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¿Por qué los Servicios Gestionados de Impresión deben ser una prioridad en el modelo de trabajo híbrido?

Dado que el trabajo híbrido se ha convertido en una práctica habitual para muchos trabajadores, debemos analizar los retos de tener que gestionar más equipos de impresión en un número mayor de ubicaciones, y ver por qué un programa de Servicios Gestionados de Impresión debería considerarse como una prioridad en nuestra estrategia empresarial.

Además de aumentar el riesgo de ciberataques, el trabajo híbrido ha incrementado los quebraderos de cabeza de los profesionales de TI, ya que han visto como disminuía la visibilidad en el uso de las impresoras, encontrándose con barreras significativas para el mantenimiento y reparación de los equipos de impresión que han desplegado las empresas.

Es un hecho que los Servicios Gestionados de Impresión proporcionan importantes ahorros de tiempo, mejoran la eficiencia, aumentan la productividad y reducen los costes. Además, minimizan los residuos, reducen los gastos de capital, optimizan el flujo de efectivo y mejoran significativamente la seguridad de la información.

Por eso, no es de extrañar que el 53% de las organizaciones afirme que su inversión en Servicios Gestionados de Impresión aumentará en los próximos 12 meses[i], siendo las PYMES las que más rápido lo harán, ya que están muy preocupadas por el creciente riesgo de ataques de malware y vulneración de datos[ii].

Te facilitamos cuatro aspectos que debes tener en cuenta a la hora de implementar una estrategia de Servicios Gestionados de Impresión en tu estructura de trabajo híbrida para no quedarte atrás.

 

  1. ¿Cómo pueden los Servicios Gestionados de Impresión mejorar la seguridad de la red, de las impresoras y de los documentos?

    En un mundo de trabajo híbrido, las empresas quieren que su proveedor de impresión les garantice total seguridad1. La preocupación es tan grande que el 71% afirma estar implementando un modelo Zero Trust, que considera a todos los usuarios, dispositivos y flujos de datos como sospechosos, exigiendo una autenticación para cada acción1.

    Eliminar las brechas de seguridad tanto para los empleados que trabajan desde casa como para los que lo hacen desde la oficina es clave en cualquier evaluación de Servicios Gestionados de Impresión, permitiendo integrar el modelo de seguridad Zero Trust en todos los dispositivos de impresión que acceden a la red de tu empresa5.

    Un contrato de Servicios Gestionados de Impresión que incluya el renting de impresoras te permite utilizar equipos con un alto nivel de seguridad. Estos suelen incluir funcionalidades como la protección con tarjeta de banda magnética, la impresión con PIN, el cifrado a nivel empresarial y la detección automática de intrusiones, que vigila constantemente los riesgos de amenazas informáticas.

     

  2. ¿Cómo pueden los Servicios Gestionados de Impresión impulsar la transformación digital?

    En el mundo laboral, la digitalización de los documentos se ha convertido en una necesidad.

    A medida que las empresas implementan programas de transformación digital para seguir el ritmo de las prácticas de trabajo aceleradas por la pandemia[iii], el 37% considera que los Servicios Gestionados de Impresión son un importante motor de la digitalización5. Y es que proporcionan acceso a impresoras multifunción que, no solo permiten imprimir documentos, sino también digitalizarlos, guardarlos y compartirlos.

    Para acelerar la transformación digital de tu compañía, necesitas un proveedor de Servicios Gestionados de Impresión que te ayude a automatizar los flujos de trabajo y te facilite el trabajo en remoto5.

     

  3. ¿Cómo pueden los Servicios Gestionados de Impresión fomentar la sostenibilidad?

    El comportamiento responsable y sostenible es ahora una prioridad para todas las organizaciones. La reducción de los residuos de impresión disminuye tanto el impacto financiero como el medioambiental, y los Servicios Gestionados de Impresión te permiten controlar la impresión y gestionar los consumibles que utilizan tus empleados en múltiples ubicaciones.

    No sólo el 83% de las empresas reconoce la importancia de la sostenibilidad para su negocio, sino que el 52% afirma que la reducción del impacto medioambiental es ahora una prioridad de la gestión de la impresión, incluso mayor que la reducción de costes1. Para conseguirlo, también puedes añadir la devolución y el reciclaje de los cartuchos usados a tu contrato de Servicios Gestionados de Impresión.

     

  4. ¿Cómo pueden los Servicios Gestionados de Impresión ayudar con los volúmenes de impresión variables?

El 85% de las empresas ha confirmado que los volúmenes de impresión en las oficinas han descendido como consecuencia de la pandemia1. Pero esta reducción puede ser menor tras la pandemia, ya que las empresas de 1 a 20 empleados esperan imprimir sólo un 11% menos que antes de la pandemia[iv]

El verdadero reto del trabajo híbrido no consiste en gestionar un menor número de impresiones, sino en gestionar la irregularidad de los volúmenes de impresión. Los Servicios Gestionados de Impresión ayudan a controlar las fluctuaciones mediante la supervisión del uso de las impresoras y la optimización de tu parque de impresión para ofrecer el mejor valor.

Y como solo pagas por lo que se imprimes – sin límites mínimos –, los Servicios Gestionados de Impresión te proporcionan visibilidad y control del coste de cada equipo que conforma tu parque de impresión, independientemente de dónde esté ubicado.

Además, los Servicios Gestionados de Impresión responden a las alertas automatizadas de sustitución de consumibles, enviando los cartuchos de tinta y tóner cuando se necesitan, ya sea a tu oficina o directamente al domicilio de tus empleados.

 

El futuro de los Servicios Gestionados de Impresión

El cambio hacia el trabajo híbrido está haciendo que más organizaciones trasladen su infraestructura de impresión a la nube para gestionar las necesidades de una nueva fuerza de trabajo remota.

Como tal, es esencial que las empresas supervisen y gestionen la impresión remota, y es más probable que desarrollen estas capacidades si tu proveedor de Servicios Gestionados de Impresión ofrece herramientas de gestión de impresión en la nube para controlar tanto los entornos de oficina como los domésticos.

[i] Quocirca: "What Next for the Print Industry, 2021?"

[ii] Millioninsights.com: "Report Summary: Managed Print Services (MPS) Market Analysis Report, By Channel, By Deployment, By Organization, By Application And Segment Forecasts From 2020 To 2027"

[iii] Quocirca: "Managed Print Services, 2021 - Transforming the hybrid workplace"

[iv] keypointintelligence.com: "Will Office Print Volume Ever Return to Normal? It Depends" - Marzo 2021

5 https://quocirca.com/content/quocirca-mps-2021/

 

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