Escaneado dual: qué es y cuáles son sus ventajas
Las pymes y los autónomos se pierden a menudo en el complejo cosmos de las especificaciones técnicas de los equipos tecnológicos que compran para mejorar la operativa de sus negocios. Sin estar 100% seguros de cómo tales atributos podrían contribuir a elevar su productividad o, simplemente, a hacer más fácil su día a día, se lanzan a adquirir el producto, enfrentándose casi literalmente a lo desconocido.
Cuando el objetivo pasa por ordenar y almacenar facturas, declaraciones fiscales, operaciones con proveedores o cualquier otro documento importante…, un valor seguro en el ámbito de la digitalización de documentos es el uso de un escáner – uno dedicado o bien dentro de un equipo multifunción- que permite a estos profesionales ahorrar espacio físico en sus despachos, evitar posibles pérdidas o deterioros del soporte papel, y contribuir a la sostenibilidad del planeta avanzando hacia la oficina sin papeles.
Adiós a los atascos y a la pérdida de información
Si hasta ahora el proceso de escaneado, basado en el mejor de los casos en alimentadores con sistema ADF (alimentador automático de documentos), consistía en colocar la hoja sobre el equipo y voltear cada documento hasta finalizar el trabajo, la reciente introducción del escaneado dual ha permitido agilizar este tipo de operaciones, tan comunes y necesarias en las pequeñas empresas, reduciendo la duración del proceso en nada menos que un 50%.
Si en el peor de los casos el equipo multifunción ni siquiera está dotado de ADF, sino que incorpora un escáner plano con cristal de exposición, el trabajo manual de dar la vuelta a cada hoja para escanear por las dos caras es aún mayor, por lo que el ahorro de tiempo con un escáner dual sería incalculable.
Pero ¿qué es exactamente el escaneado dual?
Un escaneado dual es un procedimiento por el cual un escáner digitaliza de una sola pasada las dos caras de un determinado documento, sin necesidad de que éste transite una segunda vez por el equipo. Esta modalidad de escaneado reduce los tiempos de trabajo y facilita enormemente la actividad cotidiana de quienes trabajan por cuenta propia o en pequeñas empresas.
Utilizando escáneres duales, los usuarios consiguen agilizar el proceso de escaneado, evitando la formación de atascos en el ADF, debido a que el papel no tiene que dar vuelta alguna. Además, se aseguran de que la información se escanea completamente, al haber documentos que portan información por ambas caras y otros no.
Este innovador procedimiento de digitalización se basa en alimentadores equipados con sistema DADF, que destacan por su capacidad para escanear, en un solo pase, ambas caras de una página, de modo tan rápido como fiable.
En definitiva, a la hora de plantearse la compra de un escáner o equipo multifunción, es muy recomendable prestar mucha atención a qué características técnicas son las que mejor van a resolver las necesidades relacionadas con la actividad laboral concreta de cada empresa, de cara a sacar el mayor partido a la herramienta. Por ejemplo, no es lo mismo si se necesita escanear recibos, facturas, etc., y mucho volumen - para lo cual es mejor un escáner dedicado - que si el uso del escáner es ocasional, para lo cual un equipo multifunción puede ser suficiente.
Solo siguiendo esta premisa se logrará ahorrar un tiempo, siempre precioso, que el responsable de la pyme o el autónomo podrá dedicar a realizar otras funciones que aporten mayor valor al negocio.
