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Elegir la impresora adecuada para mi empresa

Cómo elegir la impresora adecuada para mi empresa

El momento de elegir una impresora es una tarea importante que requiere tiempo y no es inmediata. Un usuario común no suele estar al día de los avances más importantes de este tipo de productos y no sabe en qué tiene que fijarse para elegir el equipo más adecuado.

La impresora seleccionada debe contar con todas las funcionalidades que satisfagan las necesidades del negocio. Sin embargo, es difícil saber con seguridad cuál es la mejor opción ya que hay muchos factores y variables en las que fijarse, como pueden ser: la tecnología (láser o tinta), tipo de impresión a color o monocromo, funcionalidades, etc.

Para poder realizar este proceso de una manera adecuada, primero hay que analizar esas necesidades y conocer qué opciones hay en el mercado para poder tomar la decisión correcta.

¿Qué necesidades de impresión tiene mi empresa?

Lo primero es analizar las necesidades propias del negocio:

  • Número aproximado de páginas que se imprimen al mes.
  • Si es necesario imprimir en color o solo en negro.
  • Si se necesitan otras funcionalidades como copiadora, escáner o fax.
  • Tipo de conectividad: WiFi, red cableada, app móvil…
  • Sí es necesario imprimir en formatos diferentes del A4, como el A5, A3 o en diferentes tipos de papel, como el papel fotográfico.
  • Si habrá una persona encargada de su gestión o se prefiere el uso de servicios gestionados de impresión.
  • Si existe espacio suficiente para una impresora de mayor tamaño.

Una vez se tengan claros estos puntos, lo ideal es priorizar la importancia de cada funcionalidad requerida con el fin de poder ponderar los diferentes modelos de impresoras disponibles en el mercado y poder tomar la decisión más adecuada.

¿Cómo elegir la impresora más adecuada para mi empresa?

La impresora más adecuada para mi empresa por su conectividad

Hoy en día es fundamental que la impresora tenga capacidad de conectarse al WiFi, que pueda utilizarse desde un dispositivo móvil, que pueda conectarse a servicios en la nube, etc. De esta manera cualquier usuario que esté conectado a la misma red podrá imprimir directamente desde su ordenador, smartphone o tableta. Gracias a la conexión WiFi se puede Contar con aplicaciones dedicadas para obtener información sobre los niveles de tinta, la falta de papel, el formato o las averías directamente en el móvil, lo que resulta mucho más práctico de gestionar.

La impresora más adecuada para mi empresa por costes de impresión y precio

El precio de los cartuchos varía si estamos hablando de tinta o láser, también si solo imprimimos en negro o en color. Por lo general los costes de impresión más económicos los encontramos en la combinación de impresora láser y copias en negro, pero dependerá del volumen de impresión y de la calidad que necesitemos.

Una buena manera de calcular el volumen de páginas que se imprimen en un periodo de tiempo concreto es contar el número de paquetes de folios que se han usado. A medio/largo plazo, te podrá compensar invertir en un equipo de impresión un poco más caro, pero que tenga un coste por página impresa más económico, adecuado al uso que se le da.

La impresora más adecuada para mi empresa por tamaño

Si el espacio en la oficina es un problema, lo mejor es optar por una impresora lo más compacta posible. La evolución tecnológica en este sector ha permitido ir incorporando prestaciones altas en equipos más compactos.

Es importante tener claro cuáles son nuestras necesidades y comprobar si existe un modelo de impresora del tamaño adecuado con todas las funcionalidades necesarias. En el contexto actual, en el que pasamos más tiempo teletrabajando, tener un equipo profesional que no ocupe espacio en casa es un factor a tener en cuenta.

La impresora más adecuada para mi empresa por funcionalidades

Debido al avance de la digitalización documental en el sector empresarial, una de las funciones más demandadas por las pequeñas empresas es el escáner.

Esta funcionalidad está incluida en las impresoras ‘multifunción’, por lo que en el caso de que la empresa no disponga de un escáner y sea el momento de adquirir una nueva impresora, es posible que salga más económico optar por una impresora multifunción. Te permitirá imprimir, pero también digitalizar o incluso mandar faxes si es un 4 en 1.

Otras de las funciones cada vez más demandadas por los pequeños negocios, como hemos comentado antes, son la conectividad WiFi o las aplicaciones móviles para manejar la impresora desde el smartphone.

Servicios gestionados de impresión

Aunque las pequeñas empresas piensen que los servicios gestionados de impresión son para empresas grandes, esto ya no es así. Este tipo de servicios se han vuelto muy accesibles, flexibles y sencillos para todo tipo de empresas. Con un servicio gestionado de impresión los pequeños negocios no tienen que preocuparse por la gestión de sus impresoras en cuanto al nivel de tinta, reemplazo de cartuchos, servicio técnico o configuraciones varias.

En este sentido, los servicios gestionados de impresión podrán ser muy útiles para reducir la carga administrativa de gestión de las impresoras en empresa.

La cantidad de opciones y planes diferentes que se pueden contratar hace que en la mayoría de los casos merezca la pena optar por un servicio gestionado de impresión, incluso en los negocios pequeños.

La impresora perfecta para mi empresa

Elegir la impresora adecuada para una empresa requiere de un análisis previo de las necesidades del negocio y consultar las opciones que ofrece el mercado, con la idea de ajustar lo mejor posible esas necesidades a los modelos reales que existen. Una vez hecho, la parte más sencilla será la de elegir la opción acertada y empezar a trabajar.

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