La impresión distribuida, el modelo clave para la vuelta a las oficinas
Pongámonos en situación: un gran equipo de impresión, centralizado, con muchas funcionalidades y pensado indistintamente para trabajos copiosos como informes o mailings y para otros más ligeros, de quizá una sola hoja como factura o un billete de avión. Eso es lo que tienen muchas grandes empresas para atender las necesidades de sus empleados. Y es impresionante: un córner por planta donde decenas de empleados de varios departamentos pueden enviar sus trabajos a esas máquinas con capacidad titánica, enormes cargas de papel de distintos tamaños o grosores y reservas de tinta para atender todas las demandas. Todo un hipermercado de la impresión que surgió en un momento en que las oficinas crecían, la tecnología impregnaba el mercado y las plantillas funcionales se multiplicaban, y que ha estado reinando hasta ahora. Pero, al igual que esas grandes tiendas, este modelo está empezando a dejar paso a locales (y equipos de impresión) más pequeños, adaptados a las demandas del usuario, con atención personalizada y, sobre todo en estos tiempos en los que una pandemia ha cambiado la forma de hacer las cosas, obligando a respetar la distancia social.
Hoy vivimos una nueva normalidad, en la vida y en los negocios, que requiere soluciones – también de impresión- diferentes. Las oficinas, tras la pandemia y el teletrabajo, serán previsiblemente lugares con mayor distancia entre los empleados y con horarios más flexibles. Las empresas deberán implantar medidas de seguridad y cuidado de la salud. Seguramente desaparecerá la máquina de café y la cesta de fruta compartida, y por tanto también esa impresora común en la que muchas personas debían convivir (y con ello decimos teclear claves, reponer papel o respirar a corta distancia haciendo cola para recoger). Primará, obligado por las circunstancias, no solo ese distanciamiento social, sino también evitar el contacto todo lo posible y eso significa que el modelo de impresión distribuida compuesto por varios equipos más pequeños y funcionales que den servicio a grupos reducidos de personas será el aliado perfecto para adaptarse a esta nueva realidad.
Ya hay algunas corporaciones que lo llevan utilizando un tiempo. Las nuevas generaciones de trabajadores y empresas tienden a la practicidad en general y con este formato de impresión distribuida -varias impresoras más pequeñas repartidas a lo largo y ancho de la oficina- se evitan no solo las aglomeraciones de personas frente al aparato, sino también el atasco o superposición de trabajos (siempre en los momentos más inoportunos).
Además, cada uno de estos equipos ‘individuales’ en un modelo de impresión distribuida puede ajustarse mejor a las necesidades de grupos pequeños de empleados. Por ejemplo, solo para imprimir etiquetas en la recepción, solo para escanear en el caso de un jefe de equipo, solo monocromo para el departamento financiero o a todo color para el de marketing. Para la empresa no solo es garantía de eficiencia, sino también de productividad y ahorro de tiempo: los empleados tendrán los equipos mucho más cerca y los compartirán menos personas, con lo que imprimir y recoger el trabajo serán acciones casi inmediatas. Su coste unitario es, por supuesto, menor, y les facilita el cumplimiento de las normativas a las que están teniendo que adaptarse a marchas forzadas.
Y no olvidemos en este nuevo paisaje laboral al teletrabajador, cuya figura a buen seguro se mantendrá y se consolidará. Por razones obvias, ellos tendrán difícil acceder a ese gran equipo de impresión centralizada si lo hubiera - aunque sí podrán acceder a trabajos a distancia si son modelos conectados- y necesitarán uno propio que, en algunos puestos, será fundamental para llevar a cabo su trabajo. Ya no solo se trata de un entorno de impresión distribuido, sino que va más allá para convertirse en un entorno hiperdistribuido en el que el espacio de trabajo se extiende al domicilio del empleado, el cual requiere soluciones en cuanto a la gestión y administración de dispositivos por parte de los gestores de TI.
Convivimos hoy con algo que hace solo unos meses nos parecía ciencia ficción distópica, y parece que el distanciamiento social es una realidad a la que trabajadores y empresas deberán adaptarse y facilitar respectivamente. Contar con un formato de impresión distribuida o hiperdistribuida es una garantía de que todo seguirá funcionando de la manera correcta y de que los trabajadores, estén donde estén y sean cuales sean las circunstancias, podrán seguir gestionando sus tareas de manera eficiente.
