¿Está tu empresa preparada para cumplir con el GDPR?
Anthony Buxton, Senior Manager, Legal & Corporate Governance de Brother, comenta que la seguridad de los dispositivos aumenta de cara a la implementación del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).
Según una investigación realizada hace apenas dos años, atender a la seguridad de la información de los documentos ya estaba en el punto de mira de las pequeñas y medianas empresas en Europa. Sin embargo, todavía hay un número considerable de empresas que no tienen una estrategia definida para adaptarse a este Reglamento.
Esta estrategia debería incluir, de manera global, a la organización y a los empleados; regulando todos los procesos en los que se manejen los datos y la impresión, sin lugar a dudas, debe formar parte de esta estrategia.
Un nuevo estudio realizado este año a pymes y grandes empresas ha revelado que el 96%1 considera importante la seguridad en la impresión. Pero a pesar de estos resultados, todavía existe una falta de confianza entre las empresas. Solo el 22% de las compañías europeas están completamente seguras de que su parque de impresión está protegido contra amenazas.
Los datos del estudio también revelaron que las organizaciones más grandes se adelantan al GDPR e imprimen con seguridad. Las grandes compañías (53%) tienen más probabilidades de incorporar soluciones que atiendan a la impresión segura, más del doble del porcentaje que representa a las pymes (24%).
Las posibles sanciones por incumplimiento del reglamento alcanzan multas máximas de 20 millones de euros o el 4% de la facturación global (lo que sea mayor).
Por otro lado, existe una creciente expectativa en el cumplimiento del reglamento por parte del cliente, a medida que las personas se vuelven más conscientes de los derechos que afectan a su intimidad. En ese sentido, la reputación de las pymes depende del buen uso de los datos, que afecta en gran medida a la toma de decisiones en sus prácticas de impresión y digitalización.
Amenazas en el campo de la impresión y el escaneado
El aumento de las funcionalidades y la conectividad conllevan riesgos de seguridad adicionales para los dispositivos en red. Las cuatro áreas clave de riesgo incluyen:
- Fugas accidentales de impresiones confidenciales.
- Fugas accidentales de escaneos confidenciales.
- Intrusiones en la red debido a una seguridad inadecuada.
- Usuarios no autorizados que obtienen acceso a dispositivos no protegidos.
En resumen, si alguien puede recoger los documentos de una impresora y marcharse con ellos, los datos corren peligro y tu empresa podría ser responsable.
Impresión Segura
Esta funcionalidad es perfecta para pequeñas empresas que ocasionalmente necesitan imprimir documentos confidenciales, La “Impresión segura” es una funcionalidad incluida en muchos equipos.
Al imprimir un documento sensible, los usuarios podrán seleccionar la función de impresión segura, y se les pedirá un código de cuatro dígitos. Este código será el deberán teclear en el equipo para poder liberar el documento, retrasando la impresión hasta que el usuario se encuentre físicamente frente al equipo. Esta funcionalidad es perfecta para usuarios que comparten el mismo equipo.
Secure Print+
Dirigida a PYMES con mayores necesidades de seguridad, los usuarios cuentan con una tarjeta de identificación para liberar sus trabajos de impresión. Esto funciona a través de Near Field Communication (NFC) y está vinculado a un número único por cada empleado. La tarjeta hace el uso más sencillo, ya que los empleados no necesitan recordar un código PIN para liberar los trabajos de la impresora.
Secure Print+ se puede utilizar en diferentes funciones como: escaneo, copia y envío/recepción de faxes. Además, permite configurar el dispositivo para que los documentos se eliminen automáticamente, transcurrido un periodo de tiempo concreto.
Bloqueo Seguro de Funciones
Esta funcionalidad gratuita permite que una empresa tenga más control sobre sus dispositivos, restringiendo el acceso a la configuración del equipo a través de su panel de control. La función bloqueo seguro también restringe el acceso a ciertas funciones, lo que permite a las empresas decidir qué empleados pueden hacer qué. Eso podría ir desde la capacidad de controlar quién puede imprimir, escanear, copiar, enviar faxes o imponer límites mensuales a través de números PIN y tarjetas NFC.
Con la implementación del nuevo Reglamento General de Protección de Datos la configuración de estos ajustes en los equipos puede reducir significativamente el riesgo de acceso no autorizado a datos confidenciales.
Cifrado de la información
Ocasionalmente, con algunos softwares, las empresas deben tener en cuenta que los datos se pueden interceptar cuando se desplazan a la impresora. Para protegerse de esto, nuestros dispositivos tienen encriptación de seguridad de capa de transporte (TLS) y encriptación Secure Socket Layer (SSL). Esta es la misma tecnología que se usa en el comercio electrónico para proteger los datos bancarios y de las tarjetas de crédito. Los archivos más confidenciales se pueden encriptar a una velocidad de hasta 256 bits durante la transmisión a través de la red.
1 Servicios gestionados de impresión de Quocirca, 2017. Resultados de encuestas europeas de 180 organizaciones pymes (500-999 empleados) y grandes (más de 1000 empleados) en el Reino Unido, Francia y Alemania utilizando un servicio de impresión administrado.
