Impresoras en pago por uso, ¿cuándo decantarse por este sistema?
Si tienes un negocio, debes tener en claro que una de las claves fundamentales del éxito es la optimización de los recursos. Desde reducir gastos en telefonía hasta gestionar pagos y cobros de forma adecuada, es necesario ejercer un control sobre el uso de los recursos que se tienen disponibles con el fin de ahorrar costes, evitar pérdidas de tiempo innecesarias y mejorar la productividad de la empresa.
Tal como sucede con los coches o algunos softwares, muchas empresas generan ahorro contratando un renting (alquiler) de los productos o servicios que necesitan para ejercer su actividad, en lugar de tenerlos en propiedad. Esta posibilidad también está disponible para los equipos de impresión. A través de la contratación de Servicios gestionados de impresión, se paga por la cantidad de impresión consumida en páginas o pago por uso.
Solo se abona una suma fija mensual por un volumen de impresión acordado o simplemente un valor por cada página impresa.
Para llevar a cabo esta reducción de costo, es importante contratar a un proveedor externo para que evalúe, optimice y gestione de manera continuada tu entorno de impresión.
Estos servicios de impresión gestionados (MPS), comúnmente conocidos como servicios de pago por uso, incluyen tanto la instalación y mantenimiento de los equipos, como el envío de todos los consumibles, consultoría y soporte técnico especializado.
Ventajas de las impresoras pago por uso
El ahorro de costes no es el único beneficio obtenido con esta modalidad de impresión que utilizan cada vez más empresas. Dejar en manos profesionales todo lo relativo a la impresión también evita tener que ocuparse de tareas operativas y de gestión, que se incluyen en el servicio contratado.
A continuación, se detallan algunas otras ventajas de cómo puede contribuir este servicio a la empresa:
1. Olvídate del mantenimiento: evita que aparezcan sorpresas desagradables y elimina los tiempos improductivos. Generalmente, este servicio forma parte de los paquetes de pago por uso, permitiendo que tu empresa no se quede sin poder imprimir cuando surge algún problema.
Además de ocuparse del mantenimiento de los equipos, el proveedor de las impresoras pago por uso también se encarga del suministro de consumibles para que no falte en ningún momento.
2. Optimiza las impresiones: con este servicio, es más fácil gestionar y controlar la impresión que se realiza en la oficina, conociendo al detalle la cantidad de trabajos enviados durante un determinado período de tiempo y los costes que estos significan para la empresa.
Por medio de reportes del uso de los equipos, podrás evaluar las necesidades de impresión de tu negocio y adelantarte a ellas. Además, podrás establecer otro tipo de restricciones en cuanto a la configuración de la impresión: si debe ser en monocromo o se permite la impresión a color por usuario; predefinir un perfil de impresión estándar o incluso, orientar ciertas impresiones hacia equipos con menor coste de impresión.
3. Contribuye al medioambiente: gracias a las impresoras pago por uso, tomarás más conciencia sobre la cantidad de papel y consumibles que utilizas a diario, pudiendo reevaluar las cantidades y así apoyar la política medioambiental de tu empresa.
Por otro lado, por medio de este servicio, podrás reciclar cartuchos y equipos obsoletos y sumar conciencia ecológica al negocio.
Como podemos ver, la modalidad de pago por uso te ayudará a tener un mayor conocimiento y control del uso del parque de impresión en la empresa, aumentando la productividad del negocio, pero tiene otras muchas ventajas.
Aunque este sistema depende de algunos factores como, por ejemplo, el volumen de impresión de la empresa o el número de personas que utilicen los equipos, el ahorro de costes está prácticamente garantizado, además de ayudar a centrar los esfuerzos en las tareas más relevantes para el negocio.
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