¿Por qué el PDF/A va a ser el formato digital por excelencia?
¿Sabías que, en un futuro cercano, tus archivos podrían no ser reconocidos por el software que se utilice en ese momento? El formato en el que guardas tus archivos, sobre todo aquellos que son de vital importancia para el trabajo o en tu negocio, importa y mucho. Y es que, en el ámbito profesional, se depende en gran medida de los archivos digitales, pero no somos conscientes de que muchos de ellos se guardan con formatos propiedad de marcas comerciales que pueden desaparecer al cabo del tiempo.
Formatos recomendables para la perdurabilidad de un archivo digital
En la actualidad, existen multitud de formatos digitales, pero no todos tienen la cualidad de ser un estándar. Para poder leer y trabajar con un documento a lo largo del tiempo, es importante guardar los archivos en formatos libres de derechos que garanticen que los archivos digitales puedan abrirse siempre y que sean fiel al original. Cuando nos referimos a fichero digital para almacenar documentos, los formatos principales actualmente son el TIFF y el PDF/A.
El TIFF (Tagged Image File Format), es un formato para almacenar imágenes de mapa de bits. Tuvo su auge con los primeros documentos escaneados con OCR que se generaban en este formato. Hoy en día el TIFF está en declive y se usa cada vez menos debido a la existencia de otro formato que le supera en ventajas: el PDF/A.
El PDF/A es un formato de archivo para la preservación a largo plazo de documentos digitales. Este formato sigue un estándar internacional y está libre de derechos, por lo que no hay que confundirlo con el formato PDF de uso común, que es propiedad de Adobe®.
La principal ventaja del PDF/A sobre el TIFF es que, en el primero, admite formatos de más de una página y, además, puede contener enlaces directos indexados a otras partes del documento.
Y lo que resulta más importante: permite incluir una verificación de firma electrónica. Esto es especialmente valioso para aquellas empresas que manejan documentos que necesitan ser firmados electrónicamente, como una solicitud electrónica oficial, por ejemplo.
Formatos regulados para favorecer el intercambio de datos
En un negocio, las facturas, libros de contabilidad o los contratos son ejemplos de algunos documentos que deben conservarse por mandato legal, ya que pueden ser requeridos en cualquier momento por la Administración Pública para su inspección. Por ese motivo, es muy importante conservarla o escanearla en un formato digital que garantice su perdurabilidad, por si en algún momento fuera requerida.
El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) es la institución encargada de regular el intercambio y la conservación de datos de la información electrónica por parte de Administraciones Públicas. Su objetivo es el de garantizar la interoperabilidad y cooperación entre las distintas administraciones electrónicas con el ciudadano, proporcionando un lenguaje común que facilite la interacción y mejore la seguridad.
En este sentido, el ENI describe los diferentes formatos que existen y cuáles son los más recomendables. Volviendo al planteamiento con el que iniciamos este post, hay formatos muy extendidos que son propiedad de empresas, lo que puede suponer que dejen de tener soporte -no recibir nuevas actualizaciones- y quedar obsoletos.
Por otro lado, está el formato jpeg que también está registrado como un formato recomendado por este organismo y que, además, está libre de derechos. Sin embargo, solo es apto para fotografías, ya que no admite documentos de más de una página y tampoco reconoce textos.
Por todo esto, es conveniente para las empresas ser conscientes del formato a la hora de escanear o guardar un archivo en digital, así como tener en consideración cuánto tiempo se va a necesitar tenerlo accesible. Si se trata de documentación que debe conservarse por un periodo de tiempo largo, es importante cerciorarse de que los formatos elegidos permitan tener toda la documentación digital, ahora y en el futuro, siempre accesible y compatible con otros organismos, como la Administración Pública u otras instituciones nacionales y europeas.
En todos estos aspectos, es el formato PDF/A el que cumple con todos los requisitos exigidos, por lo que debes asegurar que tus documentos se creen o tu escáner digitalice en este formato. Como ves, el formato del futuro es el PDF/A, que ha venido para quedarse.
