La importancia de digitalizar los consentimientos de envío de información comercial a los clientes
Desde que comenzó la aplicación del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (GDPR por sus siglas en inglés) el pasado 25 de mayo, el consentimiento de uso de los datos de los clientes y usuarios ha cobrado más importancia que nunca y la empresa tiene que estar preparada para ello.
En el mundo online resulta sencillo identificar, a través de casillas de verificación, cómo los usuarios dan o no su consentimiento a la forma en la que las empresas van a tratar sus datos para, por ejemplo, envío de información comercial, promociones, etc. Pero ¿cómo se puede realizar esto en los entornos físicos, en los que la toma de datos tiene lugar en un establecimiento y donde también es necesario registrar el consentimiento del tratamiento de los datos del cliente?
En el mundo físico nos podemos encontrar empresas que ya cuenten con formularios digitales de solicitud del consentimiento para el tratamiento de los datos, y otras con formularios físicos en papel, para especificar qué uso/s concreto/s va/van a hacer de los datos de sus clientes, con el fin de que éstos puedan confirmar cómo la empresa puede usar los mismos.
El original, aceptado por el cliente, debe ser custodiado adecuadamente y ser accesible en caso de solicitarse información, auditorías y/o reclamaciones. Pero el acceso al documento físico puede llevar tiempo, y por eso es fundamental que, aunque guardemos en papel los consentimientos de nuestros clientes, también hagamos una copia digital de los mismos, clasificándolos con nombres e información clave para que la búsqueda y el acceso a los archivos sea más eficiente y sencillo, e incrementemos la productividad de nuestra empresa.
Además, la digitalización de los consentimientos de envío de información comercial resulta clave para cualquier sector en el que se recaben datos personales de clientes, como es el caso de la industria retail o incluso el ámbito sanitario, sector que cuenta con los niveles de protección de datos personales más exigentes, ya que cuando un paciente va por primera vez a un centro sanitario, también tiene que firmar un consentimiento de tratamiento de sus datos.
