrónicos desde el principio no es complejo, pero en muchos casos el desafío está en conseguir transformar millones de dossieres en papel a un expediente electrónico igualmente válido para poder tener acceso a toda esa información desde un ordenador. Para realizar esta tarea de una manera eficiente y eficaz, es necesario contar con una solución de digitalización de documentos.

Las soluciones de digitalización de documentos permiten transformar documentos en formato papel a formato electrónico garantizando una copia auténtica de los documentos digitalizados, haciendo uso de tecnologías como el escaneado a HTTP/S y servidores de aplicaciones que mantiene la interoperabilidad que regula este tipo de procedimientos. Una de las características necesarias para este tipo de procedimientos es contar con equipos que se adapten a las necesidades del usuario y que sean fáciles de usar. Teniendo esto en cuenta, estas soluciones se integran en sistemas complejos con el fin de evitar los errores del usuario y mediante herramientas de control y seguridad, como pueden ser claves, códigos de barras, tarjetas NFC etc; automatizar gran parte del proceso garantizando el acceso de cada usuario de manera segura.

En muchas empresas y organizaciones se sigue contando con una gran cantidad de documentos en papel que precisan ser tramitados de manera electrónica. Por eso es necesario contar con una solución de digitalización de documentos que sea sencilla y práctica a la vez que garantice la seguridad y la eficacia durante el proceso.