Implementa un inventario por código de barras

El inventario registra los bienes y materiales que posee una empresa de una manera detallada, ordenada y valorada. Por lo tanto, es una manera de control prioritaria en multitud de sectores en los que se fabrique, almacene o distribuya cualquier tipo de mercancía física. Un inventario puede contener materias primas, productos en proceso y productos terminados disponibles para la venta.

El inventario es fundamental porque ayuda a:

1. Comprender qué es lo que se tiene en almacén, cuándo entra y cuándo sale el stock.
2. Reducir costes, acelerar la entrega de pedidos y prevenir el fraude.
3. Evaluar los activos de un negocio, equilibrar cuentas y proporcionar informes financieros.
4. Mantener un balance correcto de existencias en los almacenes.

Cuando se tiene control sobre el inventario, se puede brindar un mejor servicio al cliente y comprender qué es lo que mejor se vende o lo que no tiene éxito.

Hay muchas maneras diferentes de mantener el control de un inventario. Una de las más eficaces es mediante el uso de códigos de barras por los grandes beneficios que puede aportar.

Beneficios de usar el código de barras para controlar el inventario

1. Evita el error humano y ahorro de tiempo. Al no tener que introducir datos de manera manual, se reducen las posibilidades de error. Además, se ahorrará tiempo ya que ningún empleado tendrá que introducir los datos manualmente o corregir posibles errores.
2. Es fácil de usar. Aunque la empresa esté formada por personal acostumbrado a otros métodos de inventariado, implementar el control mediante el código de barras es muy sencillo, ya que no requiere de conocimientos tecnológicos avanzados. Además, requiere menos tiempo de formación, ya que se precisa una menor participación en el proceso, que pasa a estar más automatizado.
3. Es un sistema que ahorra costes. Principalmente, porque no requiere una gran inversión para llevarlo a cabo. Los códigos de barras son fáciles de diseñar e implantar y cuestan muy poco en comparación con los beneficios que aporta, como la reducción de costes y tiempo, lo que redunda en una mayor productividad empresarial.
4. Es versátil. Los códigos de barras pueden contener cualquier tipo de datos y, por lo general, se pueden adjuntar a cualquier superficie.
5. Mejora el control sobre el inventario. Una vez que se escanea un código de barras y se agrega a una base de datos en particular, se obtiene información valiosa sobre el estado del inventario, como el envío, la recepción y las cantidades de inventario.
6. Mejora la toma de decisiones. Gracias a la velocidad y fiabilidad con que este sistema proporciona datos sobre el estado del inventario, la toma de decisiones puede hacerse de una manera más rápida y precisa, lo que se traduce en un ahorro de dinero a largo plazo.

Cómo implementar un sistema de inventario por código de barras

1. Elige la solución de impresión de etiquetas por código de barras adecuada para las necesidades de la empresa: El primer paso para adoptar este nuevo sistema de control de inventario es asegurar la calidad del código de barras. Es conveniente elegir la etiqueta más adecuada para cumplir con los requisitos de uso en cuanto a durabilidad y legibilidad, así como seleccionar la impresora de etiquetas con la velocidad que más se adapte a las necesidades de la empresa.
2. Seleccionar el material de las etiquetas de código de barras óptima para el entorno: Si bien el soporte de las etiquetas que contienen los códigos de barras pueden ser el elemento más económico del sistema, son los más susceptibles a los cambios medioambientales, ya que están expuestos a las condiciones del propio almacén durante largos periodos de tiempo. Hay que elegir materiales que no se degraden, independientemente de las condiciones a las que sean expuestas. Por ejemplo, si se trabaja en un almacén o empresa donde se manejan productos corrosivos, debe elegirse un soporte duradero para este tipo de industrias.
3. Hacer una prueba de las etiquetas de código de barras antes de implementar el sistema: Además de comprobar que las etiquetas contienen la información pertinente para nuestra tarea, se debe hacer una prueba exhaustiva en el lugar de trabajo real durante un período de tiempo específico. Este tiempo debe ser lo suficientemente largo como para reflejar todas las posibles condiciones del entorno donde se almacene.
4. Revisar y valorar todos los pilares de la nueva forma de gestión: Se recomienda hacer una revisión exhaustiva de todas las opciones que serán el soporte del sistema de control de inventario, como el software, los escáneres a utilizar, las etiquetas o cualquier otro equipo implicado para elegir las opciones que mejor se adapten a nivel de funcionalidad y coste.
5. Integrar el sistema de código de barras en los sistemas de información ya existentes: Debido a que la mayoría de las compañías ya cuentan con un sistema de información, la nueva solución de código de barras deberá integrarse con el sistema preexistente. Esto requerirá algo más que simplificar la infraestructura física, ya que será necesaria una comprensión de cómo llegarán los datos al sistema a partir de la información del código de barras.

Esta solución es perfecta para mejorar los esfuerzos a la hora de gestionar un inventario aunque aplicarla con éxito requiere tiempo. Sin embargo, una vez implementada puede resultar muy beneficiosa para la mejora de la productividad de cualquier empresa.