¿Cómo ayuda el etiquetado a mejorar la eficiencia del trabajo híbrido?

Durante la pandemia de la COVID-19, el teletrabajo ha crecido drásticamente, tanto los empleados como los responsables de negocios reconocen los beneficios que esta modalidad aporta en lo que respecta al balance entre vida profesional y personal, así como en la productividad. Por eso, muchas empresas están planeando combinar días de trabajo en la oficina y días de teletrabajo.

Según una nueva investigación, hasta un tercio de las horas de trabajo podrían ser desempeñadas desde casa¹ tras la pandemia, y el trabajo híbrido se convertiría en la norma². Pero el teletrabajo, también genera desafíos para las empresas y sus trabajadores.

En el caso de las empresas, una plantilla deslocalizada dificulta el seguimiento de los equipos de oficina, la seguridad de los activos empresariales y la asistencia a los empleados con problemas técnicos cuando hay incidencias. Para los empleados, conseguir crear un entorno eficiente de trabajo en casa puede convertirse en una tarea complicada.

En este sentido, las impresoras de etiquetas se han convertido en una herramienta clave para las empresas, ya pueden ayudar a superar los retos logísticos y de TI que supone trabajar desde casa.

¿Cómo ayuda el etiquetado a los empleados a mantener la productividad y a las empresas a mantener el control de todos los equipos?:

Mejorar el inventario con el etiquetado de activos

A medida que el lugar de trabajo evoluciona y se expande hasta el domicilio de los empleados, éstos tendrán que desplegar más equipos de oficina en su casa, lo que dificulta a las empresas el hecho de realizar un seguimiento de todos esos equipos. Aunque los departamentos de TI de grandes compañías llevan años adoptando procesos como el etiquetado de activos, es posible que las empresas más pequeñas no se hayan visto obligadas a hacerlo hasta ahora.

El etiquetado de activos se utiliza para crear un número de serie o código de barras único para el equipo, ya sea un ratón, un cargador, un portátil o incluso una silla de oficina. Esto permite a las empresas mantener un registro de todos los productos, lo que hace que los procesos de planificación sean más eficientes, el control del inventario sea más sencillo, y permite un proceso más fluido para los departamentos de soporte tecnológico, ya que pueden identificar el equipo rápidamente.

El mantenimiento y las actualizaciones tecnológicas –  como las actualizaciones de firmware –, también se pueden registrar mediante el etiquetado de activos, lo que ayuda a mantener la seguridad de los dispositivos empresariales.

El uso de una impresora de etiquetas de códigos de barras permite imprimir etiquetas legibles y fáciles de escanear, lo que reduce significativamente los errores humanos y agiliza el proceso. Sin embargo, si el equipo está fuera de las instalaciones y no se puede escanear, se puede utilizar un número de serie para identificar el dispositivo.

Etiquetado de equipos para proteger los objetos perdidos

El trabajo híbrido también implica que más empleados están trasladando los equipos de casa a la oficina y viceversa, lo que aumenta el riesgo de que se pierdan durante el transporte. Esto no solo conlleva un coste de sustitución para la empresa, sino también el riesgo de que el trabajo se pierda o que los datos y documentos confidenciales caigan en las manos equivocadas. 

Las empresas pueden mitigar este riesgo, y aumentar las posibilidades de recuperar el equipo, etiquetando claramente los dispositivos con la dirección de su oficina central y los datos de contacto. Esto hace que la persona que lo encuentra pueda devolverlo fácilmente.

Pero puede que esto no sea sólo un problema que se origine en el transporte. El equipo también corre el riesgo de perderse en la oficina debido al aumento de empresas donde los empleados que no tienen su propia mesa de trabajo, sino que van rotando. El etiquetado de elementos con el nombre o el número de identificación de un empleado puede ayudar a evitarlo.

Profesionalización gracias a las etiquetas de envío impresas

El trabajo híbrido, combinado con el continuo aumento del comercio electrónico, puede significar que los empleados envíen más paquetes corporativos y cartas desde casa.

Para garantizar un proceso de etiquetado optimizado, profesional y conforme a la normativa, se puede utilizar una impresora de etiquetas para los envíos a los domicilios de los empleados. Esto permite al personal crear etiquetas claras rápidamente, lo que garantiza que los paquetes se entregan a tiempo y evita posibles errores derivados de un etiquetado poco claro.

Organización de oficinas domésticas

Es probable que, en el futuro, las empresas tengan la obligación de garantizar la idoneidad de los espacios de trabajo en casa. Por lo que ahora mismo las empresas pueden avanzar de forma proactiva proporcionando la capacidad de organizar mejor los espacios de trabajo.

Trabajar en casa significa más equipos, más cables y más papeleo en nuestro hogar, por lo que las compañías pueden ayudar a sus empleados a mantenerse organizados permitiéndoles etiquetar cables, carpetas, archivos y cajas de almacenamiento de forma eficaz para replicar en casa las buenas prácticas de la oficina, sin perder demasiado tiempo en procesos administrativos.

Los entornos de trabajo del futuro también verán una disminución en el número de empleados que tienen áreas de trabajo personales, por lo que el etiquetado de las pertenencias en la oficina será crucial para garantizar que el personal mantenga un seguimiento de sus propios equipos.

Si algo ha demostrado el año pasado, es que las empresas pueden adaptarse a las circunstancias más difíciles. Y, a medida que todos miramos hacia delante de cara al reto de una potencial transición hacia el trabajo híbrido, las empresas pueden confiar en el etiquetado para hacer que la vida sea un poco más fácil.

¹ https://www.consultancy.eu/news/5436/one-third-of-work-in-europe-could-be-remote-post-pandemic
² https://www.bbc.co.uk/news/business-56331654