El Coste Total de Propiedad de un equipo de impresión: cómo calcularlo
Si nos estamos planteando la compra de un equipo de impresión, tener en cuenta el coste del equipo es parte del proceso. Sin embargo, también debemos considerar otros costes que acompañan al proceso de compra de una solución de impresión. Estamos hablando de los costes variables que se generan por la compra de los consumibles que necesita un equipo de impresión, como es el caso del tóner o cartuchos de tinta, el papel, etc. Y también los costes ocultos, que son los que normalmente no tenemos en cuenta, porque no solo tenemos un desconocimiento de estos, sino que tampoco somos conscientes de los que tenemos que abordar cada día. Y esto se traduce en un gasto excesivo e innecesario.
Por eso, es imprescindible tener una visión completa de lo que suponen los costes reales de adquirir un equipo de impresión, para que tanto particulares como profesionales tengan la capacidad de comparar realmente cuál es la solución que más les conviene, teniendo en cuenta tanto el precio del equipo como el coste de los consumibles durante la vida útil del mismo, así como las diferencias entre las tecnologías de impresión existentes para adquirir la que más se adapta a sus necesidades.
Calcular todos los costes de impresión
Antes de calcular cuánto nos va a costar comprar un equipo de impresión, primero debemos conocer los volúmenes de impresión que manejamos cada día y calcular los costes que suponen los mismos. Es decir, primero tenemos que identificar los costes fijos y variables para saber cuál va a ser el gasto asociado a todo el ciclo de vida del producto.
Sabemos que los costes fijos incluyen el precio de adquisición del equipo, pero ¿somos conscientes de cuáles son los costes variables? Estos incluyen todos los consumibles que necesita una impresora para funcionar – tinta o tóner, papel, etc., además del coste de mantenimiento y de reparación, que no se suele tener en cuenta a la hora de adquirir un equipo, a pesar de que puede representar un coste elevado, ya que cualquier incidencia técnica deberá derivarse a un profesional en algún momento del proceso.
Cuando tienes contratado un servicio de impresión, los costes son más claros. Sabes cuánto cuesta cada página y a final del mes o del trimestre, llega la factura del número de páginas impresas. Si por el contrario no tienes un contrato de impresión, es más difícil saber cuanto imprimes o cuánto pagas por cada página impresa, el cálculo se debe hacer a mano y además debes encargarte de comprar los consumibles y de gestionar las posibles reparaciones.
Además, existen otros costes de los que hay un importante desconocimiento inicial, pero que también necesitamos saber para no incurrir en gastos innecesarios. Son los denominados costes ocultos, que son más complicados de calcular, ya que, además de provenir de la impresión propiamente, también están relacionados con otros aspectos, como el consumo energético, la productividad organizacional o la pérdida de tiempo en tareas administrativas, tales como el cambio de papel, la adquisición y sustitución de consumibles, etc.
¿Qué tecnología de impresión debo elegir?
Para seleccionar el equipo o la tecnología más ajustada a nuestras necesidades es necesario saber el tipo de uso y de trabajos que se van a imprimir, ya que no es lo mismo buscar una impresora para empresas que una para uso particular. Existen dos tecnologías que, según sus características, pueden ser más convenientes para unas situaciones o para otras: las impresoras de tinta y las impresoras láser.
Por un lado, la tecnología de tinta cumple un mejor cometido en pequeños volúmenes de impresión o cuando se necesita imprimir fotografías o documentos de alta calidad. Esto es así porque este tipo de impresoras no requieren calentamiento y consumen menos energía.
Por otro lado, las impresoras láser ofrecen muchos beneficios en cuanto a comodidad, velocidad de impresión y precio por página. Por eso se consideran la mejor opción en los casos donde se necesite imprimir varios documentos de muchas páginas y la velocidad sea importante, ya que la tecnología láser requiere tiempo de calentamiento para la primera página, por lo que está más indicada para tiradas de mayores páginas.
Servicios gestionados de impresión para un cálculo óptimo del TCO
Para tener el control de todos los costes que acompañan a una solución de impresión, existen unos servicios que se han convertido en el aliado perfecto para que la partida presupuestaria destinada a la impresión no se dispare. Estamos hablando de los Servicios Gestionados de Impresión, dentro de cuyo proyecto de instalación incluye un análisis de las necesidades de impresión. Su implantación permite gestionar y optimizar los dispositivos. Y es que contratar este tipo de servicio implica pagar solo por lo que se imprime, es decir, contar con un contrato de “Pago por uso”.
Gracias a estos servicios podremos elegir cuál es el equipo o conjunto de ellos que se adapta mejor a nuestras necesidades, ya que nos permiten tener más información sobre los costes de impresión, al recopilar una amplia variedad de datos acerca del manejo por parte de los usuarios, entre otros aspectos. Son capaces de enviar informes regulares para optimizar los procesos de impresión y tomar realmente el control de los gastos. Además, los Servicios Gestionados de Impresión incluyen el mantenimiento de los equipos y envían alertas automáticas cuando se presenta una incidencia o cuando es necesario sustituir los consumibles, enviando automáticamente los nuevos, por lo que reducen significativamente los costes administrativos y logísticos.
En definitiva, para calcular el coste total de propiedad de una impresora hay que tener en cuenta multitud de factores que determinaran el punto de equilibrio en el que el usuario cubrirá la inversión inicial con la producción. Ser capaces de identificar la solución que mejor se adapta a nuestras necesidades va a ser clave para optimizar los gastos, y para ello existen los servicios gestionados de impresión que ayudan a sacar una mayor rentabilidad a los procesos de impresión.
