Dispositivos, documentos y personas, el triunvirato de la seguridad
Cuando pensamos en la seguridad informática vemos redes, portátiles, incluso ataques a servidores, pero muchas veces obviamos la impresión: un tercio de las empresas todavía no reconoce la importancia de la seguridad en este ámbito. Sin embargo, estos dispositivos manejan (sí, ellos los manejan) datos sensibles de la empresa en forma de documentos que pasan a través de ellos. Además, muchas veces son una puerta de entrada sencilla para los hackers, por poco protegida, y vulnerable a ataques maliciosos.
Sea como sea, está claro que no siempre se les presta la misma atención que al resto de equipos, y esto sucede sobre todo por dos motivos: no está claro quién debe hacerlo ni cuáles son las amenazas que los ponen en riesgo. En cuanto a lo primero tenemos más o menos claro que sería el responsable de tecnología, ya que su misión es garantizar la seguridad de cada uno de los equipos de la empresa. Y sí, es posible que se encargue de la máquina en sí, pero en el terreno de la impresión hay mucho más que escapa a su control: qué documentos (sensibles o no) se escanean o imprimen, quién podría ver esos documentos si se han olvidado un tiempo en la impresora, quién (cuántos) puede acceder a documentos no autorizados desde el equipo de impresión, etc. Y ésas son precisamente las pequeñas brechas de seguridad de este tipo que además suceden constantemente.
Según el informe Mantener un Parque de Impresión Seguro de Brother, casi el 90% de las empresas ha sufrido alguno: alguien no autorizado se lleva por error documentos impresos confidenciales, alguien va a imprimir y encuentra abierta una sesión de otra persona con un nivel de seguridad más alto, alguien libera un trabajo de impresión que había quedado retenido y se olvidó…
Lo intangible y las personas
Está claro que cuando abordamos la seguridad en este campo hay que empezar por el equipo, que debe tener la protección adecuada, en forma de cortafuegos, códigos de seguridad, etc. para que no pueda ser usado como un punto débil al que posibles hackers puedan atacar para entrar en la red de la compañía. Es fundamental mantener siempre al día las actualizaciones, no nos las debemos saltar nunca, son fundamentales para el correcto funcionamiento y para parchear posibles amenazas de seguridad que pueden haber pasado desapercibidas.
Pero, como decíamos arriba, son los datos lo que deben preocuparnos más. Su robo o pérdida son la verdadera amenaza a la que se enfrenta el parque de impresoras. Por eso garantizar la confidencialidad de los mismos, mediante contraseñas -que deben ser individuales, intransferibles y nunca, nunca, las preconfiguradas de fábrica-, restricción de accesos o incluso mediante la incorporación de medidores biométricos que ya empiezan a incorporar algunos modelos.
Y aquí entran, al fin, las personas. Es importante que reciban la formación necesaria para asegurar que no cometen infracciones en este sentido que, aunque puedan parecerles sin importancia, pueden ser graves en un momento dado. Cada usuario debe estar identificado de forma correcta y cada contacto (escaneo, impresión, recogida) registrado para su posible trazabilidad.
Y aunque más de la mitad de las empresas (64%) están poniendo ya medidas para tratar estos riesgos, todavía los problemas son frecuentes. Hay que empezar por tomárselo en serio y poner la seguridad en la agenda del comité de dirección. Y si aún tenemos dudas sobre cuáles son nuestros puntos débiles, lo mejor es averiguarlos con una completa auditoría de seguridad de la mano de nuestro proveedor de confianza, porque es su responsabilidad ayudar a las empresas a entender cuáles son las normativas de seguridad que atañen a la impresión y qué medidas pueden tomarse al respecto.
