Guía para gestionar el parque de impresión en empresas multisede
Gestionar los procesos de impresión de múltiples ubicaciones puede ser todo un reto, incluso para los negocios más avanzados, ya que se deben tener en cuenta muchos aspectos: desde el tipo de hardware y software que se utiliza hasta los empleados que lo están usando. Por eso, es fundamental contar con una estrategia detallada y efectiva.
Estos son algunos aspectos que se deben tener en cuenta al implementar un programa de servicios de impresión gestionado (o MPS) en diferentes localizaciones:
- Definir los requisitos clave por adelantado
No se espera que tengamos todas las respuestas, pero para estar mejor preparado, lo mejor es definir previamente tantos aspectos como sea posible para que el proveedor pueda responder con una solución completa que cubra las necesidades específicas. Algunos aspectos podrían referirse al tipo de software que necesita la empresa para operar o cuáles son los flujos de trabajo clave del negocio. Si se prepara por adelantado un listado con los requisitos del nivel de servicio, los hitos de implementación y los requisitos de los informes, se podrán evitar problemas en el futuro.
- Encontrar la configuración adecuada
Aunque se puede garantizar la consistencia del servicio en múltiples ubicaciones, es poco probable que todas las sedes tengan las mismas dimensiones. Una impresora mal ajustada puede influir negativamente en la productividad, por lo que vale la pena saber dónde estarán ubicados los equipos. Así, se podrá satisfacer las necesidades específicas de cada sede y, al mismo tiempo, proporcionar el control y las economías de escala necesarias de forma centralizada.
- Realizar un auto análisis
Un servicio gestionado de impresión debería proporcionar eficiencia en tantas localizaciones como sea posible, sobre todo en lo que se refiere al tiempo y rendimiento de los empleados. Un buen proveedor, en la fase de evaluación, se asegurará de identificar las necesidades de impresión y adecuar la prestación de servicios a cada oficina, sin añadir costes innecesarios. Un equipo multifunción con muchas opciones podría confundir a los usuarios con necesidades básicas de impresión y una formación básica. Mediante el análisis y las pruebas de usuario, será posible implantar medidas de ahorro en costes, al mismo tiempo que se cubren las necesidades de cada área de negocio.
- Hacer informes y reconfigurar
Es conveniente aprovechar la plataforma de control de impresión gestionada para obtener una visión completa del uso en todas las localizaciones. De esta forma, se puede hacer un seguimiento del tiempo de funcionamiento y los costes, para asegurar de que todo funcione sin incidencias. Un enorme beneficio de la gestión de la impresión es que puede rentabilizarse a sí misma: cuanto más se aprende de los informes, más se podrá ajustar el servicio, tanto para mejorar el rendimiento como para aumentar la rentabilidad.
Con la información disponible se tendrá un mayor control del parque de impresión y permitirá tomar decisiones relativas a permisos u otro tipo de restricciones que se quieran efectuar como, por ejemplo, limitar la impresión en color. Una vez decidido, se podrá implementar estas medidas desde la ubicación central.
- Mantener la seguridad de cada localización
Copiar, escanear y enviar documentos con información sensible puede traer problemas de seguridad y privacidad. Si se utiliza un servicio de impresión gestionada con la capacidad de digitalizar documentos y guardarlos directamente en carpetas de red seguras, se podrá garantizar la confidencialidad en todos los ámbitos. Además, elimina costes y el riesgo de publicar o enviar por correo electrónico documentos sensibles entre las diferentes localizaciones.
También se deben aprovechar los beneficios de aquellas soluciones de impresión que permiten restringir ciertas funciones en dispositivos específicos y contrarrestar las amenazas de ciberataques externos. Éstas pueden combinarse con la impresión pull que sólo libera los documentos al utilizar una tarjeta de identificación NFC o un PIN de usuario. Además de reducir el despilfarro de papel, esto ayudará a hacer un seguimiento del uso, para que cada página impresa pueda ser contabilizada en cada ubicación.
Y elegir al partner adecuado
Un servicio de impresión gestionado beneficia a toda la empresa, pero prepararse de forma correcta es la clave para su despliegue. Del mismo modo, es importante elegir al partner adecuado: aquel proveedor que se esfuerce por entender cuáles son las necesidades exactas del negocio y diseñe una solución exclusiva para cada una de ellas. Por tanto, será esencial conocerlas de antemano para ajustar y optimizar el servicio final.
