Ventajas de los servicios gestionados de impresión para pequeñas empresas
Uno de los factores más importantes en el éxito de las pequeñas empresas es la eficiencia. En este tipo de negocios los recursos son escasos y por ello es importante poner el foco en las tareas que aporten valor a la empresa.
Es por ello que los servicios gestionados de impresión para pequeñas empresas son una de las claves para conseguir este objetivo.
El uso de las impresoras en pequeños negocios tiene una doble cara: por un lado, son elementos indispensables para la productividad de la empresa, pero por otro, si no se gestionan correctamente, podrían suponer un gran gasto de tiempo, debido a la gran cantidad de tareas de gestión que suponen.
En el momento en que un pequeño negocio decide adquirir una impresora debe considerar muchas variables: tipo de dispositivo, qué tecnología usar, velocidad, el coste de los consumibles, el soporte técnico ofrecido y características como la carga de papel, la conectividad, etc.
Tomar la decisión de qué impresora es la más adecuada para la empresa para lograr la eficiencia no es una tarea fácil, ya que requiere no solo un proceso de aprendizaje, sino un mantenimiento posterior de las impresoras.
Aquí es donde se encuentran la mayoría de los problemas de las pequeñas empresas: no disponen de suficiente personal para ocuparse de estas tareas. Si los inconvenientes para la adquisición sencilla de un equipo de impresión son tantos, ¿qué impide a las empresas optar por un servicio gestionado de impresión?
Las antiguas barreras al uso de los servicios gestionados de impresión
A la hora de utilizar un servicio de este tipo, las empresas suelen hacer un análisis de ventajas e inconvenientes para decidir si esa solución es adecuada para el negocio.
Históricamente han existido fuertes barreras de entrada para empresas pequeñas, pero poco a poco se han ido superando y a día de hoy, la mayoría han desaparecido completamente.
Estas barreras que las Pymes pueden encontrarse para adoptar soluciones de este tipo empiezan por el uso que le van a dar en cuanto a volumen de impresión, una preocupación común en la mayoría de pequeñas empresas. Si no es muy intensivo, se suele pensar que un servicio de estas características no va a compensar para el número de páginas que imprimen mensualmente.
A esto se le suma la cultura de ‘si se rompe, se compra otra’ muy común en algunas empresas. Ante una incidencia técnica no se considera siquiera la reparación, prefieren directamente comprar un nuevo dispositivo. Además, en algunos casos, a la hora de adquirir una impresora, a la empresa no se le ofrece una opción alternativa a la compra y la autogestión, por lo que muchos negocios no lo contemplan simplemente porque no se les ha dado otra alternativa.
Otra de las barreras más frecuentes es la falta de información sobre este tipo de servicios. No saben que existen ni cómo funcionan y, por lo tanto, nunca llegan a planteárselo porque creen que no es para ellos.
Ahorra tiempo y gastos de impresión en tu PYME
Las grandes ventajas de usar servicios gestionados de impresión para una pequeña empresa
Pese a que aún siguen existiendo las barreras antes mencionadas, la mayoría de las necesidades que han surgido respecto a este tipo de servicios en los últimos años se han resuelto satisfactoriamente por parte de la industria.
Control de costes: los servicios gestionados de impresión tienen planes adaptados a las necesidades de cualquier empresa, sin importar su tamaño, con lo que su uso lejos de resultar más caro resulta más rentable para cualquier tipo de negocio.
Entre las ventajas con respecto al coste que podemos tener con estos servicios, es que podemos optar por una la modalidad de renting de equipos y planes de impresión flexibles como el ‘coste por copia’.
Servicio de soporte: contar con un servicio técnico especializado que dé soporte cuando sea necesario sin tener que preocuparse de nada más es una de las mayores ventajas de este tipo de servicios. El ahorro no es solo de dinero, sino de tiempo y de preocupaciones.
Conectividad y rapidez: las impresoras modernas cuentan con una conectividad avanzada que es capaz de detectar los niveles de tinta o tóner y encargar nuevos cartuchos de manera automática, solicitar soporte técnico si se detectan incidencias, así como el control y la configuración de la impresora de manera telemática.
Todas estas funcionalidades proporcionan una gran rapidez a las operaciones y permiten a las pequeñas empresas contar con una mayor flexibilidad a la hora de trabajar.
En resumen, pese a que históricamente ha habido muchas barreras de entrada a este tipo de servicios de impresión, sobre todo debido a la falta de información, en la actualidad nos encontramos con muchas opciones que resultan de gran interés para pequeñas empresas y negocios.
Las barreras de entrada tradicionales de las Pymes se han reducido gracias a un soporte directo con la marca y un aumento de la eficiencia de los equipos.
La gran conectividad de la que disfrutan las impresoras actuales hace que la incomodidad de estar pendiente de las incidencias técnicas o incluso de la compra de nuevos consumibles desaparezca, dejando que sea el propio dispositivo el que realice estas acciones de manera automática.
Los servicios gestionados de impresión han dejado de estar limitados a grandes empresas y cualquier negocio, por pequeño que sea, puede disfrutar de la comodidad de estos servicios, logrando la máxima rentabilidad para su empresa.
