Cómo superar la crisis a través de la transformación digital
La eficiencia es la clave del éxito. Lo dicen los gurús, los estudiosos y por supuesto también los usuarios: que todo funcione de la manera que debe hacerlo, de la manera más económica posible y gastando el mínimo en tiempo y recursos. Parece fácil, ¿verdad? Aunque se suele ser consciente de la teoría, normalmente el empresario, sobre todo el pequeño, tiene tantos frentes abiertos que es difícil atenderlos a todos: personal, producto, ventas, cadena de suministro…, ¡y gestión de la oficina! Y sí, los objetivos de negocio dependen de lograr la eficiencia en todos ellos.
Vamos a centrarnos en el último: los procesos o flujos de trabajo, que pueden ser además responsables de que esa eficiencia general se logre. Según el informe Creando los procesos digitales del futuro realizado recientemente por Brother, las empresas están de acuerdo en que una mala gestión de dichos procesos puede ser una barrera para alcanzar sus objetivos de negocio: un 66% considera que se realizan demasiados procesos manuales o lentos que podrían ser automatizados y otro 63% cree que se pierde tiempo por la duplicación de tareas en sistemas dispares.
Y es que, ahora que todo o parte del personal teletrabaja, ¿cómo abordar esas tareas administrativas que antes podían ser sencillas (aunque tal vez lentas y farragosas) pero que ahora se hacen cuesta arriba? Los posibles problemas si esos procesos no eran ya sólidamente coherentes y eficientes se agravan, y más si las soluciones tecnológicas de que disponemos no están funcionando, o al menos no todo lo bien que debieran, en esta nueva situación. Por ejemplo, ocho de cada diez empresas dicen que sus empleados no pueden acceder a las impresoras en remoto, escanear desde fuera de la oficina o lanzar una impresión desde su móvil, con los consiguientes retrasos en la entrega de documentos, envíos de facturas, relación con proveedores...
La tecnología como reto y como solución
La actualización tecnológica puede ser la clave. Es cierto que requiere de inversión, y que todavía, para algunos, puede imponer por la velocidad a la que cambia, la necesidad de actualizaciones constantes, los conocimientos especializados que requiere… Pero la transformación digital va a ser siempre una aliada de la eficiencia y los tomadores de decisiones en las empresas son conscientes de ello. En el terreno de la impresión, por ejemplo, los equipos conectados pueden permitir a los empleados trabajar desde cualquier lugar sin dificultad, y otras funcionalidades innovadoras, como el escaneo inteligente, podrían reducir la intervención manual facilitando enormemente los flujos de trabajo. Además de que hoy día, las soluciones de impresión pueden estar más conectadas que nunca: a internet, entre sí y con el resto de los sistemas de la empresa. Toda ayuda es poca en situaciones como la actual.
Y la transformación digital sin duda entra en los planes de las empresas. Ya son muchos los que afirman que planean invertir en tecnologías como la identificación y archivado automático de documentos (65%), la integración de sistemas de terceros como asistentes digitales (53%) o los escenarios basados en reglas IFTTT (if this, then that) con inteligencia artificial y machine learning para imprimir y escanear (56%), entre otras, lo que podría ahorrarles muchas horas de trabajo manual y al mismo tiempo evitar errores reduciendo los costes operativos.
El empleado es la clave, y ofrecerle las mejores herramientas no solo ‘subirá la moral de la tropa’ al confirmarles que su empresa está apostando por ellos y por su productividad, sino que también les permitirá liberarse de tareas repetitivas y centrarse en otras con un mayor valor para su proyección personal y para la empresa.
A las empresas les va la supervivencia en ello: un uso ineficiente de los recursos pone trabas al crecimiento en ingresos y en productividad. Y por contra, los procesos eficientes incrementan la productividad y el beneficio, que llevan, en fin, a la supervivencia.
