La tecnología pull printing: la aliada perfecta para garantizar la seguridad de los documentos
La seguridad de los datos es una prioridad que está presente en la agenda de cualquier empresa; pero a pesar del incremento del gasto derivado por este aspecto y de los requisitos del cumplimiento normativo en torno al mismo, todavía se siguen cometiendo infracciones muy comunes.
Para ilustrar estos riesgos en cuanto al acceso a información confidencial, simplemente se encontraría en los montones de documentos que se dejan en una impresora sin recoger, por ejemplo.
La solución para prevenir este tipo de violación de datos frecuente toma la forma de pull printing: un concepto que podría ser familiar para muchos, pero ¿cómo podría ayudar exactamente a nuestro negocio?
Cuando enviamos un documento a imprimir en un dispositivo que no incluye esta tecnología, se nos avisa de ello en cuanto hacemos clic en la opción de ‘imprimir’. Sin embargo, con esta solución, el software mantiene los trabajos de impresión en una cola virtual segura hasta que el usuario que envió los documentos a imprimir se encuentra físicamente en la impresora y confirma que ya se pueden recoger. A continuación, el dispositivo libera las páginas que quiere imprimir.
La autenticación física puede ser a través de un PIN, nombre de usuario y contraseña, una tarjeta NFC de identificación, una aplicación móvil o bien un código QR.
No obstante, como solo el 40%1 de las empresas están adoptando actualmente la tecnología pull printing, existen soluciones avanzadas de seguridad que permiten proteger las impresiones a través de NFC, o funcionalidades como la Impresión Segura, que solicita a los usuarios un PIN, pueden traer la autenticación de pull printing a las redes existentes.
¿Cómo la tecnología pull printing mejora la seguridad?
Las empresas consideran que el malware es el mayor riesgo para la seguridad. Sin embargo, ese reconocimiento actualmente va a los usuarios internos que son los que causan el 32% de las violaciones de datos. La impresión y el escaneo de documentos contribuye a este problema, representando un 11% de todos los incidentes de seguridad que se producen en lo que a impresión se refiere1.
Los errores de los usuarios de impresoras son comunes, ya sea que se trate de dejar sin recoger documentos confidenciales (35%) u otro tipo de impresiones (34%), o que los empleados recojan documentos confidenciales que no son suyos (27%)2.
Al combatir estos riesgos y mejorar la seguridad, la tecnología pull printing garantiza que los usuarios se tengan que autenticar en el dispositivo y demostrar que tienen los permisos oportunos, lo que pone fin a los riesgos documentales físicos asociados a los trabajos de impresión que no son recogidos.
Reduciendo costes al evitar el uso indebido
Más allá de la seguridad, la tecnología pull printing ofrece otras muchas ventajas. Con documentos que no son liberados y, por tanto, siguen siendo digitales, los residuos se reducen drásticamente al usar menos papel, tinta o tóner, por lo que es una solución más ecológica. Los documentos que no se liberan después de un tiempo se eliminan de la memoria de la impresora, reduciendo los riesgos de la seguridad de la red.
Además, como los usuarios saben que ahora se hace un seguimiento de lo que imprimen y escanean, también desaparecen otras infracciones relacionadas con la impresión, ya sea para uso personal o para escanear y copiar información sensible.
Una solución fundamental para la seguridad en la impresión
La tecnología pull printing puede ser solo una variable en la ecuación de la seguridad en la impresión, pero es fundamental. Ayuda a reducir el riesgo de perder datos sensibles, restablece el control de la gestión, reduce costes y mantiene los recursos.
Debido a la falta de conocimientos internos en materia de seguridad en impresión, el uso de los servicios de impresión gestionados (MPS) suele ser el camino que siguen las empresas consideradas líderes en seguridad de impresión.
En definitiva, tanto si se gestiona el proceso internamente como si se opta por externalizarlo con un partner, la tecnología pull printing es un pilar fundamental en la seguridad de los datos y documentos.
