Cómo imprimir sobres para tu negocio

El uso del email es uno de los métodos más utilizados por cualquier negocio para comunicarse entre los miembros de la empresa y, también con sus clientes. Sin embargo, su uso no suprime otras formas de comunicación tradicionales como es el envío de cartas.

Hoy en día, el uso del correo postal es todavía un elemento muy importante en el marketing de una empresa a la hora de comunicarse con empleados, proveedores y clientes, ya que es útil para enviar tanto propuestas de venta, folletos y catálogos, como facturas o invitaciones. Por ese motivo, la forma en la que se realiza este contacto –cuando se hace en nombre de una empresa o negocio- debe representar la identidad de marca, al igual que lo hace una tarjeta de visita o una página web.

Es por ello por lo que cualquier información que se desee comunicar por correo postal debe hacerse de una manera profesional y, para conseguirlo, el primer paso es usar sobres que reflejen la imagen corporativa. Hay que tener en cuenta que los sobres serán el primer impacto visible de la comunicación y puede ser un factor determinante de cara a que el receptor decida abrirlo o no.

Por ese motivo, lo más conveniente es que las direcciones no estén escritas a mano. Un equipo de impresión da la llave para poder imprimir los sobres con la dirección de los destinatarios y conseguir un resultado aún más profesional. A continuación, te damos unos consejos que pueden resultarte muy útiles para esta tarea.

¿Cómo imprimir tus propios sobres?

1. Consejos útiles antes de imprimir

• El primer paso es elegir el material adecuado para la tecnología de impresión con la que se cuente. Hay que considerar que los sobres para inyección de tinta tienen mayor capacidad de absorción, y los sobres para equipos láser están diseñados para aguantar las temperaturas que se alcanzan en el proceso de fusión, sobre todo en el caso de los que tienen ventanillas.
• Además, es aconsejable no utilizar sobres con sellos que tengan relieve, ya que podrían dificultar la impresión.
• Tampoco es conveniente emplear sobres de baja calidad, ya que pueden ocasionar pliegues y deteriorar la calidad de la impresión, estropeando el resultado final.
• Es mejor no usar papel de un tamaño superior a 215.9 mm (8.5 in.) de ancho y 355.6 mm (14.0 in.) de largo. Puedes utilizar sobres tamaño Com-10, Monarch, C5 y DL.
• Antes de colocarlos en la impresora, hay que cerrar las solapas del sobre, sin llegar a pegarlas.
• Es mejor imprimir los sobres desde la bandeja multipropósito del equipo, ya que los sobres tienen un gramaje especial.

2. Configurar la impresión

Una vez se hayan elegido los sobres más adecuados para la impresión, debes configurar tu software para la impresión en tamaño sobre. Puede hacerse fácilmente desde Word u otro programa que tenga habilitada esta opción.

3. Consejos a la hora de imprimir sobres

• La impresión se realizará mejor si se ajustan las guías de la impresora al tamaño del sobre.
• Para imprimir, se deben colocar los sobres con el lado a ser impreso hacia arriba y las cuatro esquinas alienadas.
• No conviene colocar los sobres excediendo la capacidad máxima permitida, ya que podría producirse un atasco de papel.

4. Una alternativa: impresoras de etiquetas

Para integrar las direcciones de los destinatarios en sobres otra opción es usar una impresora de etiquetas. Es una alternativa sencilla y perfecta en comparación con la impresión directa de sobres en el caso de que tengas bastante volumen de destinatarios, y siempre es una mejor opción que escribir los datos manualmente. Simplemente, tendrás que diseñar la etiqueta en el software habilitado para el equipo, imprimirla y pegarla directamente en el sobre. Además, con esta opción, se ahorra tiempo y se evitan errores de escritura. Y es la opción casi de obligado cumplimiento si vendes en un Markeplace.

En definitiva, la impresión de sobres es la opción perfecta para aquellos negocios que se comunican con sus clientes o proveedores mediante correo postal. No solo ofrece resultados profesionales que fortalece la imagen de marca, sino que también permite ahorrar tiempo a los trabajadores ya que, en unos pocos minutos, pueden tener un gran número de sobres impresos listos para enviar y libre de errores.